Einen Tanzkongress Schritt für Schritt organisieren

Ein Tanzkongress braucht früh eine klare Reihenfolge: Erst stehen Datum, Programm und Location fest, danach folgen Lehrkräfte, Anmeldung und Teilnehmerplanung. Plane Workshops mit festen Kapazitäten und verschicke Wegbeschreibung, Zeitplan und Lehrerinformationen rechtzeitig. Technik, Tanzmaterial, Namensschilder und Catering müssen vor dem Veranstaltungstag geprüft werden. Besonders häufig fehlen am Ende Musikdateien, Präsentationen, Ersatzbatterien oder gekühlte Getränke.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Location reservieren
3
Tanzlehrer bestätigen
4
Musikrechte prüfen
5
Anmeldeformular erstellen
6
Ticketpreise festlegen
2 Personen
7
Einladungen verschicken
2 Personen
8
Werbung online stellen
9
Anmeldungen bearbeiten
10
Ernährungswünsche erfassen
11
Teilnehmer bestätigen
12
Workshops einteilen
2 Personen
13
Lehrerinformationen versenden
14
Drehbuch ausdrucken
15
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
16
Workshop-Plan ausdrucken
17
Wegbeschreibung versenden
18
Catering-Mengen bestätigen
19
Materialien prüfen
2 Personen
20
Musikdateien sammeln
2 Personen
21
Präsentationen sammeln
22
Einkaufen gehen
3 Personen
23
Getränke kühlen
2 Personen
24
Badge-Pakete zusammenstellen
2 Personen
25
Catering vorbereiten
3 Personen
26
Location öffnen
2 Personen
27
Böden kontrollieren
2 Personen
28
Tanzsäle reinigen
3 Personen
29
Tische aufstellen
3 Personen
30
Stühle aufstellen
3 Personen
31
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
32
Namensschilder bereitlegen
2 Personen
33
Beschallungsanlage aufbauen
3 Personen
34
Mikrofone testen
2 Personen
35
Projektor anschließen
2 Personen
36
Präsentationen testen
2 Personen
37
Workshopmaterialien bereitlegen
3 Personen
38
Dekoration aufhängen
2 Personen
39
Beschilderung anbringen
2 Personen
40
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
41
Buffet vorbereiten
3 Personen
42
Müllstationen aufstellen
43
Anleitung an das Team geben
2 Personen

Event

44
Teilnehmer registrieren
3 Personen
45
Namensschilder verteilen
2 Personen
46
Eröffnungspräsentation gestalten
2 Personen
47
Workshops betreuen
6 Personen
48
Musik während Workshops bedienen
2 Personen
49
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
50
Getränke nachfüllen
2 Personen
51
Pausebuffet auffüllen
3 Personen
52
Podiumsgespräch begleiten
2 Personen
53
Abendbuffet servieren
4 Personen
54
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
55
Abendprogramm ankündigen
56
Tanzdemo begleiten
3 Personen
57
Freie Tanzfläche begleiten
3 Personen
58
Letzte Runde ankündigen
59
Teilnehmer auschecken
2 Personen
60
Fundsachen sammeln

Nachbereitung

61
Tonanlage ausschalten
2 Personen
62
Buffetreste sicher verpacken
2 Personen
63
Geschirr sammeln
3 Personen
64
Abfall sammeln
3 Personen
65
Säle aufräumen
4 Personen
66
Böden reinigen
3 Personen
67
Toiletten kontrollieren
2 Personen
68
Geräte einpacken
3 Personen
69
Dekoration entfernen
2 Personen
70
Materialien zurückbringen
2 Personen
71
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
72
Übriges Catering aufräumen
2 Personen
73
Dankeschön an Teilnehmer versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 12
StühleAnz. 120
Registrierungstisch
BuffetischeAnz. 4
KleiderständerAnz. 3
AbsperrpfostenAnz. 6

Ausstattung

Aktive LautsprecherAnz. 4
Mischpult
FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 3
LaptopAnz. 2
Projektor
Projektionsleinwand
HDMI-KabelAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
USB-SticksAnz. 3

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 8
StimmungsbeleuchtungAnz. 6
ErsatzbatterienAnz. 24

Sportmaterial

TanzmattenAnz. 30
YogamattenAnz. 40
StretchbänderAnz. 30
TanzstäbeAnz. 20
HandtücherAnz. 40
WasserflaschenAnz. 120

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 180
WeingläserAnz. 100
KaffeetassenAnz. 100
TellerAnz. 140
BestecksetsAnz. 140
ServierschalenAnz. 16
ServierzangenAnz. 10
KaffeekannenAnz. 6
WasserkannenAnz. 12

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KochhilfenAnz. 4
KüchenmesserAnz. 6
KühlboxenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6
WarmhaltebehälterAnz. 6
FlaschenöffnerAnz. 4

Dekoration

Bühnenhintergrund
BallonsAnz. 100
TischdeckenAnz. 16
TischdekorationAnz. 12
NamensschildhalterAnz. 120
WegweiserAnz. 12
Programmatische PosterAnz. 20
KlebebandAnz. 6
KabelbinderAnz. 100
SchereAnz. 4

Reinigung

StaubsaugerAnz. 2
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
MikrofasertücherAnz. 20
HandseifenspenderAnz. 8
DesinfektionssprayAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Datum, Programm und Location mindestens 12 Wochen vorher fest. Bestätige die Tanzlehrer, bevor du das Anmeldeformular und die Workshop-Auswahl veröffentlichst.
Plane die Anmeldung mit Workshop-Kapazitäten und frage Ernährungswünsche direkt ab. Verschicke Teilnehmerbestätigungen und die Einteilung spätestens 7 Tage vor dem Kongress.
Sammle Musikdateien und Präsentationen nicht erst am Veranstaltungstag. Fordere alle Unterlagen 5 bis 7 Tage vorher an und speichere sie zusätzlich auf einem USB-Stick.
Prüfe Ton, Projektion und Stromanschlüsse vor dem Einlass. Für einen Workshopraum sollten Lautsprecher, Mischpult, Mikrofon, Laptop, Projektor, Leinwand und passende HDMI- sowie Verlängerungskabel bereitliegen.
Bereite Badge-Pakete, Namensschilder und den Registrierungstisch am Vortag vor. Bestätige die Catering-Mengen 2 bis 3 Tage vorher und stelle Getränke früh genug kalt, damit sie zum Einlass bereitstehen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Tanzkongress organisieren?: Beginne idealerweise 12 bis 16 Wochen vorher mit Datum, Programm und Location. Lehrkräfte, Musikrechte und Ticketpreise sollten spätestens 10 Wochen vor dem Termin geklärt sein.
Wann sollte die Anmeldung für einen Tanzkongress starten?: Starte die Anmeldung etwa 8 bis 10 Wochen vor dem Kongress. So bleiben mindestens 4 Wochen für Werbung, Rückfragen, Teilnehmerbestätigungen und die Einteilung der Workshops.
Wie viele Getränke braucht man bei einem Tanzkongress?: Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und danach mit etwa 1 Getränk pro Stunde. Bei intensiven Workshops solltest du zusätzlich Wasserflaschen einplanen und die Menge mindestens 3 Tage vorher bestätigen.
Wann verschickt man die Informationen an Teilnehmer und Lehrer?: Sende Wegbeschreibung, Zeitplan und Teilnehmerinformationen spätestens 7 Tage vor Beginn. Lehrerinformationen mit Workshopzeiten, Technikbedarf und Präsentationsfristen sollten 5 bis 7 Tage vorher verschickt werden.

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