Zo organiseer je een damtoernooi zonder chaos

Een damtoernooi organiseren begint niet met de damborden, maar met het aantal deelnemers, de beschikbare speeltijd en het wedstrijdformaat. Leg daarna het reglement vast, verwerk aanmeldingen en maak een schema dat iedereen kan volgen. Controleer ruim vooraf of je per speeltafel een dambord, damstenen en eventueel een klok hebt. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke ontvangst, een korte startuitleg en iemand die het schema bewaakt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Toernooiformaat bepalen
2 personen
3
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Deelnemers bevestigen
8
Prijzen bestellen
9
Wedstrijdschema maken
2 personen
10
Vrijwilligers indelen
11
Boodschappenlijst controleren
2 personen
12
Boodschappen doen
2 personen
13
Damsets controleren
2 personen
14
Prijzen en materialen klaarzetten
2 personen
15
Dranken koelen
2 personen
16
Broodjes voorbereiden
3 personen
17
Locatie openen
2 personen
18
Tafels opstellen
4 personen
19
Stoelen plaatsen
3 personen
20
Damsets klaarleggen
2 personen
21
Registratietafel inrichten
2 personen
22
Reglement ophangen

Event

23
Ontvangst deelnemers
3 personen
24
Startuitleg geven
2 personen
25
Eerste speelronde begeleiden
3 personen
26
Uitslagen registreren
2 personen
27
Dranken bijvullen
2 personen
28
Hapjes serveren
2 personen
29
Tweede speelronde begeleiden
3 personen
30
Pauze begeleiden
2 personen
31
Finaleronde begeleiden
3 personen
32
Broodjesbuffet aanvullen
2 personen
33
Eindstanden controleren
2 personen
34
Prijsuitreiking verzorgen
2 personen
35
Vrije damrondes begeleiden
2 personen
36
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

37
Damsets verzamelen
3 personen
38
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
39
Afval verzamelen
2 personen
40
Servies afwassen
2 personen
41
Locatie schoonmaken
3 personen
42
Restanten koelen
43
Geleende materialen retourneren
2 personen
44
Uitslagen publiceren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 40
Buffettafelaantal 2
Registratietafel

Sportmateriaal

Dambordenaantal 20
Damstenenaantal 20
Dambordzakkenaantal 20
Dambordklokkenaantal 10
Reserve damstenenaantal 4
Prijstrofeeënaantal 3
Medaillelintenaantal 10
Tafelnummerkaartenaantal 20

Apparatuur

Stopwatchesaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Verlengkabelsaantal 4
Wandklok

Servies

Herbruikbare bekersaantal 50
Koffiekopjesaantal 40
Bordenaantal 50
Besteksetsaantal 50
Opscheplepelsaantal 6
Scharenaantal 3

Keuken

Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveerschalenaantal 6
Koelboxenaantal 3
Thermoskannenaantal 4
Waterkannenaantal 4

Decoratie

Wedstrijdreglementbordenaantal 2
Pijlbordenaantal 6
Tafelkledenaantal 6
Naamstickersaantal 50
Lijmstrokenaantal 2

Verlichting

Bureaulampenaantal 6

Schoonmaak

Emmersaantal 2
Bezem en blikaantal 2
Dweilaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Bepaal uiterlijk 3 weken vooraf het formaat en de maximale groepsgrootte. Een knock-outtoernooi, poules of een Zwitsers systeem vraagt elk om een andere planning en een ander aantal speelrondes.
Maak het wedstrijdschema pas nadat de deelnemers zijn bevestigd. Houd per ronde extra tijd vrij voor uitleg, uitslagen en een speler die te laat bij zijn tafel aankomt.
Controleer alle damsets minstens 2 dagen vooraf. Tel per set het bord en alle damstenen, leg reserve damstenen klaar en test bij gebruik de dambordklokken en stopwatches.
Richt de locatie op de speeldag in deze volgorde in: tafels en stoelen, tafelnummerkaarten, damsets, registratietafel en daarna het buffet. Zo blijft het wedstrijdmateriaal overzichtelijk terwijl dranken koelen en broodjes worden voorbereid.
Plan de ontvangst minimaal 30 minuten voor de eerste ronde. Noteer aanwezigen aan de registratietafel, deel ontbrekende informatie uit en geef vóór de start in maximaal 5 minuten het reglement, de klokafspraken en de route naar de uitslag door.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd heb je nodig om een damtoernooi te organiseren?: Reken op 3 weken voor locatie, formaat, uitnodigingen en aanmeldingen. Plan 2 dagen vooraf een controle van damsets, prijzen, boodschappen en het wedstrijdschema; op de dag zelf heb je minimaal 90 minuten opbouwtijd nodig.
Hoeveel damsets heb je nodig voor een damtoernooi?: Je hebt per gelijktijdige partij 1 dambord en 1 complete set damstenen nodig. Bij 16 deelnemers in 8 partijen zijn dat 8 damsets, plus bij voorkeur 1 reserve set of voldoende reserve damstenen.
Hoe maak je een wedstrijdschema voor een damtoernooi?: Begin met het aantal deelnemers en bepaal hoeveel partijen tegelijk kunnen spelen. Zet daarna per ronde de tafel, spelers en starttijd vast en houd minstens 10 minuten tussen rondes voor uitslagen en wisselingen.
Wat moet je klaarzetten voor de start van een damtoernooi?: Zet minimaal 30 minuten voor de start de tafels, stoelen, genummerde tafels, damsets, registratie en het opgehangen wedstrijdreglement klaar. Controleer ook prijzen, drinkwater en eventuele klokken voordat deelnemers binnenkomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.