Organiser un tournoi de dames, étape par étape

Un tournoi de dames se prépare d’abord comme une petite compétition, puis comme un moment convivial. Commence par réserver le lieu et choisir le format : nombre de rondes, durée des parties et règles de classement. Ensuite, fixe une date limite d’inscription, prépare le planning des matchs et vérifie le matériel de jeu. Les dernières heures servent surtout à installer les tables, refroidir les boissons, préparer les sandwichs et rendre les consignes visibles dès l’accueil.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Déterminer le format du tournoi
2 personnes
3
Établir le règlement du concours
2 personnes
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Confirmer les participants
8
Commander les prix
9
Établir le planning des matchs
2 personnes
10
Répartir les bénévoles
11
Vérifier la liste des courses
2 personnes
12
Faire les courses
2 personnes
13
Vérifier les jeux de dames
2 personnes
14
Préparer les prix et le matériel
2 personnes
15
Refroidir les boissons
2 personnes
16
Préparer les sandwichs
3 personnes
17
Ouvrir le lieu
2 personnes
18
Installer les tables
4 personnes
19
Installer les chaises
3 personnes
20
Préparer les plateaux de jeu
2 personnes
21
Installer la table d'inscription
2 personnes
22
Afficher le règlement

Événement

23
Accueil des participants
3 personnes
24
Donner les consignes de départ
2 personnes
25
Accompagner la première session de jeu
3 personnes
26
Enregistrer les résultats
2 personnes
27
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
28
Servir des amuse-bouches
2 personnes
29
Encadrer le deuxième tour
3 personnes
30
Encadrer la pause
2 personnes
31
Animer la finale
3 personnes
32
Réapprovisionner le buffet de sandwiches
2 personnes
33
Vérifier les scores finaux
2 personnes
34
Assurer la remise des prix
2 personnes
35
Encadrer les rondes libres de dames
2 personnes
36
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

37
Collecter les ensembles de dames
3 personnes
38
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
39
Rassembler les déchets
2 personnes
40
Faire la vaisselle
2 personnes
41
Nettoyer le lieu
3 personnes
42
Réfrigérer les restes
43
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
44
Publier les résultats

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 40
Table de buffetqté 2
Table d'inscription

Matériel de sport

Plateaux de damesqté 20
Pions de damesqté 20
Sacs de jeu de damesqté 20
Pendules d’échecsqté 10
Pions de dames de réserveqté 4
Trophéesqté 3
Rubans de médailleqté 10
Cartes de numéros de tableqté 20

Équipement

Chronomètresqté 4
Multiprisesqté 4
Rallongesqté 4
Horloge murale

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 50
Tasses à caféqté 40
Assiettesqté 50
Couvertsqté 50
Louchesqté 6
Ciseauxqté 3

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Plateaux de serviceqté 6
Glacièresqté 3
Thermosqté 4
Carafes d’eauqté 4

Décoration

Panneaux du règlement de la compétitionqté 2
Panneaux indicateursqté 6
Nappesqté 6
Étiquettes nominativesqté 50
Bandes adhésivesqté 2

Éclairage

Lampes de bureauqté 6

Nettoyage

Seauxqté 2
Balai et pelleqté 2
Serpillièreqté 2

Catering

Courses

Conseils

Choisis le format avant d’envoyer les invitations : indique le nombre de rondes, la durée prévue d’une partie et la méthode utilisée en cas d’égalité. Les participants sauront ainsi combien de temps leur réserver.
Fixe la clôture des inscriptions plusieurs jours avant le tournoi. Il te faut la liste définitive pour établir le planning, confirmer les besoins alimentaires et prévoir les prix sans commande tardive.
Prévois un jeu complet par table, plus des pions de réserve et quelques sacs de jeu. Vérifie chaque plateau avant l’ouverture : une pièce manquante peut bloquer une partie dès la première ronde.
Arrive assez tôt pour installer les tables, les chaises, la table d’inscription et les plateaux de jeu. Affiche le règlement et les panneaux indicateurs avant l’arrivée des participants, pas pendant l’accueil.
Prépare le déroulement de la première session à l’avance : annonce les consignes de départ, indique où consulter le planning et répartis les bénévoles. Garde aussi les boissons au frais et les sandwichs prêts avant l’ouverture du lieu.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un tournoi de dames ?: Prévois au moins deux à trois semaines pour réserver le lieu, recueillir les inscriptions et commander les trophées. Garde les deux ou trois derniers jours pour confirmer les participants, établir le planning et vérifier le matériel.
Quand faut-il arrêter les inscriptions à un tournoi de dames ?: Arrête les inscriptions plusieurs jours avant le tournoi, idéalement cinq à sept jours à l’avance. Ce délai permet de répartir les joueurs, préparer les cartes de numéros de table et adapter les achats alimentaires.
Combien de jeux de dames faut-il prévoir ?: Prévois un plateau complet par partie jouée en même temps, avec au moins un jeu de pions de réserve. Si dix parties se déroulent simultanément, prépare donc dix plateaux complets et du matériel de remplacement.
Que faut-il préparer le jour du tournoi de dames ?: Installe les tables, les chaises, la table d’inscription et les plateaux au moins une heure avant l’accueil. Les boissons doivent déjà être refroidies, les sandwichs prêts et le règlement affiché avant l’arrivée des premiers joueurs.

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