Zo organiseer je een damtoernooi

Begin een damtoernooi niet met het neerzetten van de borden, maar met de wedstrijdopzet. Leg eerst de regels, speelvorm en inschrijving vast; daarna reserveer je de locatie en maak je het schema. Regel vervolgens prijzen, vrijwilligers en voldoende spelmateriaal. Op de speeldag draait alles om een snelle registratie, duidelijke uitleg en een zaal waarin deelnemers meteen hun dambord en nummer vinden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Toernooiregels vastleggen
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Locatie reserveren
6
Prijzen bestellen
7
Toernooischema maken
8
Vrijwilligers bevestigen
9
Scoreformulieren printen
10
Naamkaartjes maken
2 personen
11
Spelmateriaal controleren
2 personen
12
Boodschappen doen
2 personen
13
Geleend materiaal ophalen
2 personen
14
Materialen sorteren
2 personen
15
Dranken koud zetten
2 personen
16
Hapjes voorbereiden
3 personen

Event

17
Locatie openen
2 personen
18
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
19
Damtafels inrichten
3 personen
20
Inschrijftafel klaarzetten
2 personen
21
bewegwijzering ophangen
2 personen
22
Buffet en dranken klaarzetten
3 personen
23
Verlichting controleren
2 personen
24
Deelnemers registreren
3 personen
25
Spelregels toelichten
26
Rondes begeleiden
3 personen
27
Uitslagen verwerken
2 personen
28
Hapjes serveren
3 personen
29
Dranken bijvullen
2 personen
30
Scoreformulieren innemen
2 personen
31
Winnaars bepalen
2 personen
32
Prijzen uitreiken
2 personen
33
Laatste mededelingen doen

Nazorg

34
Damtafels afbreken
4 personen
35
Servies afwassen
3 personen
36
Afval verzamelen
2 personen
37
Locatie schoonmaken
3 personen
38
Meubilair terugplaatsen
3 personen
39
Geleend materiaal retourneren
2 personen
40
Uitslagen publiceren
41
Overgebleven voorraad opruimen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 50
Kapstok

Sportmateriaal

Dambordenaantal 25
Damstenenaantal 25
Dambordnummersaantal 25
Bekers voor winnaarsaantal 3
Medaillelintenaantal 3

Apparatuur

Schaakklokkenaantal 25
Laptop
Printer
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Servies

Herbruikbare bekersaantal 60
Koffiekopjesaantal 40
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Serveerbladenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Schenkkanaantal 4
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 2
Keukenmessenaantal 2

Decoratie

Prijzentafelkleed
Tafelkledenaantal 8
Naamkaartjesaantal 50
Wegwijzerbordenaantal 6
Plakbandaantal 3
Touw

Verlichting

Ledlampenaantal 4

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Vloertrekker
Emmersaantal 2
Microvezeldoekenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de toernooivorm en regels vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Noteer ook hoe je omgaat met een gelijkspel, te late spelers en afmeldingen; die beslissingen voorkomen discussie aan de inschrijftafel.
Maak het speelschema pas definitief nadat de aanmeldingen zijn verwerkt. Reserveer per ronde extra tijd voor het registreren van uitslagen en houd een laptop of geprinte versie achter de hand als de techniek uitvalt.
Controleer het spelmateriaal minstens één week vooraf. Tel damborden, damstenen, bordnummers en schaakklokken per speeltafel en leg ontbrekende of geleende spullen uiterlijk enkele dagen voor het toernooi klaar.
Plan de zaalopbouw met minstens twee helpers. Zet eerst tafels en stoelen neer, richt daarna de damtafels in en houd de inschrijftafel, bewegwijzering en prijzentafel vrij zichtbaar vanaf de ingang.
Zet dranken en hapjes niet pas bij de start klaar. Zet gekoelde dranken vooraf koud, bereid hapjes op tijd en controleer of koffiezetapparaat, waterkokers, thermoskannen, verlengkabels en stekkerdozen veilig bruikbaar zijn.

Veelgestelde vragen

Hoeveel damtafels heb je nodig voor een damtoernooi?: Voor één partij heb je één dambord nodig en meestal vier spelers per tafel als je twee partijen aan dezelfde tafel organiseert. Tel op basis van het maximale aantal gelijktijdige partijen en houd minstens één extra set achter de hand voor schade of ontbrekend materiaal.
Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een damtoernooi versturen?: Stuur de uitnodigingen bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf. Sluit de aanmelding ongeveer 5 tot 7 dagen voor het toernooi, zodat je het speelschema, de naamkaartjes en de boodschappen op tijd kunt afronden.
Hoeveel vrijwilligers zijn nodig voor een damtoernooi?: Reken op minimaal 2 vrijwilligers naast de hoofdorganisator bij een kleinschalig toernooi: één voor registratie en één voor uitslagen en praktische vragen. Bij meer dan 30 deelnemers is een extra helper voor de zaal en catering verstandig.
Hoe lang duurt de voorbereiding op de dag zelf?: Plan minstens 2 uur voor het openen van de locatie, het opstellen van tafels en stoelen, het inrichten van de damtafels en het klaarzetten van registratie en catering. Laat vrijwilligers 30 minuten vóór de deelnemers komen, zodat de spelregels rustig kunnen worden toegelicht.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.