Organiser un tournoi de dames, étape par étape
Un tournoi de dames se prépare d’abord autour des règles, du format et du nombre de participants. Réserve ensuite le lieu, ouvre les inscriptions et établis un programme qui laisse quelques minutes entre les rondes. Le jour venu, l’accueil, les feuilles de score et l’installation des plateaux doivent être prêts avant l’arrivée des joueurs. Ce sont surtout les pendules, les numéros de damier, les besoins alimentaires et les bénévoles qui sont oubliés ou confirmés trop tard.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Définir les règles du tournoi
- 2
Envoyer les invitations
2 personnes
- 3
Traiter les inscriptions
- 4
Recueillir les besoins alimentaires
- 5
Réserver le lieu
- 6
Commander les prix
- 7
Établir le programme du tournoi
- 8
Confirmer les bénévoles
- 9
Imprimer les feuilles de score
- 10
Créer des badges nominatifs
2 personnes
- 11
Vérifier le matériel de jeu
2 personnes
- 12
Faire les courses
2 personnes
- 13
Récupérer le matériel emprunté
2 personnes
- 14
Trier les matériaux
2 personnes
- 15
Mettre les boissons au frais
2 personnes
- 16
Préparer les en-cas
3 personnes
Événement
- 17
Ouvrir le lieu
2 personnes
- 18
Installer les tables et les chaises
4 personnes
- 19
Installer les tables de dames
3 personnes
- 20
Installer la table d'inscription
2 personnes
- 21
Installer la signalisation
2 personnes
- 22
Mettre en place le buffet et les boissons
3 personnes
- 23
Vérifier l'éclairage
2 personnes
- 24
Enregistrer les participants
3 personnes
- 25
Expliquer les règles du jeu
- 26
Encadrer les rondes
3 personnes
- 27
Traiter les résultats
2 personnes
- 28
Servir des amuse-bouches
3 personnes
- 29
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 30
Récupérer les feuilles de score
2 personnes
- 31
Déterminer les gagnants
2 personnes
- 32
Remettre les prix
2 personnes
- 33
Faire les dernières annonces
Suivi
- 34
Démonter les tables de damier
4 personnes
- 35
Faire la vaisselle
3 personnes
- 36
Rassembler les déchets
2 personnes
- 37
Nettoyer le lieu
3 personnes
- 38
Remettre le mobilier en place
3 personnes
- 39
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
- 40
Publier les résultats
- 41
Ranger les stocks restants
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 50
- Porte-manteau
Matériel de sport
- Plateaux de damesqté 25
- Pions de damesqté 25
- Numéros de damierqté 25
- Trophées pour les gagnantsqté 3
- Rubans de médailleqté 3
Équipement
- Pendules d'échecsqté 25
- Ordinateur portable
- Imprimante
- Rallongesqté 3
- Multiprisesqté 3
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 60
- Tasses à caféqté 40
- Assiettesqté 60
- Couvertsqté 60
- Plateaux de serviceqté 6
Cuisine
- Machine à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 4
- Carafeqté 4
- Glacièresqté 3
- Planches à découperqté 2
- Couteaux de cuisineqté 2
Décoration
- Nappe pour table des prix
- Nappesqté 8
- Badges nominatifsqté 50
- Panneaux directionnelsqté 6
- Ruban adhésifqté 3
- Corde
Éclairage
- Lampes LEDqté 4
Nettoyage
- Balaiqté 2
- Raclette de sol
- Seauxqté 2
- Chiffons microfibresqté 8
Catering
- Courses
Conseils
- Fixe le format et les règles au moins 3 semaines avant le tournoi : nombre de rondes, durée d’une partie, système de classement et gestion des égalités. Les joueurs doivent recevoir ces informations avec l’invitation.
- Ferme les inscriptions 5 à 7 jours avant l’événement. Cela te laisse le temps de préparer les badges, les tableaux, les feuilles de score et une répartition réaliste des damiers.
- Prévois un créneau d’installation d’au moins 90 minutes. Il faut mettre en place les tables de dames, les numéros de damier, les chaises, l’inscription, la signalisation et vérifier l’éclairage avant l’ouverture.
- Contrôle le matériel la veille, pas le matin même : un plateau et les pions par table, les pendules nécessaires, puis l’ordinateur, l’imprimante, les rallonges et les multiprises. Teste aussi l’impression d’une feuille de score.
- Achète les boissons et les en-cas après avoir recueilli les besoins alimentaires. Mets les boissons au frais plusieurs heures à l’avance et garde une marge pour 10 % de participants supplémentaires.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un tournoi de dames ?
- Prévois environ 3 semaines pour un petit tournoi. Ce délai permet de réserver le lieu, envoyer les invitations, recueillir les inscriptions, commander les prix et confirmer les bénévoles.
- Quand fermer les inscriptions à un tournoi de dames ?
- Ferme-les 5 à 7 jours avant le tournoi. Tu pourras ainsi finaliser le programme, les badges, les feuilles de score, le matériel et les quantités de boissons et d’en-cas.
- Combien de temps prévoir pour installer un tournoi de dames ?
- Compte au moins 90 minutes avant l’accueil du public. Ajoute 30 minutes si le mobilier, les plateaux, les pendules et le matériel emprunté doivent être récupérés et triés sur place.
- Que faut-il vérifier le jour d’un tournoi de dames ?
- Vérifie au minimum les plateaux, les pions, les numéros de damier, les pendules, les feuilles de score et l’éclairage. Fais aussi un test d’impression et ouvre l’inscription 30 minutes avant la première ronde.
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