Zo organiseer je een damtoernooi zonder wedstrijddagstress

Begin met de datum, locatie en het toernooiformat; die drie keuzes bepalen hoeveel deelnemers, damtafels en vrijwilligers je nodig hebt. Open daarna de inschrijving en leg een duidelijke sluitingsdatum vast, zodat je het wedstrijdschema op tijd kunt maken. Controleer een week vooraf al het materiaal, van damklokken en formulieren tot reserveborden en schrijfpennen. Op de dag zelf werkt een vaste volgorde het best: eerst opbouwen en registreren, daarna pas openen en spelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Toernooidatum vastleggen
2
Speellocatie reserveren
3
Toernooiformat bepalen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Deelnemers bevestigen
8
Prijzen en medailles bestellen
9
Wedstrijdschema maken
2 personen
10
Vrijwilligers indelen
11
Spelmateriaal controleren
2 personen
12
Boodschappenlijst controleren
13
Boodschappen doen
2 personen
14
Prijzen klaarzetten
15
Locatie openen
2 personen
16
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
17
Damtafels inrichten
3 personen
18
Wedstrijdklokken plaatsen
2 personen
19
Wedstrijdformulieren klaarleggen
2 personen
20
Registratietafel inrichten
2 personen
21
Dranken koud zetten
2 personen
22
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
23
Hapjes en broodjes klaarzetten
3 personen

Event

24
Deelnemers registreren
2 personen
25
Toernooi openen
26
Rondes begeleiden
3 personen
27
Uitslagen verwerken
2 personen
28
Hapjes serveren
2 personen
29
Dranken bijvullen
2 personen
30
Avondmaaltijd uitserveren
3 personen
31
Eindstanden controleren
2 personen
32
Prijzen uitreiken
2 personen
33
Toernooi afsluiten

Nazorg

34
Damstenen en klokken verzamelen
3 personen
35
Servies afwassen
3 personen
36
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
37
Afval verzamelen
2 personen
38
Locatie schoonmaken
3 personen
39
Materiaal retourneren
2 personen
40
Uitslagen publiceren
41
Deelnemers bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 14
Stoelenaantal 60
Registratietafel
Afvalbakkenaantal 4

Sportmateriaal

Damstenenaantal 30
Dambordenaantal 30
Damklokkenaantal 30
Reserve damstenenaantal 4
Reserve dambordenaantal 4
Wedstrijdformulierenaantal 100
Schrijfpennenaantal 40
Scorebord
Pauzebordjesaantal 30

Apparatuur

Laptop
Printer
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Telefoonladersaantal 2

Servies

Glazenaantal 70
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Serveerschalenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4

Decoratie

Toernooibanner
Tafelkledenaantal 14
Naamkaartjesaantal 60

Verlichting

Tafellampenaantal 6

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 2
Bezem en stofferaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de inschrijving uiterlijk 7 dagen voor het toernooi vast. Dan heb je tijd om dieetwensen te verzamelen, deelnemers te bevestigen en een wedstrijdschema te maken zonder last-minute wijzigingen.
Tel het materiaal per speeltafel en leg minimaal één reserve dambord en een extra set damstenen apart. Controleer ook alle damklokken vóór de eerste ronde; een ontbrekende klok veroorzaakt direct vertraging.
Plan registratie 30 tot 45 minuten vóór de opening. Richt de registratietafel in met naamkaartjes, wedstrijdformulieren en schrijfpennen, zodat deelnemers niet tussen de speeltafels hoeven te wachten.
Wijs vrijwilligers vooraf een concrete plek toe: registratie, wedstrijdleiding, catering en opruimen. Met vier vaste rollen voorkom je dat de wedstrijdleiding tegelijk koffie moet zetten of ontbrekende deelnemers moet zoeken.
Zet dranken, koffie, thee en hapjes pas klaar nadat de damtafels en wedstrijdformulieren liggen. Houd koelboxen en thermoskannen bij de catering en plaats afvalbakken op minstens twee zichtbare plekken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een damtoernooi organiseren?: Begin minimaal 4 weken vooraf met de datum, locatie en het format. Verstuur de uitnodigingen uiterlijk 3 weken vooraf en sluit de inschrijving ongeveer 7 dagen voor de speeldag.
Hoeveel damtafels heb ik nodig voor een damtoernooi?: Dat hangt af van het aantal partijen dat tegelijk wordt gespeeld: reken één damtafel per partij. Plan daarnaast minstens één reserve dambord en reserve damstenen voor materiaalproblemen.
Wanneer maak je het wedstrijdschema voor een damtoernooi?: Maak het schema zodra de inschrijving is gesloten, meestal 5 tot 7 dagen vooraf. Controleer de deelnemerslijst nog één keer op de ochtend van het toernooi voordat je de formulieren uitdeelt.
Hoeveel vrijwilligers zijn nodig voor een damtoernooi?: Voor een klein toernooi zijn minimaal 3 vrijwilligers praktisch: één voor registratie en wedstrijdleiding, één voor catering en één voor opbouw en opruimen. Bij meer dan 30 deelnemers is een vierde vrijwilliger voor de standen en uitslagen verstandig.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.