Zo organiseer je een damtoernooi

Begin een damtoernooi niet met het klaarzetten van de borden, maar met het formaat en de planning. Bepaal hoeveel deelnemers je aankunt, hoeveel rondes je speelt en hoe je uitslagen vastlegt. Daarna regel je locatie, inschrijvingen, prijzengeld en communicatie in die volgorde. Pas wanneer de deelnemerslijst sluit, maak je het wedstrijdschema en controleer je of voor elke tafel een compleet damvlak, zwarte en witte stenen en een damklok beschikbaar zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Toernooiformaat bepalen
2 personen
3
Toernooiregels vastleggen
2 personen
4
Prijzengeld vaststellen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldformulier openen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Deelnemerslijst afsluiten
10
Wedstrijdschema maken
2 personen
11
Reservering bevestigen
12
Prijzen bestellen
13
Spelmateriaal controleren
2 personen
14
Naamkaartjes maken
15
Scorebladen printen
16
Deelnemers informeren
17
Boodschappen doen
2 personen
18
Dranken koelen
2 personen
19
Toernooimappen klaarmaken
2 personen
20
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
21
Damtafels inrichten
4 personen
22
Wedstrijdnummers plaatsen
2 personen
23
Inschrijftafel inrichten
2 personen
24
Catering klaarzetten
3 personen
25
Versiering ophangen
2 personen

Event

26
Registratietafel bemannen
2 personen
27
Deelnemers aanmelden
2 personen
28
Openingsuitleg geven
29
Eerste speelronde begeleiden
3 personen
30
Uitslagen registreren
2 personen
31
Tweede speelronde begeleiden
3 personen
32
Dranken bijvullen
2 personen
33
Pauzesnacks serveren
3 personen
34
Derde speelronde begeleiden
3 personen
35
Avondmaaltijd serveren
4 personen
36
Vierde speelronde begeleiden
3 personen
37
Finaleronde begeleiden
3 personen
38
Eindstand controleren
2 personen
39
Prijzen uitreiken
2 personen
40
Laatste dranken serveren
2 personen

Nazorg

41
Damstenen en klokken verzamelen
3 personen
42
Servies afwassen
3 personen
43
Afval verzamelen
3 personen
44
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
45
Locatie schoonmaken
4 personen
46
Decoratie verwijderen
2 personen
47
Materiaal verpakken
3 personen
48
Geleend materiaal retourneren
2 personen
49
Uitslagen publiceren
50
Deelnemers bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 14
Stoelenaantal 56
Inschrijftafel

Sportmateriaal

Damvlakkenaantal 14
Damstenen zwartaantal 14
Damstenen witaantal 14
Damklokkenaantal 14
Reserve damvlakkenaantal 2
Reserve damstenenaantal 4

Apparatuur

Laptop
Printer
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Telefoonladersaantal 3

Papierwaren

Scorebladenaantal 100
Deelnemerslijstaantal 4
Wedstrijdschema'saantal 20
Naamkaartjesaantal 60
Pennenaantal 60
Potlodenaantal 20
Klembordenaantal 20
Plakbandaantal 4
Stiftenaantal 2

Catering

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Boodschappen

Servies

Glazenaantal 70
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Moklepelsaantal 60
Schaaltjesaantal 12
Serveerbladenaantal 6
Opscheplepelsaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 14
Papieren slingersaantal 6
Prijzenbekersaantal 3
Medaille lintenaantal 3

Schoonmaak

Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezemaantal 2
Blik en vegeraantal 2
Sponzenaantal 6

Tips

Leg het toernooiformaat en de regels vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Noteer onder meer de tijd per partij, puntentelling, indeling van rondes en de manier waarop je gelijk eindigende spelers rangschikt.
Sluit de deelnemerslijst op een vaste datum, bij voorkeur 7 tot 10 dagen voor het toernooi. Dan kun je het wedstrijdschema maken, naamkaartjes voorbereiden en dieetwensen nog op tijd aan de catering doorgeven.
Plan per speelplek een compleet materiaalpakket: damvlak, zwarte en witte damstenen, damklok, scoreblad, pen en klembord. Leg daarnaast reserve damvlakken en reserve damstenen apart; een ontbrekend onderdeel vertraagt direct een hele ronde.
Maak het wedstrijdschema pas nadat de inschrijvingen zijn verwerkt en druk een deelnemerslijst en wedstrijdschema's af. Houd ook een digitale versie op de laptop bij, zodat je een wijziging of uitslag niet met de hand op meerdere formulieren hoeft te herstellen.
Richt de inschrijftafel eerder in dan de damtafels en zet dranken minimaal één uur voor de start koud. Controleer vóór ontvangst van de deelnemers de printer, verlengkabels en stekkerdozen; juist die praktische zaken worden vaak pas ontdekt wanneer de eerste ronde moet beginnen.

Veelgestelde vragen

Hoeveel weken van tevoren moet je een damtoernooi organiseren?: Begin minimaal 4 tot 6 weken van tevoren met de locatie, het formaat en de regels. Verstuur de uitnodigingen daarna direct en sluit de deelnemerslijst 7 tot 10 dagen voor de speeldag.
Hoe maak je een wedstrijdschema voor een damtoernooi?: Verwerk eerst alle aanmeldingen en maak daarna per ronde de tafelindeling en wedstrijdnummers. Print het schema uiterlijk 1 dag vooraf en houd een digitale kopie bij voor wijzigingen op de dag zelf.
Hoeveel dammaterialen heb je nodig per deelnemer?: Je hebt per partij één damvlak, één set zwarte en witte damstenen, één damklok en een scoreblad nodig. Plan bovendien minstens 1 reserve damvlak en 1 reserve set damstenen voor het hele toernooi.
Wanneer moet je de deelnemerslijst van een damtoernooi sluiten?: Sluit de lijst 7 tot 10 dagen voor het toernooi. Met dat aantal dagen houd je tijd over voor het wedstrijdschema, naamkaartjes, catering en een laatste bevestiging aan alle deelnemers.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.