Organiser un tournoi de dames, étape par étape

Un tournoi de dames se prépare d’abord autour du format, des règles et du nombre de participants. Réservez ensuite une salle assez grande pour les tables de jeu, l’accueil et le service traiteur, puis ouvrez les inscriptions avec une date limite claire. Le planning des matchs, les feuilles de score et le matériel doivent être prêts avant l’installation. Les oublis les plus fréquents concernent les pendules, les pièces de réserve, les besoins alimentaires et le refroidissement des boissons.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Déterminer le format du tournoi
2 personnes
3
Définir les règles du tournoi
2 personnes
4
Fixer le montant des prix
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Ouvrir le formulaire d’inscription
7
Traiter les inscriptions
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Clôturer la liste des participants
10
Établir le planning des matchs
2 personnes
11
Confirmer la réservation
12
Commander les prix
13
Vérifier le matériel de jeu
2 personnes
14
Créer des badges nominatifs
15
Imprimer les feuilles de score
16
Informer les participants
17
Faire les courses
2 personnes
18
Refroidir les boissons
2 personnes
19
Préparer les dossiers du tournoi
2 personnes
20
Installer les tables et les chaises
4 personnes
21
Installer les tables de dames
4 personnes
22
Installer les numéros de compétition
2 personnes
23
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
24
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
25
Suspendre la décoration
2 personnes

Événement

26
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
27
Inscrire les participants
2 personnes
28
Donner les consignes d’ouverture
29
Accompagner la première session de jeu
3 personnes
30
Enregistrer les résultats
2 personnes
31
Encadrer le deuxième tour
3 personnes
32
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
33
Servir les snacks de pause
3 personnes
34
Encadrer le troisième tour de jeu
3 personnes
35
Servir le dîner
4 personnes
36
Encadrer la quatrième manche
3 personnes
37
Animer la finale
3 personnes
38
Vérifier le score final
2 personnes
39
Remettre les prix
2 personnes
40
Servir les dernières boissons
2 personnes

Suivi

41
Rassembler les pions et les horloges
3 personnes
42
Faire la vaisselle
3 personnes
43
Rassembler les déchets
3 personnes
44
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
45
Nettoyer le lieu
4 personnes
46
Retirer la décoration
2 personnes
47
Emballer le matériel
3 personnes
48
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
49
Publier les résultats
50
Remercier les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 14
Chaisesqté 56
Table d'inscription

Matériel de sport

Surfaces de jeu de damesqté 14
Pions noirsqté 14
Pions de dames blancsqté 14
Pendules de jeu de damesqté 14
Murs de rechangeqté 2
Pions de dames de réserveqté 4

Équipement

Ordinateur portable
Imprimante
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Chargeurs de téléphoneqté 3

Papeterie

Feuilles de scoreqté 100
Liste des participantsqté 4
Horaires des compétitionsqté 20
Badges nominatifsqté 60
Stylosqté 60
Crayonsqté 20
Presse-papiersqté 20
Ruban adhésifqté 4
Marqueursqté 2

Catering

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 3
Courses

Vaisselle

Verresqté 70
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 70
Couvertsqté 70
Cuillères à tasseqté 60
Petits bolsqté 12
Plateaux de serviceqté 6
Louchesqté 6

Décoration

Nappesqté 14
Guirlandes en papierqté 6
Coupes de prixqté 3
Rubans de médailleqté 3

Nettoyage

Seauxqté 2
Serpillièresqté 2
Balaiqté 2
Pelle et balayetteqté 2
Épongesqté 6

Conseils

Commencez par fixer le format et les règles avant d’envoyer les invitations : le nombre de rondes et la durée des parties déterminent directement le planning et le nombre de tables nécessaires.
Fermez les inscriptions au moins 7 jours avant le tournoi. Vous pourrez alors établir les horaires des compétitions, préparer la liste des participants et recueillir les besoins alimentaires sans modifier les documents au dernier moment.
Prévoyez une table d’inscription séparée des tables de dames, avec les badges nominatifs, stylos, feuilles de score et presse-papiers. Installez-la au moins 45 minutes avant l’heure annoncée aux joueurs.
Vérifiez le matériel de jeu la veille : une surface de jeu, une pendule et un jeu de pièces par table, plus des pièces et des pendules de réserve. Testez aussi l’ordinateur, l’imprimante, les rallonges et les multiprises.
Refroidissez les boissons plusieurs heures avant l’accueil et préparez les machines à café, bouilloires et thermos avant l’arrivée des joueurs. Gardez le service traiteur à distance des échiquiers de dames pour éviter les renversements sur les feuilles de score.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un tournoi de dames ?: Prévoyez au minimum 3 semaines pour réserver le lieu, définir le format, envoyer les invitations et ouvrir les inscriptions. Gardez la dernière semaine pour clôturer les participants, commander les prix et finaliser le planning.
Quand clôturer les inscriptions à un tournoi de dames ?: Clôturez la liste au moins 7 jours avant le tournoi. Ce délai permet de confirmer les besoins alimentaires, d’imprimer les badges et feuilles de score, puis d’établir les horaires des compétitions.
Combien de tables faut-il pour un tournoi de dames ?: Prévoyez une table de jeu par partie jouée simultanément, plus une table d’inscription et les tables nécessaires au service traiteur. Ajoutez au moins une place de jeu de réserve si la salle le permet.
Que faut-il vérifier la veille d’un tournoi de dames ?: Contrôlez chaque surface de jeu, pendule et jeu de pièces, puis préparez au moins un jeu de pièces de réserve. Testez également l’imprimante, les rallonges et les multiprises, et placez les boissons au frais plusieurs heures avant le début.

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