Zo organiseer je een dagtocht naar museum en diner

Begin niet met het museum, maar met de deelnemerslijst en de vertrektijd. Zodra je weet hoeveel mensen meegaan, leg je de museumreservering en het diner vast en controleer je dieet- en toegankelijkheidswensen. Plan daarna de route, groepsindeling en begeleiding, zodat iedereen weet waar en wanneer hij moet zijn. Op de dag zelf draait alles om een snelle aanwezigheidscontrole, duidelijke instructies en materiaal dat al klaarstaat.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Deelnemerslijst opstellen
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Toegankelijkheidsbehoeften inventariseren
6
Noodcontacten controleren
7
Museumreservering maken
8
Dinerreservering maken
9
Vertrektijd en route vastleggen
10
Deelnemersinformatie versturen
11
Aanmeldingen nabellen
2 personen
12
Groepsindeling maken
2 personen
13
Begeleiders instrueren
2 personen
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Dranken koelen
2 personen
16
Snackpakketten samenstellen
3 personen
17
Naambadges voorbereiden
18
Documenten en route printen
19
Tassen en materialen klaarzetten
2 personen

Event

20
Aanwezigheid registreren
3 personen
21
Deelnemers ontvangen
4 personen
22
Naambadges uitdelen
2 personen
23
Snackpakketten uitdelen
2 personen
24
Groepsregels toelichten
25
Deelnemers naar vertrekpunt begeleiden
4 personen
26
Aanwezigheid bij vertrek controleren
2 personen
27
Dranken uitdelen
2 personen
28
Groepsbezoek begeleiden
4 personen
29
Pauze begeleiden
4 personen
30
Deelnemers naar diner begeleiden
4 personen
31
Dieetmaaltijden controleren
2 personen
32
Diner begeleiden
4 personen
33
Dranken bijvullen
2 personen
34
Aanwezigheid voor terugreis controleren
2 personen
35
Deelnemers naar vertrekpunt begeleiden
4 personen
36
Laatste aanwezigheidscontrole uitvoeren
2 personen
37
Deelnemers veilig laten uitstappen
4 personen

Nazorg

38
Verloren voorwerpen verzamelen
2 personen
39
Afval verzamelen
2 personen
40
Materialen schoonmaken
2 personen
41
Overgebleven eten opbergen
2 personen
42
Deelnemers informeren over gevonden spullen
43
Rekeningen en bonnen verwerken
44
Huurmaterialen retourneren
2 personen
45
Deelnemers bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Opklapstoelenaantal 4

Apparatuur

Koelboxenaantal 3
Thermoskannenaantal 4
Mobiele telefoonaantal 4
Powerbanksaantal 4
Oplaadkabelsaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 50
Herbruikbare bordenaantal 45
Herbruikbaar bestekaantal 45

Catering

Koelelementenaantal 12
Servettenaantal 100
Snackbakjesaantal 45
Dieetstickersaantal 20
Waterkannenaantal 4
Boodschappen

Communicatie

Deelnemerslijstenaantal 5
Noodcontactlijstenaantal 5
Routebeschrijvingenaantal 10
Naambadgesaantal 50
Badgehoudersaantal 50
Pennenaantal 10
Clipboardsaantal 5

Veiligheid

EHBO-kit
Wegwerp handschoenen
Reflecterende hesjesaantal 6
Zaklampenaantal 4

Schoonmaak

Afvalzakkenaantal 20
Keukenpapieraantal 6
Vochtige doekjesaantal 6
Handgelaantal 6
Afwasmiddelaantal 2
Sponsjesaantal 6
Toiletpapieraantal 12

Tips

Stuur de uitnodiging zodra de voorlopige vertrektijd vaststaat en geef een duidelijke uiterste aanmelddatum. Bel mensen die niet reageren na die termijn na; anders blijft de groepsgrootte onzeker voor het museum en restaurant.
Vraag dieetwensen, toegankelijkheidsbehoeften en noodcontacten in één aanmeldronde uit. Controleer de definitieve lijst uiterlijk een week vooraf en geef wijzigingen direct door aan museum en dinerlocatie.
Leg de route vast met vertrekpunt, vertrektijd en een alternatief bij vertraging. Print de routebeschrijvingen en deelnemersinformatie naast de digitale versie, zodat begeleiders niet afhankelijk zijn van een lege telefoonbatterij.
Maak de groepsindeling vóór de dagtocht en instrueer begeleiders over hun deelnemers, verzamelpunten en noodprocedure. Houd per groep een deelnemerslijst en noodcontactlijst bij; dat voorkomt zoeken bij een tussenstop.
Zet snacks, water, bekers, naambadges en veiligheidsmateriaal de avond ervoor klaar. Koel dranken op tijd, laad telefoons en powerbanks volledig op en leg dieetstickers op de snackpakketten voordat de deelnemers arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een museum en diner reserveren?: Reserveer beide onderdelen bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf, zeker voor een groep. Bevestig het aantal deelnemers en eventuele dieet- of toegankelijkheidswensen uiterlijk 7 dagen voor vertrek.
Wanneer moet ik de deelnemersinformatie versturen?: Stuur de definitieve informatie ongeveer 7 dagen voor de dagtocht. Vermeld daarin het vertrekpunt, de vertrektijd, route, contactpersoon, groepsindeling en het programma tot en met het diner.
Hoeveel begeleiders heb ik nodig voor een museumdagtocht?: Plan minimaal één verantwoordelijke begeleider voor de hele groep en bij voorkeur één begeleider per subgroep. Maak de groepsindeling uiterlijk 3 dagen vooraf, zodat iedereen zijn rol en deelnemerslijst kent.
Wat moet ik op de dag zelf als eerste doen?: Begin 30 minuten voor vertrek met het klaarzetten van naambadges, snackpakketten en route-informatie. Registreer daarna de aanwezigheid, controleer noodcontacten en geef de groepsregels door voordat je naar het vertrekpunt begeleidt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.