Zo organiseer je een D&D-spelavond zonder last-minute chaos

Begin ongeveer vier weken vooraf met de locatie, spelleider en uitnodigingen. Zodra de deelnemers reageren, leg je dieetwensen, personages en speelniveau vast; daarmee bepaal je hoeveel tafels, stoelen en spelmateriaal nodig zijn. Kies daarna het avontuur en geef de spelleider minstens één week om encounters, kaarten en miniaturen klaar te zetten. Op de dag zelf richt je de ruimte eerst in, koel je dranken en leg je alle karakterbladen en dobbelstenen klaar voordat de spelers binnenkomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Spelleider vastleggen
3
Uitnodigingen versturen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Deelnemerslijst bevestigen
7
Route en adres delen
8
Avontuur kiezen
9
Avontuur voorbereiden
10
Personages controleren
11
Personages printen
12
Regelboeken klaarleggen
13
Boodschappen doen
2 personen
14
Hapjes voorbereiden
2 personen
15
Dranken koelen
16
Spelmateriaal controleren
17
Muziek afspeellijst maken
18
Locatiesleutels ophalen
19
Ruimte ventileren
20
Tafels opstellen
2 personen
21
Stoelen plaatsen
2 personen
22
Speeltafels indelen
23
Spelkaarten klaarleggen
24
Dobbelstenen sorteren
25
Miniaturen plaatsen
26
Licht en stroom testen
27
Drankstation inrichten
28
Buffet klaarzetten
2 personen
29
Ontvangsttafel klaarzetten
30
Welkomstbericht plaatsen
31
Spelleiderbriefing uitvoeren
2 personen

Event

32
Gasten ontvangen
2 personen
33
Personages uitdelen
34
Spelregels uitleggen
35
Eerste spelronde begeleiden
36
Hapjes serveren
2 personen
37
Dranken bijvullen
38
Pauze begeleiden
39
Warme maaltijd serveren
2 personen
40
Servies verzamelen
2 personen
41
Tweede spelronde begeleiden
42
Dranken en snacks bijvullen
43
Afsluitende ronde begeleiden
44
Bedankje en vertrek uitleggen

Nazorg

45
Restanten verpakken
2 personen
46
Afval verzamelen
2 personen
47
Servies afwassen
2 personen
48
Tafels en stoelen opruimen
2 personen
49
Spelmateriaal inpakken
50
Ruimte schoonmaken
2 personen
51
Apparatuur uitschakelen
52
Locatie afsluiten
53
Gevonden voorwerpen bewaren
54
Overgebleven eten verdelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 3
Stoelenaantal 14
Buffettafel

Spelmateriaal

Dungeon Master-scherm
D&D-regelboekenaantal 3
Polyhedrale dobbelsetsaantal 14
Dobbelbakkenaantal 3
Initiative-trackersaantal 2
Battle mapsaantal 3
Miniaturenaantal 40
Terreintegelsaantal 30
Fichesaantal 200
Karakterbladenaantal 20
Notitieblokkenaantal 14
Potlodenaantal 20
Gummenaantal 10
Puntenslijpersaantal 3
Schrijfplankenaantal 14

Apparatuur

Laptop
Beamer
Beamerdoek
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Bluetoothspeaker

Verlichting

Tafellampenaantal 3

Servies

Herbruikbare glazenaantal 20
Mokkenaantal 14
Bordenaantal 20
Besteksetsaantal 20
Serveerschalenaantal 6
Serveertangenaantal 3

Keuken

Koelboxenaantal 2
Thermoskannenaantal 2
Waterkoker
Koffiezetapparaat

Schoonmaak

Afwasteil
Afwasborstelsaantal 2
Schoonmaakemmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Vuilnisbakkenaantal 3

Decoratie

Tafelkledenaantal 3
Naamkaartjesaantal 14
Pijlbordjesaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan per speeltafel maximaal 5 tot 6 spelers naast de spelleider. Bij 12 spelers heb je dus meestal 2 spelleiders of twee aparte tafels nodig; bevestig de indeling uiterlijk één week vooraf.
Stuur de uitnodiging 3 tot 4 weken van tevoren en vraag meteen naar dieetwensen, ervaring en beschikbare personages. Bevestig de deelnemerslijst 7 dagen voor de spelavond, zodat je niet te laat snacks of karakterbladen regelt.
Geef de spelleider minimaal 7 dagen voor het kiezen en voorbereiden van het avontuur. Controleer daarna of de personages passen bij het avontuur en print per speler minstens 1 karakterblad plus 1 reserve-exemplaar.
Richt de speeltafels 60 tot 90 minuten voor aanvang in. Leg per tafel regelboeken, dobbelsets, dobbelbakken, fiches, initiatieftrackers, notitieblokken, potloden en gummen klaar; zo onderbreek je de uitleg niet om spullen te zoeken.
Regel techniek en verlichting vóór de spelers arriveren. Test laptop, beamer, beamerdoek, verlengsnoeren en stekkerdozen minstens 30 minuten vooraf en zet tafellampen klaar als miniaturen of kaarten anders schaduwen.

Veelgestelde vragen

Hoeveel spelers heb je nodig voor een D&D-spelavond?: Een praktische groep bestaat uit 4 tot 6 spelers en 1 spelleider. Vanaf ongeveer 7 spelers wordt het spel vaak traag; verdeel een grotere groep dan over twee tafels of twee spelleiders.
Hoe lang van tevoren moet je een D&D-spelavond organiseren?: Begin 3 tot 4 weken vooraf met locatie, spelleider en uitnodigingen. Leg de deelnemerslijst, dieetwensen en tafelindeling uiterlijk 7 dagen vooraf vast en reserveer het laatste uur voor de opbouw.
Hoeveel tijd kost de voorbereiding van een D&D-sessie?: Reken voor de organisator op 2 tot 3 uur voorbereiding naast de inhoudelijke voorbereiding van de spelleider. Op de dag zelf duurt het klaarzetten van tafels, stoelen, materiaal, eten en techniek ongeveer 60 tot 90 minuten.
Wat moet je klaarleggen voor een D&D-spelavond?: Leg per tafel een dungeon master-scherm, regelboeken, polyhedrale dobbelsets, dobbelbakken, initiatieftrackers, battle maps, miniaturen, fiches, karakterbladen, notitieblokken, potloden en gummen klaar. Voor eten en drinken heb je daarnaast glazen, mokken, borden, bestek en serveerschalen nodig.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.