Zo organiseer je een cursusdag zonder last-minute gedoe
Begin een cursusdag niet met de lunch of de zaal, maar met het programma. Bepaal eerst welke onderdelen wanneer plaatsvinden en hoeveel docenten en begeleiders nodig zijn. Leg daarna locatie, zaalindeling en techniek vast, zodat je weet hoeveel tafels, stoelen en aansluitingen nodig zijn. Verstuur uitnodigingen op tijd, verwerk aanmeldingen en verzamel dieetwensen voordat je materiaal en catering bestelt. In de laatste week draait alles om controleren, klaarzetten en testen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Cursusprogramma uitwerken
- 2
Docenten en begeleiders vastleggen
- 3
Locatie en zaalindeling vastleggen
- 4
Uitnodigingen versturen
- 5
Aanmeldingen verwerken
- 6
Dieetwensen verzamelen
- 7
Deelnemerslijst bijwerken
- 8
Cursusmateriaal afdrukken
2 personen
- 9
Werkbladen en pennen klaarleggen
2 personen
- 10
Boodschappen doen
2 personen
- 11
Dranken koelen
- 12
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
- 13
Lunch voorbereiden
3 personen
- 14
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
- 15
Presentatietafel inrichten
2 personen
- 16
Presentatieapparatuur testen
2 personen
- 17
Naamkaartjes klaarleggen
- 18
Werkruimte en entree schoonmaken
2 personen
- 19
Ontvangstbalie klaarzetten
2 personen
Event
- 20
Deelnemers ontvangen
2 personen
- 21
Aanwezigheid registreren
2 personen
- 22
Cursusprogramma toelichten
- 23
Cursusonderdelen begeleiden
2 personen
- 24
Koffiepauze verzorgen
2 personen
- 25
Dranken bijvullen
- 26
Lunchbuffet klaarzetten
3 personen
- 27
Lunch serveren
3 personen
- 28
Cursusonderdelen hervatten
2 personen
- 29
Vragenronde begeleiden
- 30
Certificaten of deelnamebewijzen uitdelen
2 personen
- 31
Deelnemers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
- 32
Afval verzamelen
2 personen
- 33
Servies en keukenspullen afwassen
2 personen
- 34
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
- 35
Presentatieapparatuur opruimen
2 personen
- 36
Zaal en sanitaire ruimte schoonmaken
3 personen
- 37
Overgebleven materialen sorteren
2 personen
- 38
Geleende materialen retourneren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 36
- Ontvangsttafel
- Presentatietafel
- Kapstokkenaantal 2
Apparatuur
- Laptop
- Beamer
- Projectiescherm
- HDMI-kabelaantal 2
- Verlengsnoerenaantal 3
- Stekkerdozenaantal 3
- Draagbare speaker
- Microfoon
Catering
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Koelboxenaantal 3
- Boodschappen
Servies
- Koffiekopjesaantal 36
- Drinkglazenaantal 36
- Bordenaantal 36
- Besteksetsaantal 36
- Opscheplepelsaantal 6
Keuken
- Snijplankenaantal 3
- Koksma- en broodmessenaantal 4
- Serveerschalenaantal 8
- Serveertangenaantal 4
Decoratie
- Naamkaarthoudersaantal 36
- Welkomstbord
Kantoor
- Registratieklembordenaantal 2
- Pennenbakjesaantal 6
- Flip-over
- Flip-overstiftenaantal 12
- Cursusmappenaantal 36
- Notitieblokkenaantal 36
- Balpennenaantal 40
- Deelnamecertificatenaantal 36
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 4
- Bezem en blik
- Dweil en emmer
Tips
- Plan het programma in blokken van 60 tot 90 minuten en zet koffiepauzes van 15 minuten vooraf vast. Zo weten docenten wanneer ze moeten starten en wanneer dranken en materiaal klaar moeten staan.
- Leg docenten, begeleiders en locatie uiterlijk 4 tot 6 weken vooraf vast. Controleer daarbij meteen de zaalindeling, het aantal stoelen en of er ruimte is voor een ontvangsttafel en presentatietafel.
- Sluit de deelnemerslijst 7 dagen voor de cursusdag af. Gebruik het definitieve aantal voor naamkaartjes, werkbladen, pennen, lunch, servies en het verzamelen van dieetwensen.
- Test laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabel, speaker en microfoon uiterlijk de dag ervoor. Neem ook verlengsnoeren en stekkerdozen mee; juist die worden bij een cursusdag vaak pas bij het opbouwen gemist.
- Richt de ontvangstbalie minimaal 30 minuten voor binnenkomst in met welkomstbord, registratieklemborden, pennen en naamkaartjes. Zet koffie, thee en water klaar vóór de eerste deelnemer arriveert, en vul dranken direct na elke pauze bij.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een cursusdag organiseren?
- Leg programma, docenten en locatie bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen daarna meteen, zodat je uiterlijk 7 dagen voor de cursusdag een bruikbare deelnemerslijst en dieetwensen hebt.
- Hoeveel pauze plan je tijdens een cursusdag?
- Plan bij een ochtend- of middagsessie minstens één koffiepauze van 15 minuten. Bij een volledige dag werkt een pauze van 15 minuten in de ochtend, 45 tot 60 minuten lunch en 15 minuten in de middag meestal goed.
- Wanneer moet je de techniek voor een cursusdag testen?
- Test laptop, beamer, scherm, kabels, speaker en microfoon uiterlijk 1 dag vooraf. Controleer op de ochtend zelf nog één keer beeld, geluid en stroomaansluitingen voordat deelnemers binnenkomen.
- Hoeveel cursusmateriaal moet je afdrukken?
- Druk voor iedere aangemelde deelnemer één complete set werkbladen en cursusmateriaal af en leg 2 tot 3 extra sets klaar. Neem ook minimaal één extra pen per 5 deelnemers mee voor zoekgeraakte of vergeten pennen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!