Organiser une journée de formation, étape par étape

Une journée de formation réussie se prépare dans un ordre précis : contenu, intervenants, participants, salle, matériel, puis accueil et restauration. Commencez par fixer le programme et les besoins des enseignants avant d’ouvrir les inscriptions. Trois à cinq jours avant, vérifiez les effectifs, les régimes alimentaires et les supports imprimés. Le matin même, testez la projection, installez le café et prévoyez une personne pour enregistrer les présences et réapprovisionner les boissons.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Élaborer le programme du cours
2
Valider les enseignants et les accompagnateurs
3
Définir le lieu et l’agencement de la salle
4
Envoyer les invitations
5
Traiter les inscriptions
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Mettre à jour la liste des participants
8
Imprimer le matériel de cours
2 personnes
9
Préparer les feuilles de travail et les stylos
2 personnes
10
Faire les courses
2 personnes
11
Refroidir les boissons
12
Installer le point café et thé
2 personnes
13
Préparer le déjeuner
3 personnes
14
Installer les tables et les chaises
4 personnes
15
Aménager la table de présentation
2 personnes
16
Tester le matériel de présentation
2 personnes
17
Préparer les badges nominatifs
18
Nettoyer l’espace de travail et l’entrée
2 personnes
19
Mettre en place le comptoir d’accueil
2 personnes

Événement

20
Accueillir les participants
2 personnes
21
Enregistrer la présence
2 personnes
22
Présenter le programme de la formation
23
Encadrer les modules de formation
2 personnes
24
Assurer la pause café
2 personnes
25
Réapprovisionner les boissons
26
Mettre en place le buffet du déjeuner
3 personnes
27
Servir le déjeuner
3 personnes
28
Reprendre les modules du cours
2 personnes
29
Animer la séance de questions-réponses
30
Distribuer les certificats ou attestations de participation
2 personnes
31
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

32
Rassembler les déchets
2 personnes
33
Laver la vaisselle et les ustensiles de cuisine
2 personnes
34
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
35
Ranger le matériel de présentation
2 personnes
36
Nettoyer la salle et les sanitaires
3 personnes
37
Trier le matériel restant
2 personnes
38
Restituer le matériel emprunté
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 36
Table d’accueil
Table de présentation
Porte-manteauxqté 2

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Câble HDMIqté 2
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Enceinte portable
Microphone

Catering

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 3
Courses

Vaisselle

Tasses à caféqté 36
Verres à boireqté 36
Assiettesqté 36
Couvertsqté 36
Louchesqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteaux de chef et à painqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Pinces de serviceqté 4

Décoration

Porte-nomsqté 36
Panneau d’accueil

Bureau

Supports rigides d’inscriptionqté 2
Pots à stylosqté 6
Paperboard
Feutres pour paperboardqté 12
Dossiers de formationqté 36
Blocs-notesqté 36
Stylos à billeqté 40
Certificats de participationqté 36

Nettoyage

Poubellesqté 4
Balai et pelle
Serpillière et seau

Conseils

Fixez le programme avant d’envoyer les invitations : indiquez les horaires des modules, des pauses et du déjeuner afin que les participants sachent exactement à quoi s’attendre.
Clôturez les inscriptions au moins 5 jours avant la formation. Vous aurez ainsi le temps de mettre à jour la liste, préparer les badges et recueillir les besoins alimentaires.
Testez l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, le câble HDMI, les rallonges et les multiprises la veille, puis gardez un câble de rechange si possible.
Prévoyez au minimum 2 tasses ou verres par participant pour la matinée et installez le point café avant l’arrivée du groupe. Les thermos et les glacières évitent de devoir interrompre le cours pour réapprovisionner.
Installez l’accueil, les porte-noms, les supports d’inscription et le panneau d’accueil 30 minutes avant le début. Une personne dédiée à l’enregistrement permet à l’enseignant de commencer à l’heure.

Questions fréquentes

Quand préparer une journée de formation ?: Commencez la préparation au moins 3 semaines avant la date prévue, avec le programme, les enseignants et la salle. Finalisez les participants, le repas et les impressions 5 jours avant, puis faites le test technique la veille.
Combien de temps prévoir pour installer une salle de formation ?: Comptez 90 minutes pour disposer les tables et les chaises, installer l’accueil, préparer la table de présentation et tester le matériel. Ajoutez 30 minutes de marge si la salle ou le matériel ne vous est pas familier.
Combien de boissons prévoir pour une journée de formation ?: Prévoyez 2 à 3 boissons par personne pendant la première demi-journée, puis 1 à 2 par personne pour l’après-midi. Gardez une réserve accessible pour la pause café et le déjeuner.
Quand imprimer les supports de formation ?: Imprimez les feuilles de cours et de travail 2 à 3 jours avant la formation, après la dernière validation du programme. Préparez quelques exemplaires supplémentaires, généralement 5 à 10 % de l’effectif inscrit.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.