Zo organiseer je een cultuurfietstocht

Begin niet met uitnodigingen, maar met de route en de culturele locaties. Bezoek elke locatie vooraf, controleer de route op de fiets en leg vast waar deelnemers kunnen rusten, eten en hun fiets stallen. Reserveer daarna de start- en eindlocatie en de rondleidingen, en controleer vergunningen, meldingen en verzekering. Pas wanneer het programma haalbaar is, open je de aanmeldingen en verdeel je de begeleiding.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en route vastleggen
2 personen
2
Culturele locaties selecteren
2 personen
3
Locaties vooraf bezoeken
2 personen
4
Route op fiets controleren
2 personen
5
Rustpunten bepalen
2 personen
6
Startlocatie reserveren
7
Eindlocatie reserveren
8
Culturele rondleidingen reserveren
2 personen
9
Vergunningen en meldingen controleren
10
Fietsparkeerplek afspreken
11
Verzekering controleren
12
Uitnodigingen versturen
2 personen
13
Aanmeldformulier openen
14
Routekaart ontwerpen
2 personen
15
Programma opstellen
2 personen
16
Aanmeldingen verwerken
17
Dieetwensen verzamelen
18
Bevestigingen versturen
19
Vrijwilligers werven
2 personen
20
Vrijwilligerstaken verdelen
2 personen
21
Begeleiders instrueren
2 personen
22
Routebeschrijving publiceren
23
Weersverwachting controleren
24
Deelnemerslijst bijwerken
25
Locaties opnieuw bevestigen
2 personen
26
Boodschappen doen
2 personen
27
Routeborden maken
2 personen
28
Programma's printen
29
Startpakketten samenstellen
3 personen
30
Fietsen en materiaal controleren
2 personen
31
Dranken koelen
2 personen

Event

32
Startlocatie opbouwen
5 personen
33
Fietsparkeerplek markeren
2 personen
34
Routeborden plaatsen
3 personen
35
Rustpunten inrichten
4 personen
36
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen
37
Techniek en microfoon testen
2 personen
38
Informatietafel inrichten
2 personen
39
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
40
Deelnemers ontvangen
4 personen
41
Aanwezigheid registreren
2 personen
42
Startpakketten uitdelen
3 personen
43
Fietscontrole bij vertrek
2 personen
44
Welkomstwoord verzorgen
45
Veiligheidsinstructies geven
46
Fietsgroep begeleiden
4 personen
47
Achterrijder inzetten
2 personen
48
Culturele toelichtingen geven
3 personen
49
Routebordcontroles uitvoeren
2 personen
50
Rustpunt één bemannen
2 personen
51
Rustpunt twee bemannen
2 personen
52
Water en fruit uitdelen
3 personen
53
Dranken bijvullen
2 personen
54
Aankomst registreren
2 personen
55
Fietsen terugplaatsen
2 personen
56
Hapjes uitzetten
3 personen
57
Buffet opbouwen
3 personen
58
Avondmaaltijd serveren
4 personen
59
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
60
Cultureel avondprogramma begeleiden
3 personen
61
Koffie en thee serveren
2 personen
62
Laatste route-informatie geven
63
Gevonden voorwerpen verzamelen

Nazorg

64
Servies afruimen
3 personen
65
Afval sorteren
3 personen
66
Locatie schoonmaken
4 personen
67
Startlocatie afbouwen
5 personen
68
Routeborden verwijderen
3 personen
69
Materialen inventariseren
2 personen
70
Koelboxen leegmaken
2 personen
71
Servies afwassen
3 personen
72
Fietspompen controleren
73
Geleende materialen retourneren
2 personen
74
Routeborden opslaan
2 personen
75
Locaties opleveren
2 personen
76
Gevonden voorwerpen terugbezorgen
77
Bedankbericht versturen
78
Foto's met deelnemers delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 70
Statafelsaantal 4
Partytentenaantal 3
Tafelkledenaantal 8
Fietsrekkenaantal 8
Afzetpalenaantal 12
Afzetlintaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Bordenaantal 80
Kommetjesaantal 40
Koffiekopjesaantal 70
Messenaantal 80
Vorkenaantal 80
Lepelsaantal 80
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 12
Schenkkanenaantal 6
Thermoskannenaantal 6

Catering

Koelboxenaantal 6
Waterkranenaantal 3
Isolerende draagtassenaantal 6
Servettenhoudersaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 4
Broodmandenaantal 6
Boodschappen

Apparatuur

Mobiele geluidsset
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 6
Oplaadkabelsaantal 8
Wandelluidsprekersaantal 2

Sportmateriaal

Fietspompenaantal 4
Multitools voor fietsenaantal 4
Reservebinnenbandenaantal 10
Bandenlichtersaantal 8
Fietsreparatiestandaard
Fietshelmenaantal 6
Reflectievestenaantal 12
Reservefietsslotenaantal 8
EHBO-tassenaantal 2
Reddingsdekensaantal 6

Decoratie

Routebordenaantal 30
Pijlbordenaantal 20
Informatiebordenaantal 8
Programmafoldersaantal 80
Routekaartenaantal 80
Naambadgesaantal 80
Badgehoudersaantal 80
Stiftenaantal 12
Markeerstiftenaantal 8
Kleefgumaantal 4
Tafeldecoratieaantal 12
Vlaggenlijnenaantal 6

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 8
Zaklampenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Dunschillersaantal 3
Maatbekersaantal 3
Schaaltjesaantal 12
Aluminiumfolieaantal 3
Vershoudfolieaantal 3
Serveertangenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Handgelhoudersaantal 6
Schoonmaakemmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 20
Vaatwasteiltjesaantal 3
Bezem en blikaantal 3
Dweilenaantal 3

Tips

Plan de route in korte etappes en neem per fietsdeel minstens één rustpunt op. Controleer vooraf waar groepen van verschillende grootte veilig kunnen stoppen en waar klaptafels, stoelen of een partytent kunnen staan.
Bezoek alle culturele locaties vóór je ze definitief opneemt. Meet hoeveel tijd een rondleiding werkelijk duurt en houd per stop 15 tot 30 minuten buffer aan voor uitloop, toiletbezoek en fiets parkeren.
Regel start- en eindlocatie, fietsrekken en eventuele afzetting vroeg. Spreek per locatie af wie de groep ontvangt, waar fietsen komen te staan en hoe je deelnemers bij vertraging informeert.
Maak de aanmelding concreet: vraag uiterlijk bij inschrijving naar dieetwensen en vermeld afstand, vertrektijd, verwachte fietstijd en wat deelnemers zelf moeten meenemen. Verstuur de routebeschrijving pas nadat de route nog één keer is gecontroleerd.
Geef begeleiders een kort draaiboek met route, telefoonnummers, rustpunten en hun taak. Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en werk de deelnemerslijst en locatiebevestigingen de dag voor vertrek bij.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een cultuurfietstocht?: Reken voor een tocht met meerdere culturele stops op 4 tot 6 uur. Neem naast de fietstijd ongeveer 45 tot 60 minuten per rondleiding en minimaal 15 minuten buffer per routeonderdeel op.
Hoeveel rustpunten plan je tijdens een cultuurfietstocht?: Plan minimaal één rustpunt na elke 60 tot 90 minuten fietsen. Bij warm weer, hoogteverschillen of deelnemers die minder vaak fietsen, is een extra stop halverwege verstandiger.
Wanneer moet je locaties en rondleidingen reserveren?: Leg locaties en rondleidingen bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Bezoek ze daarna nog een keer en bevestig alle afspraken opnieuw 3 tot 5 dagen voor de tocht.
Wanneer stuur je de routebeschrijving naar deelnemers?: Stuur de routebeschrijving 7 tot 10 dagen vooraf, zodra start- en eindlocatie, rustpunten en programma definitief zijn. Verstuur 24 tot 48 uur voor vertrek alleen nog een korte update over weer, wijzigingen en vertrektijd.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.