Eine Kulturfahrradtour Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Kulturfahrradtour müssen Strecke, Besichtigungen und Pausen zeitlich zusammenpassen. Beginne mit Route und Kulturorten, bevor du Einladungen verschickst oder Führungen buchst. Prüfe die Strecke mit dem Fahrrad und besuche alle Stationen vorab, damit Steigungen, Abstellplätze und Engstellen nicht am Veranstaltungstag überraschen. Danach folgen Reservierungen, Anmeldung, Helferplanung und die praktische Ausstattung für Start, Pausen und Ziel.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Route festlegen
2 Personen
2
Kulturelle Orte auswählen
2 Personen
3
Orte im Voraus besuchen
2 Personen
4
Route mit dem Fahrrad prüfen
2 Personen
5
Ruhepunkte festlegen
2 Personen
6
Startort reservieren
7
Endlocation reservieren
8
Kulturelle Führungen reservieren
2 Personen
9
Genehmigungen und Meldungen prüfen
10
Fahrradabstellplatz abstimmen
11
Versicherung prüfen
12
Einladungen verschicken
2 Personen
13
Anmeldeformular öffnen
14
Routenkarte gestalten
2 Personen
15
Programm erstellen
2 Personen
16
Anmeldungen bearbeiten
17
Ernährungswünsche erfassen
18
Bestätigungen versenden
19
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
20
Freiwilligenaufgaben verteilen
2 Personen
21
Betreuer einweisen
2 Personen
22
Wegbeschreibung veröffentlichen
23
Wettervorhersage prüfen
24
Teilnehmerliste aktualisieren
25
Locations erneut bestätigen
2 Personen
26
Einkaufen gehen
2 Personen
27
Wegweiser erstellen
2 Personen
28
Programme drucken
29
Starterpakete zusammenstellen
3 Personen
30
Fahrräder und Material prüfen
2 Personen
31
Getränke kühlen
2 Personen

Event

32
Startort aufbauen
5 Personen
33
Fahrradparkplatz markieren
2 Personen
34
Wegweiser aufstellen
3 Personen
35
Ruhezonen einrichten
4 Personen
36
Empfangstisch bereitstellen
2 Personen
37
Technik und Mikrofon testen
2 Personen
38
Infotisch einrichten
2 Personen
39
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
40
Teilnehmende empfangen
4 Personen
41
Anwesenheit erfassen
2 Personen
42
Startpakete verteilen
3 Personen
43
Fahrradkontrolle bei der Abfahrt
2 Personen
44
Begrüßungswort übernehmen
45
Sicherheitsanweisungen geben
46
Fahrradgruppe begleiten
4 Personen
47
Schlussläufer einsetzen
2 Personen
48
Kulturelle Erläuterungen geben
3 Personen
49
Kontrollen der Wegweiser durchführen
2 Personen
50
Ruhebereich 1 besetzen
2 Personen
51
Ruhepunkt besetzen
2 Personen
52
Wasser und Obst ausgeben
3 Personen
53
Getränke nachfüllen
2 Personen
54
Ankunft registrieren
2 Personen
55
Fahrräder zurückstellen
2 Personen
56
Snacks bereitstellen
3 Personen
57
Buffet aufbauen
3 Personen
58
Abendessen servieren
4 Personen
59
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
60
Kulturelles Abendprogramm begleiten
3 Personen
61
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
62
Letzte Routeninformationen geben
63
Fundsachen sammeln

Nachbereitung

64
Geschirr abräumen
3 Personen
65
Abfall trennen
3 Personen
66
Location reinigen
4 Personen
67
Startort abbauen
5 Personen
68
Wegweiser entfernen
3 Personen
69
Materialien inventarisieren
2 Personen
70
Kühlboxen leeren
2 Personen
71
Geschirr abwaschen
3 Personen
72
Fahrradpumpen prüfen
73
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
74
Wegweiser-Schilder aufbewahren
2 Personen
75
Standorte übergeben
2 Personen
76
Fundsachen zurückbringen
77
Dankesnachricht versenden
78
Fotos mit Teilnehmenden teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 70
StehtischeAnz. 4
PartyzelteAnz. 3
TischdeckenAnz. 8
FahrradständerAnz. 8
AbsperrpfostenAnz. 12
AbsperrbandAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 120
TellerAnz. 80
SchälchenAnz. 40
KaffeetassenAnz. 70
MesserAnz. 80
GabelnAnz. 80
LöffelAnz. 80
ServierlöffelAnz. 12
ServierschalenAnz. 12
KaraffenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6

Catering

KühlboxenAnz. 6
WasserhähneAnz. 3
Isolierende TragetaschenAnz. 6
ServiettenhalterAnz. 6
WarmhaltebehälterAnz. 4
BrotkörbeAnz. 6
Einkäufe

Ausstattung

Mobiles Soundsystem
FunkmikrofoneAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
PowerbanksAnz. 6
LadekabelAnz. 8
WandlautsprecherAnz. 2

Sportmaterial

FahrradpumpenAnz. 4
Multitools für FahrräderAnz. 4
ErsatzschläucheAnz. 10
ReifenheberAnz. 8
Fahrradreparaturständer
FahrradhelmeAnz. 6
WarnwestenAnz. 12
Ersatz-FahrradschlösserAnz. 8
Erste-Hilfe-TaschenAnz. 2
RettungsdeckenAnz. 6

Dekoration

WegweiserAnz. 30
WegweiserAnz. 20
InfotafelnAnz. 8
ProgrammhefteAnz. 80
RoutenpläneAnz. 80
NamensschilderAnz. 80
BadgehalterAnz. 80
StifteAnz. 12
MarkerAnz. 8
KlebestiftAnz. 4
TischdekorationAnz. 12
WimpelkettenAnz. 6

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 6
LED-LampenAnz. 8
TaschenlampenAnz. 8

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KüchenmesserAnz. 6
SchälerAnz. 3
MessbecherAnz. 3
SchälchenAnz. 12
AluminiumfolieAnz. 3
FrischhaltefolieAnz. 3
ServierzangenAnz. 8

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
HanddesinfektionsständerAnz. 6
PutzeimerAnz. 4
PutzlappenAnz. 20
SpülwannenAnz. 3
Besen und KehrblechAnz. 3
WischmopsAnz. 3

Tipps

Lege zuerst Datum, Route und Kulturorte fest. Plane pro Station feste Zeitfenster und mindestens einen Ruhepunkt ein, statt die Fahrzeit knapp zwischen zwei Führungen zu schieben.
Fahre die komplette Strecke vorab mit dem Fahrrad ab. Rechne zusätzlich etwa 15 Minuten Puffer pro Streckenabschnitt ein, damit Fotostopps, langsamere Teilnehmende und kurze Orientierungsfragen nicht das Programm verschieben.
Sichere Führungen, Startort und Endlocation frühzeitig schriftlich. Prüfe außerdem Genehmigungen, Meldungen, Versicherung und Fahrradabstellplätze, bevor du die Einladung mit verbindlichen Angaben verschickst.
Öffne die Anmeldung mit einer klaren Frist und erfasse Ernährungswünsche direkt. Verschicke Bestätigungen erst nach der Prüfung der Teilnehmerzahl; für die Verpflegung solltest du etwa 5 bis 10 Prozent Reserve einplanen.
Weise Freiwillige und Betreuer spätestens eine Woche vorher in ihre Aufgaben ein. Aktualisiere Teilnehmerliste, Wettervorhersage und Wegbeschreibung am Vortag und bestätige alle Locations noch einmal.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Kulturfahrradtour planen?: Starte mindestens 8 bis 12 Wochen vorher, wenn mehrere Kulturorte, Führungen und Reservierungen dazugehören. Genehmigungen, Versicherung und die Endlocation solltest du direkt nach der Routenauswahl prüfen.
Wie viel Zeit sollte eine Kulturfahrradtour dauern?: Plane für eine Tour mit drei bis vier Kulturstationen meist 4 bis 6 Stunden ein. Pro Station sind etwa 45 bis 60 Minuten sinnvoll, zusätzlich brauchst du Fahrzeit, Pausen und mindestens 15 Minuten Puffer je Abschnitt.
Wie viele Helfer braucht eine Kulturfahrradtour?: Für bis zu 20 Teilnehmende reichen meist zwei Helfer: eine Person vorne und eine am Ende der Gruppe. Bei 21 bis 40 Personen solltest du mindestens drei bis vier Betreuer einteilen und die Gruppe gegebenenfalls teilen.
Was muss man bei schlechtem Wetter vorbereiten?: Prüfe die Wettervorhersage spätestens 48 Stunden vorher und lege eine klare Absage- oder Alternativregel fest. Informiere alle Angemeldeten spätestens am Vorabend über Änderungen an Route, Treffpunkt oder Programm.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.