Zo organiseer je een Cultuurdag zonder last-minute chaos

Begin met de datum, het programma en een realistische schatting van deelnemers en bezoekers. Reserveer daarna de ruimtes en leg optredens en workshops vast, zodat je weet welke techniek, materialen en begeleiding nodig zijn. Werk vervolgens de aanmeldingen, dieetwensen, vrijwilligers en catering uit. In de laatste fase draait alles om aantallen controleren, materialen per ruimte klaarzetten en een duidelijke looproute maken. Zo voorkom je dat ontvangst, workshops en optredens elkaar op de dag zelf in de weg zitten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Deelnemers en bezoekers schatten
2 personen
3
Ruimtes en lokalen reserveren
2 personen
4
Optredens en workshops vastleggen
3 personen
5
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
2 personen
9
Vrijwilligers indelen
2 personen
10
Workshopmaterialen inventariseren
2 personen
11
Optredens technisch afstemmen
2 personen
12
Cateringmenu samenstellen
3 personen
13
Leveranciers en boodschappen bepalen
2 personen
14
Plattegrond en looproute maken
2 personen
15
Programma en bewegwijzering printen
2 personen
16
Aanmeldlijst en badges maken
2 personen
17
Deelnemersaantallen controleren
2 personen
18
Boodschappen doen
3 personen
19
Verse producten ophalen
2 personen
20
Materialen per ruimte klaarzetten
4 personen
21
Eten gekoeld opslaan
2 personen

Event

22
Locatie openen
2 personen
23
Tafels en stoelen opstellen
5 personen
24
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
25
Workshopruimtes inrichten
5 personen
26
Decoratie ophangen
4 personen
27
Routeborden plaatsen
2 personen
28
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
29
Microfoons testen
2 personen
30
Presentatiebestanden controleren
2 personen
31
Cateringbuffet opbouwen
5 personen
32
Dranken koud zetten
2 personen
33
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
34
Hapjes voorbereiden
4 personen
35
Allergenenkaartjes plaatsen
2 personen
36
Vrijwilligers instrueren
3 personen
37
Registratietafel bemensen
2 personen
38
Bezoekers ontvangen
3 personen
39
Programma toelichten
40
Openingswoord verzorgen
41
Eerste workshops begeleiden
8 personen
42
Dranken bijvullen
2 personen
43
Pauzehapjes serveren
4 personen
44
Bezoekers naar optredens begeleiden
3 personen
45
Middagoptredens begeleiden
4 personen
46
Buffet opnieuw aanvullen
4 personen
47
Avondbuffet serveren
6 personen
48
Servies en afval verzamelen
3 personen
49
Avondoptredens begeleiden
4 personen
50
Licht en geluid bedienen
2 personen
51
Programmawijzigingen omroepen
52
Toiletten tussentijds controleren
2 personen
53
Laatste drankronde verzorgen
2 personen
54
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

55
Apparatuur uitschakelen
2 personen
56
Eten veilig verpakken
3 personen
57
Afval naar verzamelpunt brengen
3 personen
58
Servies afwassen
4 personen
59
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
60
Workshopmaterialen verzamelen
3 personen
61
Decoratie verwijderen
3 personen
62
Ruimtes schoonmaken
5 personen
63
Geleende materialen controleren
2 personen
64
Geleende materialen retourneren
2 personen
65
Vergeten voorwerpen verzamelen
2 personen
66
Locatie definitief afsluiten
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 12
Stoelenaantal 120
Buffettafelsaantal 4
Ontvangsttafel
Kledingrekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 8

Servies

Herbruikbare bordenaantal 140
Herbruikbare kommenaantal 80
Herbruikbare glazenaantal 160
Koffiekopjesaantal 100
Besteksetsaantal 140
Serveerlepelsaantal 16
Schaaltjesaantal 20
Kannenaantal 10

Keuken

Snijplankenaantal 8
Koksmesjesaantal 8
Mengkommenaantal 8
Maatbekersaantal 4
Keukentangenaantal 8
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4
Koelboxenaantal 6

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelkastenaantal 2
Laptopsaantal 2
Projectorenaantal 2
Projectieschermenaantal 2
Speakersaantal 2
Microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Oplaadbare batterijenaantal 12

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Wereldkaartenaantal 6
Tafelkledenaantal 16
Papieren slingersaantal 10
Naamkaartjesaantal 140
Allergenenkaartjesaantal 30
Plakbandaantal 8
Schaarsetsaantal 6
Stiftenaantal 24

Sportmateriaal

Yoga- en turnmattenaantal 20
Hoepelsaantal 8
Zachte ballenaantal 12
Springtouwenaantal 10
Spelmaterialenaantal 8

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Staande lampenaantal 4

Schoonmaak

Stofzuigersaantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 30

Catering

Boodschappen

Tips

Maak uiterlijk 6 weken vooraf een eerste programma met tijden, ruimtes en verantwoordelijken. Controleer daarna of optredens en workshops technisch passen bij de beschikbare lokalen.
Verwerk aanmeldingen doorlopend en sluit de inventarisatie van dieetwensen uiterlijk 7 dagen vooraf. Gebruik de definitieve deelnemerslijst ook voor badges, catering en de vrijwilligersindeling.
Maak per workshopruimte een aparte materiaallijst en zet die spullen op de ochtend zelf bij elkaar klaar. Zo blijven laptops, projectoren, schermen, speakers en microfoons niet verspreid over de locatie liggen.
Plan de catering op basis van de laatst gecontroleerde aantallen en haal verse producten pas kort voor de start op. Bewaar gekoelde producten direct in een koelkast of koelbox en leg folie klaar voor afdekking.
Teken minstens 3 dagen vooraf een plattegrond met ontvangstbalie, garderobe, buffet, workshopruimtes en looproute. Print programma, bewegwijzering en badges vóór de opbouw, zodat je op locatie alleen nog hoeft te plaatsen en controleren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een Cultuurdag organiseren?: Begin minimaal 8 weken vooraf met datum, programma, ruimtes en reserveringen. Plan de definitieve deelnemersaantallen, catering en materialen in de laatste 7 dagen.
Hoe maak je een programma voor een Cultuurdag?: Zet eerst de vaste optredens en workshops met hun duur en ruimte in een tijdschema. Houd per onderdeel minimaal 15 minuten wisseltijd aan en controleer of techniek en begeleiders niet dubbel zijn ingepland.
Wanneer moet je de catering voor een Cultuurdag regelen?: Stel het menu ongeveer 3 weken vooraf samen en bepaal leveranciers en boodschappen op basis van de verwachte bezoekers. Controleer de aantallen en dieetwensen opnieuw 7 dagen voor de Cultuurdag.
Hoe deel je vrijwilligers in voor een Cultuurdag?: Maak uiterlijk 2 weken vooraf een rooster met ontvangst, workshops, catering, techniek en opruimen. Plan per taak minstens één verantwoordelijke en zorg bij de ontvangst voor een korte overdracht vóór opening.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.