Organiser une Journée de la culture sans rien oublier

Une Journée de la culture réunit souvent spectacles, ateliers, accueil du public et restauration dans plusieurs espaces. Commencez par fixer la date, le programme et une estimation réaliste des participants avant de réserver les salles. Ensuite, verrouillez les inscriptions, les besoins alimentaires, les fournisseurs et la répartition des bénévoles. Les derniers préparatifs doivent surtout servir à vérifier les équipements par salle, le parcours du public et la conservation des produits frais.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Estimer les participants et les visiteurs
2 personnes
3
Réserver les espaces et les salles
2 personnes
4
Consigner les spectacles et les ateliers
3 personnes
5
Concevoir les invitations
2 personnes
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
9
Répartir les bénévoles
2 personnes
10
Inventorier le matériel de l’atelier
2 personnes
11
Coordonner techniquement les spectacles
2 personnes
12
Composer le menu traiteur
3 personnes
13
Définir les fournisseurs et les achats
2 personnes
14
Créer le plan et le parcours
2 personnes
15
Imprimer le programme et la signalétique
2 personnes
16
Créer la liste d’inscription et les badges
2 personnes
17
Vérifier le nombre de participants
2 personnes
18
Faire les courses
3 personnes
19
Récupérer les produits frais
2 personnes
20
Préparer le matériel par salle
4 personnes
21
Conserver les aliments au frais
2 personnes

Événement

22
Ouvrir le lieu
2 personnes
23
Installer les tables et les chaises
5 personnes
24
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
25
Aménager les espaces d'atelier
5 personnes
26
Installer la décoration
4 personnes
27
Installer les panneaux de parcours
2 personnes
28
Raccorder le matériel audio
2 personnes
29
Tester les microphones
2 personnes
30
Vérifier les fichiers de présentation
2 personnes
31
Monter le buffet traiteur
5 personnes
32
Mettre les boissons au frais
2 personnes
33
Préparer le café et le thé
2 personnes
34
Préparer les en-cas
4 personnes
35
Mettre en place les étiquettes d’allergènes
2 personnes
36
Briefer les bénévoles
3 personnes
37
Assurer la présence à la table d’enregistrement
2 personnes
38
Accueillir les visiteurs
3 personnes
39
Présenter le programme
40
Faire le discours d’ouverture
41
Animer les premiers ateliers
8 personnes
42
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
43
Servir les en-cas de pause
4 personnes
44
Accompagner les visiteurs vers les spectacles
3 personnes
45
Encadrer les spectacles de l’après-midi
4 personnes
46
Réapprovisionner le buffet
4 personnes
47
Servir le buffet du soir
6 personnes
48
Rassembler la vaisselle et les déchets
3 personnes
49
Encadrer les spectacles du soir
4 personnes
50
Gérer la lumière et le son
2 personnes
51
Annoncer les changements de programme
52
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
2 personnes
53
Assurer le dernier service de boissons
2 personnes
54
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

55
Éteindre l’équipement
2 personnes
56
Emballer les aliments en toute sécurité
3 personnes
57
Apporter les déchets au point de collecte
3 personnes
58
Faire la vaisselle
4 personnes
59
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
60
Rassembler le matériel d’atelier
3 personnes
61
Retirer la décoration
3 personnes
62
Nettoyer les espaces
5 personnes
63
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
64
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
65
Rassembler les objets oubliés
2 personnes
66
Finaliser la fermeture du site
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 12
Chaisesqté 120
Tables de buffetqté 4
Table d’accueil
Portants à vêtementsqté 2
Poubellesqté 8

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 140
Bols réutilisablesqté 80
Verres réutilisablesqté 160
Tasses à caféqté 100
Couvertsqté 140
Cuillères de serviceqté 16
Petits bolsqté 20
Carafesqté 10

Cuisine

Planches à découperqté 8
Couteaux d’officeqté 8
Saladiersqté 8
Verres doseursqté 4
Pinces de cuisineqté 8
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4
Glacièresqté 6

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Réfrigérateursqté 2
Ordinateurs portablesqté 2
Projecteursqté 2
Écrans de projectionqté 2
Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 3
Pieds de microqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Piles rechargeablesqté 12

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Cartes du mondeqté 6
Nappesqté 16
Guirlandes en papierqté 10
Badges nominatifsqté 140
Cartes des allergènesqté 30
Ruban adhésifqté 8
Jeux de ciseauxqté 6
Marqueursqté 24

Matériel de sport

Tapis de yoga et de gymnastiqueqté 20
Cerceauxqté 8
Balles souplesqté 12
Cordes à sauterqté 10
Matériel de jeuqté 8

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lampadairesqté 4

Nettoyage

Aspirateursqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 30

Catering

Courses

Conseils

Fixez d’abord le programme et les espaces : prévoyez une salle par atelier ou spectacle lorsque les horaires se chevauchent, puis dessinez le parcours entre l’accueil, les activités et le buffet.
Suivez les inscriptions jusqu’à la dernière semaine et vérifiez le nombre de participants quelques jours avant l’événement. Gardez une liste actualisée pour les badges, les besoins alimentaires et l’accueil.
Préparez chaque salle séparément la veille : regroupez les tables, chaises, ordinateurs, projecteurs, écrans, haut-parleurs et microphones nécessaires, au lieu de centraliser tout le matériel dans une seule pièce.
Ne reportez pas les achats frais au jour même. Récupérez les produits assez tôt pour les conserver au frais dans des réfrigérateurs ou des glacières, et vérifiez que la vaisselle réutilisable couvre le nombre attendu de visiteurs.
Prévoyez l’ouverture du lieu avec une équipe dédiée à l’installation : les tables pliantes, le comptoir d’accueil, la signalétique, les espaces d’atelier et les poubelles doivent être en place avant l’arrivée du premier participant.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une Journée de la culture ?: Commencez au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Le programme, les salles, les spectacles, les ateliers et les fournisseurs doivent être confirmés avant d’envoyer les invitations.
Combien de temps avant faut-il envoyer les invitations ?: Envoyez-les 4 à 6 semaines avant l’événement, puis fixez une date limite d’inscription environ 10 jours avant. Cela laisse le temps de traiter les réponses et les besoins alimentaires.
Quand vérifier le matériel des ateliers et des spectacles ?: Faites un premier inventaire 2 à 3 semaines avant, puis une vérification finale la veille. Testez notamment les projecteurs, écrans, haut-parleurs, microphones et machines à café dans leur salle d’utilisation.
Que faire le matin de la Journée de la culture ?: Ouvrez le lieu au moins 2 heures avant l’arrivée du public. Installez les tables et les chaises, le comptoir d’accueil, les badges, le parcours, les ateliers et le buffet, puis contrôlez le nombre de participants attendu.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.