Zo organiseer je een carnavalstocht zonder losse eindjes

Een carnavalstocht organiseren begint niet met versiering, maar met de route, eindlocatie en veiligheidsafspraken. Leg eerst vast waar de tocht start en eindigt, vraag vergunningen aan en werk het verkeersplan uit. Daarna regel je deelnemers, hulpverleners, catering, toiletten en muziek. In de laatste weken draait alles om bevestigen: de deelnemerslijst sluiten, startnummers uitdelen, vrijwilligers instrueren en controleren of alle materialen, van luidsprekers tot herbruikbare bekers, op tijd aanwezig zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en eindlocatie vastleggen
3 personen
2
Vergunningen aanvragen
2 personen
3
Verzekering controleren
4
Verkeersplan uitwerken
3 personen
5
Hulpverleners benaderen
2 personen
6
Deelnemersformulier maken
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
3 personen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
2 personen
10
Catering reserveren
2 personen
11
Muziek en omroep regelen
2 personen
12
Toiletten reserveren
13
Deelnemerslijst afsluiten
2 personen
14
Startnummers toewijzen
2 personen
15
Routekaart verspreiden
2 personen
16
Vrijwilligers indelen
2 personen
17
Verkeersregelaars instrueren
3 personen
18
EHBO-instructies delen
2 personen
19
Weersverwachting controleren
20
Buurtbewoners informeren
3 personen
21
Versiering inkopen
2 personen
22
Boodschappen doen
3 personen
23
Materialen controleren
3 personen
24
Startnummers en polsbandjes klaarleggen
2 personen
25
Hapjes voorbereiden
4 personen
26
Dranken koud zetten
2 personen
27
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
28
Tafels opstellen
4 personen
29
Stoelen opstellen
4 personen
30
Partytenten opbouwen
6 personen
31
Bar en uitgiftepunt inrichten
3 personen
32
Versiering ophangen
4 personen
33
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
34
Stroompunten beveiligen
2 personen
35
Afvalbakken plaatsen
2 personen
36
Toiletten controleren
2 personen
37
EHBO-punt inrichten
2 personen
38
Route afzetten
6 personen

Event

39
Deelnemers ontvangen
4 personen
40
Startnummers uitdelen
3 personen
41
Optochtopstelling maken
4 personen
42
Wagens controleren
3 personen
43
Verkeersposten bezetten
8 personen
44
Opening aankondigen
45
Carnavalstocht begeleiden
12 personen
46
Publiek langs de route begeleiden
6 personen
47
Muziek tijdens de tocht verzorgen
2 personen
48
Foto's van de optocht maken
2 personen
49
Deelnemers bij aankomst opvangen
3 personen
50
Prijsuitreiking voorbereiden
3 personen
51
Prijsuitreiking presenteren
2 personen
52
Hapjes serveren
4 personen
53
Dranken uitgeven
4 personen
54
Dranken bijvullen
2 personen
55
Koffie en thee bijvullen
2 personen
56
Buffet aanvullen
3 personen
57
Afvalrondes lopen
3 personen
58
Toiletten tussentijds controleren
2 personen
59
EHBO-punt bemannen
2 personen
60
Muziekprogramma afsluiten
2 personen
61
Laatste bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

62
Versiering verwijderen
4 personen
63
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
64
Partytenten afbreken
6 personen
65
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
66
Routeafzetting verwijderen
6 personen
67
Servies afwassen
3 personen
68
Bar en keuken schoonmaken
4 personen
69
Afval verzamelen
4 personen
70
Terrein schoonmaken
6 personen
71
Materialen inventariseren
2 personen
72
Geleende materialen retourneren
2 personen
73
Restanten veilig opbergen
2 personen
74
Verkeersmaterialen retourneren
2 personen
75
Routeborden verwijderen
3 personen
76
Toiletten laten ophalen
77
Foto's en deelnemerslijst archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 60
Barkrukkenaantal 6
Buffettafelsaantal 3
Garderoberekkenaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Opscheplepelsaantal 12
Schenk kannenaantal 8

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 20
Ballonnenbogenaantal 3
Papieren slingersaantal 12
Carnavalsmaskersaantal 100
Confettivrije tafeldecoratieaantal 12
Startnummerbordenaantal 80
Prijstrofeeënaantal 6
Prijzenveloppenaantal 6

Verlichting

Led-lichtsnoerenaantal 8
Led-lantaarnsaantal 12
Batterijlampenaantal 8

Veiligheid

Dranghekkenaantal 30
Verkeerskegelsaantal 40
Waarschuwingsbordenaantal 12
Reflecterende hesjesaantal 20
Zaklampenaantal 8
EHBO-koffersaantal 2
Wegwerphandschoenenaantal 4
Brandblussersaantal 3
Kabelmattenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalcontainersaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Handvegersaantal 6
Schoonmaakdoekenaantal 30
Handzeepdispensersaantal 6
Handgelhoudersaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 6
Keukenmessenaantal 6
Serveerschalenaantal 16
Serveertangenaantal 8
Koelboxthermometersaantal 4
Voedselbakken met dekselaantal 12
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4
Etikettenaantal 100

Catering

Drankdispensersaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Koelelementenaantal 24
Boodschappen

Tips

Begin minimaal 12 weken vooraf met route, eindlocatie, vergunningen en verzekering. Verkeersregelaars, hulpverleners en omwonenden hebben daarna nog tijd nodig voor instructies en afspraken.
Sluit de deelnemerslijst uiterlijk 2 weken voor de tocht. Dan kun je startnummers toewijzen, dieetwensen doorgeven aan de catering en de routekaart gericht verspreiden.
Maak voor elk onderdeel één verantwoordelijke: verkeer, EHBO, muziek en omroep, catering en ontvangst. Plan per vrijwilliger een concreet tijdstip, bijvoorbeeld aanwezig 90 minuten voor de start.
Controleer een week vooraf stroom en geluid op de eindlocatie. Test luidsprekers, microfoons, mengpaneel, verlengkabels en stekkerdozen; leg powerbanks klaar als reserve voor communicatie.
Plan het weerbesluit uiterlijk 24 uur vooraf en richt de eindlocatie praktisch in. Zet partytenten, buffettafels, koelboxen en warmhoudbakken klaar en bewaar startnummerborden, polsbandjes en prijzenveloppen op één uitgiftepunt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een carnavalstocht organiseren?: Begin minimaal 12 weken vooraf met de route, vergunningen, verzekering en het verkeersplan. Reserveer catering, toiletten, muziek en hulpverleners bij voorkeur 8 tot 10 weken voor de tocht.
Welke vergunning heb je nodig voor een carnavalstocht?: Dat hangt af van de gemeente, route en omvang van de tocht. Neem minimaal 12 weken vooraf contact op met de gemeente en vraag welke vergunningen, verkeersmaatregelen en veiligheidsdocumenten nodig zijn.
Wanneer sluit je de inschrijving voor een carnavalstocht?: Sluit de deelnemerslijst ongeveer 2 weken vooraf. Zo heb je tijd voor startnummers, routekaarten, cateringhoeveelheden en het verwerken van dieetwensen.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een carnavalstocht?: Maak minimaal 4 aparte rollen: route en verkeer, EHBO, ontvangst en catering, en muziek of omroep. Het totale aantal hangt af van de route en het aantal deelnemers; wijs iedere vrijwilliger uiterlijk 1 week vooraf een post en instructie toe.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.