Zo organiseer je een carnavalsmiddag zonder last-minute gedoe

Begin met de datum, locatie en vaste onderdelen van de carnavalsmiddag: muziek, kinderactiviteiten, hapjes en de prijzentafel. Leg daarna de zaalindeling en materialen vast, zodat je weet hoeveel tafels, stoelen, tenten en apparatuur nodig zijn. Verstuur uitnodigingen en verzamel tegelijk aanmeldingen en dieetwensen. Plan de opbouw niet op het laatste moment: reken op enkele uren voor tenten, zaal, buffet, versiering en geluid.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie en zaalindeling bevestigen
2 personen
3
Partytenten en materiaal reserveren
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Muziekprogramma samenstellen
2 personen
8
Kinderactiviteiten voorbereiden
2 personen
9
Prijzentafel samenstellen
2 personen
10
Vrijwilligers indelen
2 personen
11
Leveringen controleren
2 personen
12
Voorraad en dieetwensen controleren
2 personen
13
Boodschappen doen
3 personen
14
Koelruimte inrichten
2 personen
15
Hapjes en ingrediënten voorbereiden
4 personen
16
Muziek en spelmateriaal klaarzetten
2 personen
17
Zaal en entree controleren
2 personen
18
Partytenten opbouwen
4 personen
19
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
20
Buffet en bar opbouwen
3 personen
21
Versiering ophangen
4 personen
22
Verlichting ophangen
2 personen
23
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
24
Kinderhoek inrichten
2 personen
25
Prijzentafel klaarzetten
2 personen
26
Hapjes en drank koelen
3 personen
27
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
28
Buffet en dieetopties labelen
2 personen
29
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
30
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

31
Gasten ontvangen
3 personen
32
Consumptiebonnen uitdelen
2 personen
33
Muziek verzorgen
34
Koffie en thee serveren
2 personen
35
Hapjes serveren
3 personen
36
Kinderactiviteiten begeleiden
3 personen
37
Carnavalsoptocht begeleiden
4 personen
38
Dranken bijvullen
2 personen
39
Buffet bijvullen
2 personen
40
Warme snacks bereiden
3 personen
41
Warme maaltijd serveren
4 personen
42
Servies en glazen afruimen
2 personen
43
Afvalbakken legen
2 personen
44
Prijsuitreiking begeleiden
2 personen
45
Afscheid en uitgang begeleiden
3 personen
46
Eindronde en laatste bediening
2 personen

Nazorg

47
Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
48
Restanten veilig koelen
2 personen
49
Versiering verwijderen
4 personen
50
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
51
Afval verzamelen
3 personen
52
Servies en keukenmateriaal afwassen
3 personen
53
Zaal en toiletten schoonmaken
4 personen
54
Overgebleven eten verdelen
2 personen
55
Partytenten afbreken
4 personen
56
Materialen inventariseren
2 personen
57
Geleende materialen retourneren
2 personen
58
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 80
Buffettafelsaantal 3
Statafelsaantal 4
Garderoberekkenaantal 2

Servies

Herbruikbare bordenaantal 100
Herbruikbare kommenaantal 80
Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 60
Besteksetsaantal 100
Opscheplepelsaantal 10
Schenkkanenaantal 6
Serveerbladenaantal 8

Apparatuur

Speakersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonaantal 2
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2

Decoratie

Carnavalsvlaggenaantal 20
Serpentinesaantal 30
Ballonnenaantal 150
Ballonnenpompaantal 2
Feestelijke tafelkleedjesaantal 12
Fotowand
Fotopropsaantal 30
Naambordjesaantal 100
Krijtbordenaantal 4

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
LED-lampenaantal 8

Sportmateriaal

Hoepelsaantal 6
Pittenzakkenaantal 12
Kegelsaantal 12
Springtouwenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Mengkommenaantal 6
Tangenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Aluminium serveerschalenaantal 20
Koelelementenaantal 20

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezem en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Microvezeldoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Zet het programma eerst op tijdsblokken van 30 tot 60 minuten. Plan naast muziek en spel ook ruimte voor binnenkomst, eten, prijsuitreiking en opruimen; anders loopt het middaggedeelte snel uit.
Verzamel dieetwensen uiterlijk één week vooraf en leg die apart vast voor de boodschappen en het buffet. Controleer de voorraad nog een keer voordat je gaat koken of hapjes klaarmaakt.
Wijs per taak een naam en begintijd toe aan vrijwilligers. Zorg dat er bij de entree, kinderhoek, bar en geluidsinstallatie steeds één aanspreekpunt is; één persoon kan niet vier plekken tegelijk bewaken.
Test speakers, mengpaneel, microfoon, verlengsnoeren en stekkerdozen vóór de gasten komen. Leg muziek en spelmateriaal de avond ervoor klaar en houd een reservekabel of tweede afspeelmogelijkheid bij de hand.
Richt de zaal in een vaste volgorde in: eerst tenten, tafels en stoelen, daarna buffet en bar, vervolgens versiering, verlichting, kinderhoek en prijzentafel. Houd de entree en looproute vrij en zet koelboxen en warmhoudbakken pas neer nadat de indeling vaststaat.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een carnavalsmiddag organiseren?: Leg datum, locatie en programma bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen uiterlijk 4 weken voor de middag en sluit de aanmeldingen ongeveer 1 week vooraf.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een carnavalsmiddag op te bouwen?: Plan minimaal 3 uur voor de opbouw van tenten, zaal, buffet, versiering, kinderhoek en geluid. Laat techniek en materiaal nog 30 minuten vóór binnenkomst testen.
Wanneer moet ik dieetwensen voor een carnavalsmiddag vragen?: Vraag dieetwensen tegelijk met de aanmelding en verwerk ze uiterlijk 7 dagen vooraf. Controleer op de dag zelf of de gemarkeerde hapjes en ingrediënten gescheiden zijn gehouden.
Hoe deel ik vrijwilligers in voor een carnavalsmiddag?: Maak uiterlijk 1 week vooraf een rooster met blokken van 2 tot 3 uur. Plan ten minste één aanspreekpunt voor de entree, kinderactiviteiten, bar of buffet en muziek; wissel vrijwilligers af tijdens de middag.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.