Organiser un après-midi carnaval sans rien laisser au dernier moment

Pour un après-midi carnaval, commencez par fixer la date, le programme et la configuration de la salle avant d’envoyer les invitations. Les inscriptions servent ensuite à prévoir les besoins alimentaires, les quantités et le nombre de bénévoles. Réservez rapidement les tentes et le matériel, puis préparez séparément la musique, les activités pour enfants et la table des prix. La dernière étape consiste à installer la salle, le buffet, le bar, la décoration et la sonorisation dans un ordre qui évite les retours en arrière.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Confirmer le lieu et l’agencement de la salle
2 personnes
3
Réserver les tentes de fête et le matériel
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Établir le programme musical
2 personnes
8
Préparer les activités pour enfants
2 personnes
9
Composer la table des prix
2 personnes
10
Répartir les bénévoles
2 personnes
11
Vérifier les livraisons
2 personnes
12
Contrôler les stocks et les régimes alimentaires
2 personnes
13
Faire les courses
3 personnes
14
Aménager la chambre froide
2 personnes
15
Préparer les en-cas et les ingrédients
4 personnes
16
Préparer la musique et le matériel de jeu
2 personnes
17
Vérifier la salle et l'entrée
2 personnes
18
Monter les tentes de réception
4 personnes
19
Installer les tables et les chaises
4 personnes
20
Monter le buffet et le bar
3 personnes
21
Suspendre la décoration
4 personnes
22
Installer l'éclairage
2 personnes
23
Raccorder la sonorisation
2 personnes
24
Aménager l’espace enfants
2 personnes
25
Préparer la table des prix
2 personnes
26
Rafraîchir les en-cas et les boissons
3 personnes
27
Préparer le café et le thé
2 personnes
28
Étiqueter le buffet et les options diététiques
2 personnes
29
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
30
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

31
Accueillir les invités
3 personnes
32
Distribuer les bons de consommation
2 personnes
33
Fournir la musique
34
Servir le café et le thé
2 personnes
35
Servir des amuse-bouches
3 personnes
36
Encadrer les activités pour enfants
3 personnes
37
Accompagner le défilé carnavalesque
4 personnes
38
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
39
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
40
Préparer des snacks chauds
3 personnes
41
Servir le repas chaud
4 personnes
42
Débarrasser la vaisselle et les verres
2 personnes
43
Vider les poubelles
2 personnes
44
Animer la remise des prix
2 personnes
45
Accompagner l’au revoir et la sortie
3 personnes
46
Dernier tour et dernier service
2 personnes

Suivi

47
Éteindre l'installation sonore
2 personnes
48
Refroidir les restes en toute sécurité
2 personnes
49
Retirer la décoration
4 personnes
50
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
51
Rassembler les déchets
3 personnes
52
Laver la vaisselle et le matériel de cuisine
3 personnes
53
Nettoyer la salle et les toilettes
4 personnes
54
Distribuer les restes
2 personnes
55
Démonter les tentes de fête
4 personnes
56
Inventorier le matériel
2 personnes
57
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
58
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 8
Chaisesqté 80
Tables de buffetqté 3
Tables hautesqté 4
Portantsqté 2

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 100
Bols réutilisablesqté 80
Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 60
Couvertsqté 100
Louchesqté 10
Carafesqté 6
Plateaux de serviceqté 8

Équipement

Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphoneqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Glacièresqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 4
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2

Décoration

Drapeaux de carnavalqté 20
Serpentinsqté 30
Ballonsqté 150
Pompe à ballonsqté 2
Nappes festivesqté 12
Mur photo
Accessoires photoqté 30
Badges nominatifsqté 100
Panneaux en ardoiseqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes LEDqté 8

Matériel de sport

Cerceauxqté 6
Sacs de sableqté 12
Cônesqté 12
Cordes à sauterqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Saladiersqté 6
Pincesqté 6
Verres doseursqté 3
Plateaux de service en aluminiumqté 20
Pains de glaceqté 20

Nettoyage

Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Balai et pelleqté 2
Gants de nettoyageqté 6
Chiffons microfibresqté 12

Catering

Courses

Conseils

Fixez le programme avant les invitations : prévoyez des horaires précis pour l’accueil, le buffet, les jeux, la remise des prix et la fin de l’après-midi. Vous pourrez ainsi indiquer une heure d’arrivée claire aux participants.
Clôturez les inscriptions au moins 7 jours avant l’événement. À ce moment-là, rassemblez les régimes alimentaires, vérifiez les stocks et ajustez les achats plutôt que de découvrir les besoins le jour même.
Attribuez chaque mission à un bénévole avec une heure de présence. Prévoyez notamment une personne pour l’entrée, une pour le buffet, une pour les enfants et une pour la musique ; sinon les mêmes personnes devront tout gérer.
Contrôlez les livraisons dès leur arrivée, idéalement la veille ou le matin de l’événement. Vérifiez les tentes, les tables, les chaises, les rallonges, les multiprises, les glacières et les bacs de maintien au chaud avant de commencer l’installation.
Installez d’abord les tables et les chaises, puis le buffet, le bar et l’espace enfants ; terminez par les serpentins, ballons, drapeaux et le mur photo. Gardez les câbles de la sonorisation hors des passages et testez les haut-parleurs et le microphone avant l’ouverture.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un après-midi carnaval ?: Envoyez-les 3 à 4 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite d’inscription environ 7 jours avant l’événement afin de connaître les quantités, les régimes alimentaires et les besoins en matériel.
Combien de bénévoles faut-il pour un après-midi carnaval ?: Prévoyez au moins 1 bénévole pour l’accueil, 1 pour le buffet et le bar, 1 pour les activités enfants et 1 pour la musique ou la sonorisation. Ajoutez une personne de coordination si l’installation comprend des tentes et plusieurs espaces.
Quand installer la décoration et la sonorisation ?: Installez les tables, les chaises et les espaces de service avant la décoration. Faites le test du microphone et des haut-parleurs au moins 60 minutes avant l’arrivée du public, puis suspendez les décorations sans bloquer les câbles ni les sorties.
Comment prévoir les boissons pour un après-midi carnaval ?: Pour la première heure, comptez 2 à 3 boissons par personne, puis environ 1 à 2 boissons par heure supplémentaire. Ajoutez une marge de 10 % et gardez les boissons au frais dans des glacières ou une chambre froide avant le service.

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