Zo organiseer je een campingspelletjesdag

Begin met een datum, een speelveld en een duidelijke eindtijd. Daarna verzamel je aanmeldingen, dieetwensen en teaminformatie, zodat je het spelprogramma, wedstrijdschema en eten op aantallen kunt afstemmen. Regel het materiaal uiterlijk een week vooraf en controleer de weersverwachting opnieuw in de laatste 48 uur. Op de dag zelf werk je van opbouw naar wedstrijdposten, barbecue en prijsuitreiking; zo voorkom je dat deelnemers wachten op spullen of uitleg.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2
Speelveld reserveren
3
Uitnodigingen versturen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Spelprogramma samenstellen
2 personen
7
Teams en wedstrijdschema maken
2 personen
8
Spelregels uitschrijven
9
Weersverwachting controleren
10
Deelnemersaantal bevestigen
11
Boodschappenlijst controleren
12
Spelmateriaal controleren
2 personen
13
Boodschappen doen
2 personen
14
Dranken koelen
2 personen
15
Groenten en fruit voorbereiden
2 personen
16
Vlees en vegetarische producten verpakken
2 personen
17
Prijsjes klaarleggen
18
Wedstrijdformulieren printen

Event

19
Locatie en toiletten controleren
2 personen
20
Partytenten opzetten
4 personen
21
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
22
Spelvelden uitzetten
3 personen
23
Wedstrijdposten inrichten
3 personen
24
Versiering ophangen
2 personen
25
Muziek en verlichting aansluiten
2 personen
26
Buffet en drankentafel inrichten
3 personen
27
Inschrijving openen
2 personen
28
Spelregels en programma uitleggen
29
Spelronde één begeleiden
4 personen
30
Dranken bijvullen
2 personen
31
Hapjes aanvullen
2 personen
32
Spelronde twee begeleiden
4 personen
33
Pauze en vrije spellen begeleiden
3 personen
34
Barbecue aansteken
2 personen
35
Barbecue voorbereiden
3 personen
36
Barbecue serveren
4 personen
37
Spelronde drie begeleiden
4 personen
38
Eindstanden verwerken
2 personen
39
Prijzen uitreiken
2 personen
40
Laatste drankronde verzorgen
2 personen

Nazorg

41
Spelmateriaal verzamelen
3 personen
42
Afval scheiden en afvoeren
3 personen
43
Servies en barbecue schoonmaken
3 personen
44
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
45
Tenten en versiering afbreken
4 personen
46
Terrein schoon achterlaten
3 personen
47
Geleende spullen retourneren
2 personen
48
Overgebleven materialen opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 48
Buffettafelsaantal 2
Afvalbakkenaantal 4

Servies

Herbruikbare bordenaantal 50
Herbruikbare kommenaantal 50
Herbruikbare bekersaantal 80
Besteksetsaantal 50
Serveerschalenaantal 8
Schenkkannenaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Tafelkledenaantal 8
Naamstickersaantal 60
Prijzenaantal 12

Apparatuur

Barbecueaantal 2
Koelboxenaantal 4
Draagbare speaker
Verlengkabelsaantal 3
Oplaadbare powerbanksaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 3
Barbecuetangenaantal 4
Aluminium schalenaantal 6
IJsblokjesbakkenaantal 4

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4
Lantaarnsaantal 6
Reservebatterijenaantal 24

Sportmateriaal

Kubbspelaantal 2
Frisbeesaantal 6
Softballenaantal 6
Tennisballenaantal 12
Pionnenaantal 24
Touwtrektouw
Springtouwenaantal 6
Waterballonnenaantal 200
Meetlintenaantal 3
Stopwatchesaantal 4
Scorebordenaantal 4
Krijtaantal 6

Schoonmaak

Afwasteilenaantal 4
Afwasborstelsaantal 4
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Maak het programma vóór je teams indeelt. Plan per spel een vaste speeltijd, wisselmoment en korte uitleg; zet de regels ook op de wedstrijdformulieren, zodat elke post hetzelfde werkt.
Bevestig het deelnemersaantal uiterlijk 3 dagen vooraf. Gebruik dat aantal voor eten, drinken, bekers en stoelen en controleer meteen of alle dieetwensen zijn verwerkt.
Controleer spelmateriaal minstens 7 dagen vooraf. Test bijvoorbeeld het Kubbspel en de frisbees, leg ontbrekende onderdelen apart en maak per wedstrijdpost een eigen materiaalset.
Plan de opbouw met minimaal 2 uur speling. Zet eerst partytenten, tafels, stoelen en afvalbakken neer, markeer daarna de speelvelden en richt pas vervolgens de wedstrijdposten en barbecue in.
Maak een weerbesluit uiterlijk 48 uur vooraf. Controleer of de partytenten, verlengkabels, verlichting en koelboxen bruikbaar zijn bij het verwachte weer en communiceer een wijziging direct aan alle deelnemers.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een campingspelletjesdag organiseren?: Leg datum, locatie en speelveld bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen uiterlijk 3 weken vooraf en sluit de aanmeldingen ongeveer 7 dagen voor de spelletjesdag.
Hoeveel tijd heb je nodig om een campingspelletjesdag op te bouwen?: Reserveer minimaal 2 uur voor de opbouw met een team van 3 tot 4 personen. Reken extra tijd als je meerdere spelvelden, wedstrijdposten, partytenten en verlichting moet plaatsen.
Hoeveel drinken moet ik inkopen voor een campingspelletjesdag?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 tot 2 per uur, afhankelijk van temperatuur en inspanning. Koel de drank uiterlijk de avond ervoor en houd extra water apart voor actieve deelnemers.
Wanneer maak je de teams en het wedstrijdschema?: Maak de teams en het schema 3 tot 5 dagen vooraf, zodra het deelnemersaantal definitief is. Print de formulieren uiterlijk de dag ervoor en leg per post de regels en benodigde spullen klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.