Zo organiseer je een campingpotluck zonder gedoe

Begin een campingpotluck niet met het eten, maar met de kampeerplek en de deelnemerslijst. Zodra de locatie vaststaat, verzamel je dieetwensen en verdeel je de potluckgerechten voordat mensen zelf iets meenemen. Plan daarna de koeling, tafels, verlichting en een slechtweeroptie. Op de dag zelf werk je van locatiecontrole naar opbouw, buffet en ontvangst. Zo voorkom je dat gerechten te laat gekoeld worden, allergenen onduidelijk zijn of de koffie pas na het eten beschikbaar is.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Kampeerplek bevestigen
2
Uitnodigingen versturen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Potluckgerechten verdelen
6
Deelnemerslijst bijwerken
7
Weersverwachting controleren
8
Laatste deelnemersbericht sturen
9
Boodschappen doen
2 personen
10
Materialen verzamelen
2 personen
11
Koelboxen vullen
2 personen
12
Houdbare boodschappen klaarzetten
13
Locatie controleren
2 personen
14
Tafels opstellen
3 personen
15
Stoelen plaatsen
3 personen
16
Partytenten opzetten
4 personen
17
Decoratie ophangen
2 personen
18
Verlichting ophangen
2 personen
19
Buffettafels inrichten
3 personen
20
Dranken koud zetten
2 personen
21
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
22
Allergenenbordjes klaarzetten
23
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
24
Afvalpunten plaatsen

Event

25
Welkomsttafel bemannen
2 personen
26
Gasten ontvangen
2 personen
27
Potluckgerechten registreren
28
Gerechten op buffet zetten
2 personen
29
Aperitiefhapjes serveren
2 personen
30
Dranken bijvullen
2 personen
31
Koffie en thee schenken
32
Buffet openen
33
Buffet controleren
2 personen
34
Warme gerechten bijhouden
2 personen
35
Servies verzamelen
2 personen
36
Afval tussentijds verwijderen
37
Dessert en fruit serveren
2 personen
38
Verlichting inschakelen
39
Laatste ronde dranken verzorgen
40
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

41
Eten gekoeld opbergen
2 personen
42
Tafels en stoelen afruimen
3 personen
43
Servies afwassen
3 personen
44
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
45
Verlichting en decoratie verwijderen
2 personen
46
Partytenten afbreken
4 personen
47
Locatie schoon opleveren
3 personen
48
Materialen terugbrengen
2 personen
49
Overgebleven eten verdelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 55
Buffettafelsaantal 3
Krukkenaantal 6

Servies

Herbruikbare bordenaantal 60
Herbruikbare kommenaantal 60
Herbruikbare glazenaantal 70
Mokkenaantal 40
Herbruikbaar bestekaantal 70
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Tangenaantal 6
Aluminium schalenaantal 10
Warmhoudbakkenaantal 4
Waterkokersaantal 2

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Bluetoothspeaker
Oplaadbare powerbanksaantal 3

Verlichting

Lichtslingersaantal 4
Ledlampenaantal 6
Zaklampenaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Vlaggenlijnenaantal 4
Naamkaartjesaantal 60

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Afwasbakkenaantal 3
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 12
Handveger en blikaantal 2
Bezem

Veiligheid

EHBO-kit
Brandblusser

Catering

Boodschappen

Tips

Bevestig de kampeerplek eerst en stuur daarna de uitnodigingen. Vraag uiterlijk 7 dagen vooraf om aanmelding, dieetwensen en het gerecht dat iemand meeneemt.
Verdeel de gerechten per deelnemer of groep en houd de lijst bij. Plan naast hoofdgerechten ook voldoende bijgerechten, brood, drinken en iets dat zonder koeling houdbaar blijft.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en bepaal wanneer de partytenten nodig zijn. Zet tafels en buffettafels zo neer dat deelnemers ook onder de tent kunnen opscheppen.
Koel bederfelijke gerechten direct in koelboxen en zet dranken apart. Reken per deelnemer op een eigen bord, kom, glas, mok en bestek; leg daarnaast opscheplepels, serveerschalen en tangen klaar.
Richt vóór aankomst een welkomsttafel, allergenenbordjes, afvalpunten en verlichting in. Test verlengsnoeren en stekkerdozen vóór het donker en houd zaklampen en powerbanks beschikbaar.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een campingpotluck versturen?: Stuur de uitnodigingen bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf. Vraag om een definitieve aanmelding en dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor vertrek, zodat je gerechten en materiaal kunt verdelen.
Hoeveel eten moet iedereen meenemen voor een campingpotluck?: Spreek per persoon af of iemand een hoofdgerecht, bijgerecht of dessert voor ongeveer 4 tot 6 eters meeneemt. Zo ontstaat bij 20 deelnemers eten voor circa 20 tot 30 porties zonder dat iedereen hetzelfde gerecht kiest.
Hoe houd ik potluckgerechten koel op de camping?: Gebruik minstens 2 koelboxen als je voor ongeveer 10 tot 15 personen eten meeneemt: één voor bederfelijke gerechten en één voor dranken. Koel de gerechten vanaf het inpakken en zet ze pas vlak voor het buffet op tafel.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een campingpotluck op te bouwen?: Plan 2 tot 3 uur vóór aankomst van de gasten voor locatiecontrole, tenten, tafels, verlichting, buffet en koffie- en theepunt. Reserveer daarna nog 30 minuten voor het koud zetten van dranken en het controleren van allergenenbordjes.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.