Zo organiseer je een campingmuziekavond

Begin een campingmuziekavond niet met versiering, maar met het programma, de locatie en de stroomvoorziening. Bevestig muzikanten vroeg, verzamel dieetwensen en stem de opstelling af op tenten, publiek en geluidsapparatuur. Controleer vlak voor de avond het weer, de boodschappen en het terrein. Op de dag zelf werk je van buiten naar binnen: terrein vrijmaken, tenten en zitplaatsen opbouwen, geluid testen en daarna buffet, bar en verlichting inrichten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2
Aanmeldingen verwerken
3
Dieetwensen verzamelen
4
Muzikanten bevestigen
5
Muziekprogramma maken
6
Stroomvoorziening controleren
2 personen
7
Weersverwachting controleren
8
Boodschappenlijst controleren
9
Boodschappen doen
2 personen
10
Koelboxen vullen
2 personen
11
Locatie inspecteren
2 personen
12
Terrein vrijmaken
3 personen
13
Partytenten opbouwen
4 personen
14
Tafels opstellen
3 personen
15
Stoelen en banken plaatsen
3 personen
16
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
17
Microfoons testen
2 personen
18
Verlichting ophangen
3 personen
19
Versiering ophangen
2 personen
20
Buffet en bar inrichten
3 personen
21
Hapjes voorbereiden
3 personen
22
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
23
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
24
Afvalpunten plaatsen
2 personen

Event

25
Welkomsttafel bemannen
2 personen
26
Gasten ontvangen
2 personen
27
Dranken serveren
2 personen
28
Hapjes serveren
2 personen
29
Muziekprogramma aankondigen
30
Liveoptredens begeleiden
2 personen
31
Dranken bijvullen
2 personen
32
Afval verzamelen
2 personen
33
Laatste nummer aankondigen
34
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

35
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
36
Meubilair afbreken
4 personen
37
Verlichting en decoratie verwijderen
3 personen
38
Servies afwassen
3 personen
39
Terrein schoonmaken
4 personen
40
Afval wegbrengen
2 personen
41
Materialen drogen en opbergen
2 personen
42
Geleende spullen retourneren
2 personen
43
Restanten gekoeld opbergen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 50
Bierbankenaantal 6
Tafelkledenaantal 6
Koelboxenaantal 4

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 70
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Serveerbladenaantal 6
Serveertangenaantal 4

Keuken

Waterkokersaantal 2
Koffiethermoskannenaantal 3
Snijplankenaantal 2
Keukenmessenaantal 4
Koelrekkenaantal 2

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Audiomixer
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
Muziekbron
Audiokabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Verlengkabelsaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Welkomstbord

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
LED-lantaarnsaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Recyclingbakkenaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 12

Veiligheid

EHBO-koffer
Brandblussersaantal 2
Zaklampenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Maak het muziekprogramma uiterlijk twee weken vooraf en plan per optreden tijd voor wisselen, stemmen en een korte pauze. Bevestig ook wie de muziekbron en microfoons bedient.
Controleer de stroomvoorziening vóór je geluidsapparatuur aansluit. Test actieve speakers, audiomixer, draadloze microfoons, kabels en stekkerdozen minstens 2 uur voor de eerste muzikant.
Houd een alternatief voor regen klaar: bouw partytenten vóór het buffet op en controleer de weersverwachting opnieuw 24 uur en 3 uur voor aanvang. Zet tafels en stoelen zo dat looppaden vrij blijven.
Vul koelboxen zodra de boodschappen binnen zijn en zet drinken pas kort voor ontvangst klaar. Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en verzamel dieetwensen uiterlijk een week vooraf.
Richt welkomsttafel, afvalpunten en recyclingbakken in voordat gasten komen. Hang lichtslingers en plaats LED-lantaarns vóór het donker, zodat de route tussen tenten, bar en zitplaatsen zichtbaar blijft.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren organiseer je een campingmuziekavond?: Begin 6 tot 8 weken vooraf met uitnodigingen, aanmeldingen en het bevestigen van muzikanten. Leg het muziekprogramma, dieetwensen en de terreinindeling uiterlijk 2 weken vooraf vast.
Hoeveel drank heb je nodig voor een campingmuziekavond?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en vul daarna aan op basis van de geplande duur en het weer. Zet daarnaast vanaf het begin water klaar bij de bar en op een tweede, duidelijk zichtbare plek.
Wanneer moet je het geluid testen bij een campingmuziekavond?: Sluit de geluidsapparatuur minimaal 2 uur voor aanvang aan en test elke microfoon, speaker, audiokabel en muziekbron afzonderlijk. Doe na de soundcheck nog een korte controle zodra alle tenten en zitplaatsen staan, omdat die de akoestiek kunnen veranderen.
Wat doe je bij regen tijdens een campingmuziekavond?: Controleer de weersverwachting 24 uur en 3 uur vooraf en bouw partytenten op voordat je buffet en apparatuur buiten zet. Houd kabels en stekkerdozen droog en verplaats alleen het programma wanneer de speelplek niet veilig blijft.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.