Zo organiseer je een camping reünie

Begin met de campingplaats en de groepsgrootte; die bepalen de rest van je planning. Verstuur daarna uitnodigingen, verzamel dieetwensen en controleer contactgegevens voordat je de barbecue, boodschappen en indeling vastlegt. Werk toe naar een duidelijke aankomst, herkenbare kampeerplekken en een programma dat iedereen vooraf ontvangt. Plan daarnaast tijd voor een locatie-inspectie, verlichting en een alternatief bij regen, want juist die praktische details worden bij een camping reünie vaak te laat geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2
Aanmeldingen verwerken
3
Dieetwensen verzamelen
4
Contactgegevens controleren
5
Campingplaats reserveren
6
Barbecue reserveren
7
Programma versturen
8
Weersvoorspelling controleren
9
Boodschappenlijst controleren
2 personen
10
Boodschappen doen
2 personen
11
Dranken koelen
2 personen
12
Materialen verzamelen
2 personen
13
Herinnering versturen
14
Locatie inspecteren
2 personen
15
Kampeerplekken markeren
2 personen
16
Tafels opstellen
3 personen
17
Stoelen plaatsen
3 personen
18
Partytenten opbouwen
4 personen
19
Verlichting ophangen
2 personen
20
Decoratie ophangen
2 personen
21
Inchecktafel inrichten
2 personen
22
Naamkaartjes klaarleggen
23
Barbecue opstellen
2 personen
24
Buffettafels inrichten
2 personen
25
Afvalpunten plaatsen
26
Muziek testen

Event

27
Deelnemers ontvangen
3 personen
28
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
29
Kampeerplekken aanwijzen
2 personen
30
Koffie en thee serveren
2 personen
31
Dranken bijvullen
2 personen
32
Activiteiten uitleggen
2 personen
33
Groepsfoto maken
2 personen
34
Spelronde begeleiden
3 personen
35
Hapjes serveren
2 personen
36
Barbecue aansteken
2 personen
37
Barbecue voorbereiden
3 personen
38
Barbecue serveren
4 personen
39
Buffet aanvullen
2 personen
40
Servies afruimen
2 personen
41
Herinneringen verzamelen
2 personen
42
Avondprogramma begeleiden
2 personen
43
Verlichting controleren
44
Laatste drankronde verzorgen
2 personen
45
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

46
Barbecue veilig doven
2 personen
47
Afval verzamelen
3 personen
48
Locatie afsluiten
2 personen
49
Kampeerspullen verzamelen
2 personen
50
Tenten en partytenten afbreken
4 personen
51
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
52
Servies afwassen
3 personen
53
Koelboxen legen
2 personen
54
Terrein schoonmaken
4 personen
55
Materialen inventariseren
2 personen
56
Geleende spullen retourneren
2 personen
57
Afval afvoeren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 45
Buffettafelsaantal 3
Inchecktafel
Afvalbakkenaantal 4

Servies

Herbruikbare bordenaantal 50
Herbruikbare kommenaantal 50
Herbruikbare bekersaantal 70
Koffiekopjesaantal 50
Besteksetsaantal 50
Opscheplepelsaantal 8
Tangenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Koks messenaantal 3
Aluminiumfolieaantal 3
Vershoudbakkenaantal 8

Apparatuur

Barbecueaantal 2
Barbecuegereedschapaantal 2
Bluetoothspeakersaantal 2
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Verlichting

Lichtslingersaantal 4
Lantaarnsaantal 6

Decoratie

Naamkaartjesaantal 50
Stiftenaantal 6
Herinneringsfoto'saantal 40
Vlaggenlijnenaantal 6
Tafelkledenaantal 6

Sportmateriaal

Voetballenaantal 2
Frisbeesaantal 3
Kubbspel
Badmintonsetsaantal 2
Picknickdekensaantal 6

Schoonmaak

Afvalzakhoudersaantal 4
Afwasbakkenaantal 3
Afwasborstelsaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12
Handvegersaantal 2
Eerstehulpset

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de campingplaats zodra je een realistische groepsgrootte hebt. Markeer de kampeerplekken vóór aankomst en houd de indeling bij de inchecktafel bij, zodat niemand bij aankomst hoeft te zoeken.
Verstuur de uitnodiging minstens 6 weken vooraf en vraag direct naar dieetwensen, contactgegevens en overnachtingsinformatie. Stuur 7 dagen voor vertrek een herinnering met het programma en de laatste praktische details.
Controleer de barbecue en boodschappen aan de hand van het aantal definitieve aanmeldingen. Leg koelboxen, herbruikbare bekers en servies klaar vóór je gaat inkopen; deze spullen worden vaak pas op de locatie gemist.
Inspecteer de locatie uiterlijk 1 week vooraf en controleer stroompunten, verlichting en de plek van de partytenten. Test verlengkabels en stekkerdozen voordat je lichtslingers of Bluetoothspeakers aansluit.
Plan de opbouw in een vaste volgorde: eerst partytenten, tafels en stoelen, daarna inchecktafel en naamkaartjes, vervolgens barbecue, buffet en afvalpunten. Trek hiervoor minimaal 2 uur uit vóór de eerste gasten arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een camping reünie organiseren?: Begin minimaal 8 weken vooraf met de campingplaats en uitnodigingen. Plan de locatie-inspectie ongeveer 1 week vooraf en verstuur de herinnering 7 dagen voor aankomst.
Hoeveel tijd heb je nodig om een camping reünie op te bouwen?: Reken voor een groep met partytenten, tafels, stoelen, barbecue en verlichting op minimaal 2 uur opbouwtijd. Voeg 30 minuten toe als de locatie nog moet worden geïnspecteerd of de kampeerplekken gemarkeerd.
Wanneer moet je dieetwensen voor een camping reünie verzamelen?: Vraag dieetwensen meteen bij de uitnodiging uit en sluit de inventarisatie ongeveer 2 weken vooraf. Dan kun je de boodschappenlijst en het buffet nog aanpassen voordat je inkopen doet.
Wat doe je bij slecht weer tijdens een camping reünie?: Controleer de weersvoorspelling 3 dagen vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Zorg dat partytenten, verlichting en buffettafels vóór het programma klaarstaan en bepaal vooraf waar gasten bij regen kunnen eten en schuilen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.