Ein Camping-Treffen Schritt für Schritt organisieren

Ein Camping-Treffen steht und fällt mit der Vorbereitung vor Ort: reservierte Stellplätze, vollständige Anmeldedaten und ein klarer Aufbauplan ersparen dir am Veranstaltungstag viel Improvisation. Beginne mit Termin, Campingplatz und Einladungen, kläre danach Ernährung und Kontaktdaten und verschicke das Programm. In der letzten Woche prüfst du Wetter und Einkauf, am Vortag kühlst du Getränke und stellst Materialien zusammen. So bleibt beim Treffen Zeit für die Gäste statt für die Suche nach Tischen, Grillzubehör oder Namensschildern.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Einladungen verschicken
2
Anmeldungen bearbeiten
3
Ernährungswünsche erfassen
4
Kontaktdaten prüfen
5
Campingplatz reservieren
6
Grill reservieren
7
Programm versenden
8
Wettervorhersage prüfen
9
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
10
Einkaufen gehen
2 Personen
11
Getränke kühlen
2 Personen
12
Materialien zusammenstellen
2 Personen
13
Erinnerung senden
14
Location inspizieren
2 Personen
15
Campingplätze markieren
2 Personen
16
Tische aufstellen
3 Personen
17
Stühle aufstellen
3 Personen
18
Partyzelte aufbauen
4 Personen
19
Beleuchtung aufhängen
2 Personen
20
Dekoration aufhängen
2 Personen
21
Anmeldetisch einrichten
2 Personen
22
Namensschilder bereitlegen
23
Grill aufstellen
2 Personen
24
Buffettische einrichten
2 Personen
25
Müllstationen aufstellen
26
Musik testen

Event

27
Teilnehmende empfangen
3 Personen
28
Namensschilder verteilen
2 Personen
29
Campingplätze zuweisen
2 Personen
30
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
31
Getränke nachfüllen
2 Personen
32
Aktivitäten erklären
2 Personen
33
Gruppenfoto machen
2 Personen
34
Spielrunde betreuen
3 Personen
35
Snacks servieren
2 Personen
36
Grill anzünden
2 Personen
37
Grill vorbereiten
3 Personen
38
Barbecue servieren
4 Personen
39
Buffet auffüllen
2 Personen
40
Geschirr abräumen
2 Personen
41
Erinnerungen sammeln
2 Personen
42
Abendprogramm betreuen
2 Personen
43
Beleuchtung kontrollieren
44
Letzte Getränkerunde organisieren
2 Personen
45
Teilnehmende verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

46
Grill sicher löschen
2 Personen
47
Abfall sammeln
3 Personen
48
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
49
Campingausrüstung einsammeln
2 Personen
50
Zelte und Pavillons abbauen
4 Personen
51
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
52
Geschirr abwaschen
3 Personen
53
Kühlboxen leeren
2 Personen
54
Gelände reinigen
4 Personen
55
Materialien inventarisieren
2 Personen
56
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
57
Abfall entsorgen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
KlappischeAnz. 6
KlappstühleAnz. 45
BuffetischeAnz. 3
Check-in-Tisch
AbfallbehälterAnz. 4

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 50
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 50
Wiederverwendbare BecherAnz. 70
KaffeetassenAnz. 50
BestecksetsAnz. 50
ServierlöffelAnz. 8
ZangenAnz. 6

Küche

KühlboxenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 3
KüchenmesserAnz. 3
AluminiumfolieAnz. 3
FrischhaltedosenAnz. 8

Ausstattung

GrillfestAnz. 2
GrillzubehörAnz. 2
Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 3

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 4
LaternenAnz. 6

Dekoration

NamensschilderAnz. 50
StifteAnz. 6
ErinnerungsfotosAnz. 40
WimpelkettenAnz. 6
TischdeckenAnz. 6

Sportmaterial

FußbälleAnz. 2
FrisbeesAnz. 3
Kubb-Spiel
BadmintonsätzeAnz. 2
PicknickdeckenAnz. 6

Reinigung

MüllbeutelhalterAnz. 4
SpülbeckenAnz. 3
SpülbürstenAnz. 3
PutzlappenAnz. 12
HandfegerAnz. 2
Erste-Hilfe-Set

Catering

Einkäufe

Tipps

Reserviere den Campingplatz früh und markiere die Stellplätze vor der Anreise. Prüfe außerdem, ob Grill, Partyzelte und Stromanschlüsse vor Ort erlaubt oder separat zu reservieren sind.
Setze die Anmeldung nicht nur auf Namen: Erfasse Ernährungswünsche und aktuelle Kontaktdaten spätestens 14 Tage vorher. Schicke das Programm danach gesammelt an alle Teilnehmenden.
Plane den Aufbau rückwärts vom Beginn: Erst Tische, Stühle, Partyzelte und Beleuchtung aufstellen, danach Check-in-Tisch, Namensschilder, Buffet und Grill einrichten. Rechne für diesen Aufbau mindestens 90 Minuten ein.
Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden vorher und entscheide, wo Partyzelte, Laternen und Lichterketten stehen. Verlängerungskabel und Kühlboxen solltest du trocken und zugänglich lagern, nicht erst beim Aufbau zusammensuchen.
Kaufe Lebensmittel und Getränke spätestens am Vortag und kühle die Getränke über Nacht. Stelle Mehrweg-Geschirr, Schüsseln, Besteck und Servierhilfen gemeinsam am Buffet bereit; plane zusätzlich eine klar sichtbare Müllstation ein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Camping-Treffen planen?: Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit der Reservierung des Campingplatzes und dem Versand der Einladungen. So bleiben meist noch 2 bis 3 Wochen, um Anmeldungen, Ernährungswünsche und Kontaktdaten zu klären.
Wann sollte man die Anmeldungen für ein Camping-Treffen abschließen?: Setze den Anmeldeschluss etwa 14 Tage vor dem Treffen. Prüfe danach die Teilnehmerzahl, Stellplätze, Essensmengen und Namensschilder und sende eine Erinnerung spätestens 3 Tage vorher.
Was muss man am Tag vor dem Camping-Treffen erledigen?: Prüfe die Einkaufsliste, kaufe verderbliche Lebensmittel und Getränke und stelle Materialien wie Grillzubehör, Kühlboxen, Geschirr und Beleuchtung zusammen. Getränke sollten mindestens über Nacht kühlen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Camping-Treffens?: Plane für den Aufbau mindestens 90 Minuten ein, bei größeren Gruppen eher 2 Stunden. Tische, Stühle und Partyzelte kommen zuerst; Check-in, Buffet, Grill, Beleuchtung und Müllstationen folgen danach.

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