Zo organiseer je een camping personeelsdag

Begin met het terrein, de datum en de overnachtingscapaciteit: zonder bevestigde campingplekken kun je geen betrouwbaar programma of deelnemersaantal plannen. Verwerk daarna de aanmeldingen en dieetwensen, zodat je eten, tentplekken en materialen op tijd kunt regelen. Werk op de dag zelf van buiten naar binnen: eerst tenten, partytenten, tafels en verlichting, daarna spelmateriaal, geluid, buffet en barbecue. Controleer de weersverwachting en zet een alternatief klaar voor regen of harde wind.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en terrein bevestigen
2
Campingplekken reserveren
3
Uitnodigingen versturen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Deelnemerslijst bijwerken
7
Programma naar deelnemers sturen
8
Weersverwachting controleren
9
Boodschappenlijst controleren
2 personen
10
Boodschappen doen
2 personen
11
Koelproducten ophalen
2 personen
12
Materialen verzamelen
3 personen
13
Tentplekken markeren
2 personen
14
Partytenten opbouwen
4 personen
15
Tafels opstellen
3 personen
16
Stoelen en banken plaatsen
3 personen
17
Slaaptenten opzetten
4 personen
18
Verlichting ophangen
2 personen
19
Spelmateriaal klaarzetten
2 personen
20
Geluidsapparatuur testen
21
Barbecue veilig opstellen
2 personen
22
Dranken koud zetten
2 personen
23
Buffet en bar inrichten
2 personen
24
Hapjes voorbereiden
3 personen
25
Barbecuegerechten voorbereiden
3 personen
26
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen

Event

27
Deelnemers ontvangen
2 personen
28
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
29
Programma toelichten
30
Middagspellen begeleiden
3 personen
31
Dranken bijvullen
2 personen
32
Koffie en thee verzorgen
33
Middaghapjes serveren
2 personen
34
Barbecue aansteken
2 personen
35
Barbecuegerechten grillen
4 personen
36
Barbecuebuffet serveren
3 personen
37
Avondspel begeleiden
2 personen
38
Avondverlichting controleren
39
Laatste ronde drankjes serveren
2 personen

Nazorg

40
Afvalpunten legen
2 personen
41
Barbecue veilig doven
2 personen
42
Servies afwassen
3 personen
43
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
44
Partytenten afbreken
4 personen
45
Slaaptenten afbreken
4 personen
46
Terrein schoonmaken
4 personen
47
Materialen inventariseren
2 personen
48
Geleende spullen retourneren
2 personen
49
Koelboxen reinigen
2 personen
50
Verlichting en kabels opbergen
2 personen
51
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 40
Bierbankenaantal 4
Buffettafelsaantal 2

Kamperen

Slaaptentenaantal 10
Slaapmattenaantal 30
Campingstoelenaantal 10

Servies

Herbruikbare bordenaantal 45
Herbruikbare kommenaantal 45
Herbruikbare bekersaantal 60
Besteksetsaantal 45
Serveerschalenaantal 8
Koffiekannenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 6
Barbecuetangenaantal 4
Serveerlepelsaantal 6

Apparatuur

Barbecuesaantal 2
Koelboxenaantal 4
Draagbare speakers
Verlengkabelsaantal 2
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
Campinglampenaantal 8

Sportmateriaal

Volleybalnet
Volleyballenaantal 2
Frisbeesaantal 3
Badmintonsetsaantal 2
Jeu-de-boulessetsaantal 2
Markeerkegelsaantal 12

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Tafelkledenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Afwasteilaantal 2
Handvegersaantal 2

Veiligheid

EHBO-koffer
Brandblussersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer campingplekken zodra de datum vaststaat en houd in de deelnemerslijst apart bij wie blijft slapen. Zo weet je hoeveel slaaptenten, slaapmatten en campingstoelen nodig zijn en voorkom je dat overnachters pas op de dag zelf een plek zoeken.
Stuur het programma uiterlijk 7 dagen vooraf en sluit de aanmeldingen op een vaste datum. Vraag bij dezelfde aanmelding naar dieetwensen, aankomsttijd en overnachting; controleer de lijst nog één keer voordat je boodschappen doet.
Plan de opbouw ruim vóór de eerste activiteit: reken op minimaal 2 uur voor tenten, partytenten, tafels, stoelen, verlichting en spelmateriaal. Test draagbare speakers, verlengkabels en stekkerdozen vóór deelnemers arriveren, niet tijdens de ontvangst.
Koelproducten haal je zo laat mogelijk op en zet je direct in koelboxen. Leg herbruikbare borden, kommen, bekers en bestek klaar bij het buffet en gebruik aparte snijplanken en tangen voor de barbecue om zoeken en kruisbesmetting te voorkomen.
Zet de barbecue op voldoende afstand van partytenten en slaaptenten en wijs één persoon aan voor het vuur. Controleer de weersverwachting de avond ervoor en bepaal uiterlijk op de ochtend zelf waar deelnemers bij regen kunnen schuilen en waar verlichting nodig is.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren organiseer je een camping personeelsdag?: Leg datum en terrein bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 6 weken voor de personeelsdag en sluit de aanmeldingen uiterlijk 2 weken vooraf, zodat je eten, tentplekken en materiaal kunt tellen.
Hoeveel tijd heb je nodig om een camping personeelsdag op te bouwen?: Plan minimaal 2 uur voor de opbouw van partytenten, tafels, stoelen, slaaptenten, verlichting en spellen. Trek nog 30 minuten uit voor het testen van geluid, het koud zetten van dranken en het veilig opstellen van de barbecue.
Wanneer moet je dieetwensen voor een camping personeelsdag verzamelen?: Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding en sluit de inventarisatie uiterlijk 2 weken vooraf. Controleer de lijst opnieuw vóór het boodschappen doen en houd tijdens de barbecue en het buffet herkenbare aparte porties beschikbaar.
Hoeveel drank moet je inkopen voor een camping personeelsdag?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna gemiddeld 1 drankje per uur. Voor deelnemers die blijven overnachten heb je daarnaast koffie, water en extra alcoholvrije dranken nodig; tel het definitieve aantal op basis van de aanmeldingen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.