Camping-Mitarbeitertag organisieren: die richtige Reihenfolge

Ein Camping-Mitarbeitertag braucht mehr Vorbereitung als ein normales Sommerfest: Du planst gleichzeitig Übernachtungsplätze, Verpflegung, Programm und den Aufbau vor Ort. Beginne mit Gelände, Datum und reservierten Stellplätzen, bevor du Einladungen verschickst. Danach sammelst du Anmeldungen und Ernährungswünsche und legst daraus Einkauf, Schlafplätze und Sitzordnung fest. Die letzten 24 Stunden gehören dem Wettercheck, den Kühlprodukten und dem technischen Test.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Gelände bestätigen
2
Campingplätze reservieren
3
Einladungen verschicken
4
Anmeldungen bearbeiten
5
Ernährungswünsche erfassen
6
Teilnehmerliste aktualisieren
7
Programm an Teilnehmer senden
8
Wettervorhersage prüfen
9
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
10
Einkaufen gehen
2 Personen
11
Kühlprodukte abholen
2 Personen
12
Materialien zusammenstellen
3 Personen
13
Zeltplätze markieren
2 Personen
14
Partyzelte aufbauen
4 Personen
15
Tische aufstellen
3 Personen
16
Stühle und Bänke aufstellen
3 Personen
17
Schlafzelte aufstellen
4 Personen
18
Beleuchtung aufhängen
2 Personen
19
Spielmaterial bereitstellen
2 Personen
20
Tonanlage testen
21
Grill sicher aufstellen
2 Personen
22
Getränke kalt stellen
2 Personen
23
Buffet und Bar einrichten
2 Personen
24
Snacks vorbereiten
3 Personen
25
Grillgerichte vorbereiten
3 Personen
26
Empfangstisch bereitstellen
2 Personen

Event

27
Teilnehmende empfangen
2 Personen
28
Willkommensgetränke servieren
2 Personen
29
Programm vorstellen
30
Nachmittagsspiele begleiten
3 Personen
31
Getränke nachfüllen
2 Personen
32
Kaffee und Tee bereitstellen
33
Mittagssnacks servieren
2 Personen
34
Grill anzünden
2 Personen
35
Barbecuegerichte grillen
4 Personen
36
Barbecue-Buffet servieren
3 Personen
37
Abendspiel begleiten
2 Personen
38
Abendbeleuchtung prüfen
39
Letzte Runde Getränke servieren
2 Personen

Nachbereitung

40
Abfallstationen leeren
2 Personen
41
Grill sicher löschen
2 Personen
42
Geschirr abwaschen
3 Personen
43
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
44
Partyzelte abbauen
4 Personen
45
Schlafzelte abbauen
4 Personen
46
Gelände reinigen
4 Personen
47
Materialien inventarisieren
2 Personen
48
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
49
Kühlboxen reinigen
2 Personen
50
Beleuchtung und Kabel verstauen
2 Personen
51
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
KlappischeAnz. 6
KlappstühleAnz. 40
BierbänkeAnz. 4
BuffetischeAnz. 2

Campen

SchlaftentsAnz. 10
SchlafmattenAnz. 30
CampingstühleAnz. 10

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 45
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 45
Wiederverwendbare BecherAnz. 60
BestecksetsAnz. 45
ServierschalenAnz. 8
KaffeekannenAnz. 4

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 6
GrillzangenAnz. 4
ServierlöffelAnz. 6

Ausstattung

GrillsAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
Tragbare Lautsprecher
VerlängerungskabelAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 4

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 6
CampinglampenAnz. 8

Sportmaterial

Volleyballnetz
VolleyballsAnz. 2
FrisbeesAnz. 3
BadmintonsätzeAnz. 2
Boules-SetsAnz. 2
MarkierungskegelAnz. 12

Dekoration

WimpelkettenAnz. 6
TischdeckenAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
SpülwanneAnz. 2
HandfegerAnz. 2

Sicherheit

Erste-Hilfe-Koffer
FeuerlöscherAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Bestätige Gelände und Campingplätze zuerst, idealerweise mindestens sechs Wochen vor dem Termin. Ohne die genaue Zahl der verfügbaren Schlafplätze kannst du Einladungen und Anmeldungen nicht zuverlässig planen.
Schließe die Teilnehmerliste sieben bis zehn Tage vorher und frage dabei ausdrücklich nach vegetarischer, veganer oder anderer Ernährung. So kannst du Grillgerichte, Snacks und Buffet getrennt vorbereiten, statt am Veranstaltungstag improvisieren zu müssen.
Plane den Aufbau in zwei Phasen: Zelte, Partyzelte, Tische und Beleuchtung zuerst; Buffet, Bar, Spiele und Tonanlage danach. Markiere die Zeltplätze vor dem Eintreffen der Mitarbeitenden und teste Lautsprecher sowie Verlängerungskabel noch bei Tageslicht.
Prüfe die Wettervorhersage spätestens 48 Stunden vorher und lege fest, welche Programmpunkte ins Partyzelt wechseln können. Bei einem Camping-Mitarbeitertag werden außerdem Schlafzelte, Schlafmatten und Campinglampen oft zu spät kontrolliert.
Hole Kühlprodukte am Veranstaltungstag möglichst zwei bis vier Stunden vor Beginn ab und stelle Getränke sofort kalt. Rechne für das erste Abendprogramm mit zwei bis drei Getränken pro Person und Stunde; Wasser sollte unabhängig von der Getränkebar bereitstehen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Camping-Mitarbeitertag planen?: Beginne mindestens sechs Wochen vorher mit Datum, Gelände und Campingplätzen. Verschicke die Einladungen danach und schließe die Anmeldungen etwa sieben bis zehn Tage vor dem Termin.
Wann sollte die Teilnehmerliste für den Camping-Mitarbeitertag feststehen?: Eine verlässliche Liste sollte sieben bis zehn Tage vorher abgeschlossen sein. Erfasse dabei auch Ernährungswünsche und benötigte Schlafplätze, damit Einkauf und Zeltaufteilung stimmen.
Wie viel Getränke braucht man bei einem Camping-Mitarbeitertag?: Plane für die erste Stunde zwei bis drei Getränke pro Person und danach ungefähr ein Getränk pro Person und Stunde. Stelle zusätzlich ausreichend Wasser bereit und kühle die Getränke mindestens zwei Stunden vor Beginn.
Was muss man am Tag vor dem Camping-Mitarbeitertag erledigen?: Stelle Materialien zusammen, prüfe die Einkaufsliste und kontrolliere Zelte, Beleuchtung sowie Spielmaterial. Am Veranstaltungstag bleiben dann vor allem Aufbau, Kühlprodukte, Buffet, Grill und der Techniktest.

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