Zo organiseer je een buurtfestival zonder losse eindjes

Begin een buurtfestival niet met de aankleding, maar met de randvoorwaarden. Controleer eerst de vergunning of melding, bevestig de locatie en leg vast hoeveel bezoekers, standhouders en vrijwilligers je verwacht. Daarna bouw je het programma, de voorzieningen en het rooster op rond die aantallen. De laatste week draait vooral om bevestigen: leveranciers, muzikanten, kinderactiviteiten, afval, toiletten en EHBO. Met een plattegrond en duidelijke borden voorkom je op de dag zelf de meeste vragen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Vergunning en melding controleren
2
Locatie definitief bevestigen
3
Stroomvoorziening controleren
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
2 personen
6
Dieetwensen verzamelen
7
Vrijwilligers inschrijven
8
Programma en tijden publiceren
9
Muzikanten bevestigen
10
Kinderactiviteiten vastleggen
11
Levering van materialen reserveren
12
Afvalinzameling reserveren
13
Toiletvoorziening reserveren
14
EHBO-bezetting vastleggen
15
Plattegrond van terrein maken
2 personen
16
Standhouders indelen
2 personen
17
Materiaalvoorraad controleren
2 personen
18
Vrijwilligersrooster maken
19
Leveranciers informeren
20
Buurtbewoners herinneren
2 personen
21
Prijslijsten en bordjes maken
2 personen
22
Naamkaartjes voorbereiden
23
Route- en veiligheidsborden maken
2 personen
24
Muziekafspeellijst samenstellen
25
Spelmateriaal sorteren
2 personen
26
Koelboxen en kratten klaarzetten
2 personen
27
Servies en bestek tellen
2 personen
28
Versiering voorsorteren
2 personen
29
EHBO-materiaal controleren
30
Contant geld en kassa klaarleggen
2 personen
31
Boodschappen doen
3 personen
32
Dranken koelen
3 personen
33
Hapjes voorbereiden
4 personen
34
Desserts portioneren
2 personen
35
Informatie- en kassatassen vullen
2 personen
36
Weersverwachting controleren
37
Terrein leeg en toegankelijk maken
3 personen
38
Partytenten opbouwen
6 personen
39
Tafels en stoelen opstellen
6 personen
40
Buffet- en barpunten inrichten
4 personen
41
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
42
Verlichting ophangen
3 personen
43
Versiering ophangen
4 personen
44
Spelzones inrichten
4 personen
45
Buffet en drankpunten vullen
4 personen
46
Informatietafel inrichten
2 personen
47
Kassa en betaalmiddelen testen
2 personen
48
Veiligheidscontrole uitvoeren
3 personen
49
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

50
Bezoekers ontvangen
3 personen
51
Programma aankondigen
52
Kinderactiviteiten begeleiden
4 personen
53
Creatieve workshop begeleiden
2 personen
54
Speltoernooi begeleiden
2 personen
55
Hapjes serveren
4 personen
56
Dranken schenken
3 personen
57
Dranken bijvullen
2 personen
58
Buffet aanvullen
3 personen
59
Servies ophalen
2 personen
60
Afvalbakken legen
2 personen
61
Podiumprogramma begeleiden
2 personen
62
Licht en geluid bedienen
2 personen
63
Informatietafel bemannen
2 personen
64
Toezicht bij speelzone houden
2 personen
65
Laatste programmaonderdeel aankondigen
66
Muziek en verlichting afronden
2 personen
67
Bezoekers naar uitgang begeleiden
3 personen

Nazorg

68
Kassa afsluiten
2 personen
69
Eten en drinken veilig opbergen
3 personen
70
Tafels en stoelen afbouwen
6 personen
71
Geluidsapparatuur afkoppelen
2 personen
72
Afval verzamelen en scheiden
4 personen
73
Terrein vegen en schoonmaken
4 personen
74
Toiletten schoonmaken
2 personen
75
Versiering verwijderen
3 personen
76
Herbruikbaar servies afwassen
3 personen
77
Materialen inventariseren
2 personen
78
Huurmaterialen retourneren
2 personen
79
Overgebleven voedsel verdelen
2 personen
80
Afval laten afvoeren
81
Borg en geleende spullen afhandelen
82
Gevonden voorwerpen terugbezorgen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Biertafelsaantal 12
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 8
Buffettafelsaantal 4
Afvalbakkenaantal 10
Kledingrek
Kapstokkenaantal 2
Picknickkleedjesaantal 12

Servies

Herbruikbare bordenaantal 180
Herbruikbare kommenaantal 100
Herbruikbare bekersaantal 250
Wijnglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 80
Messenaantal 180
Vorkenaantal 180
Lepelsaantal 150
Opscheplepelsaantal 12
Schaaltjesaantal 30

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks- en broodmessenaantal 8
Serveertangenaantal 8
Mengkommenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 4
Aluminium serveerbladenaantal 12
Keukenweegschalenaantal 2

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonstandaardsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadbare powerbanksaantal 4

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 8
Ledlampenaantal 12
Batterijlantaarnsaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 10
Ballonnenaantal 200
Tafelkledenaantal 16
Bloemstukkenaantal 8
Welkomstbord
Programmapostersaantal 8
Routebordenaantal 12
Naamkaartjesaantal 40

Sportmateriaal

Voetballenaantal 4
Volleybalnet
Hoepelsaantal 10
Buitenspellenaantal 6
Spelkaartenaantal 6
Kleurpotlodenaantal 24
Kleurplatenaantal 150
Schortenaantal 10

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 3
Vuilnisgrijpersaantal 4
Emmersaantal 6
Dweilenaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 6
Toiletborstelsaantal 3

Catering

Koelboxenaantal 6
IJsblokzakken voor koelingaantal 12
Drankdispensersaantal 4
Koffiefiltersaantal 200
Serveerschalenaantal 20
Taartplateausaantal 4
Koekjestrommelsaantal 6
Waterkannenaantal 12
Drankkrattenaantal 12
Geldkistjesaantal 2
Pinapparatenaantal 2
Prijskaartstandaardsaantal 10
Boodschappen

Tips

Werk uiterlijk 8 tot 12 weken vooraf de vergunning of melding, locatie en stroomvoorziening uit. Zonder duidelijkheid over stroom, toiletten en afval kun je het terrein en de standhouders niet betrouwbaar indelen.
Publiceer het programma met begin- en eindtijden zodra muzikanten en kinderactiviteiten bevestigd zijn. Stuur buurtbewoners 3 tot 7 dagen vooraf een herinnering met route, tijden en eventuele praktische afspraken.
Maak het vrijwilligersrooster niet alleen op basis van het programma, maar ook voor opbouw, afbouw en pauzes. Plan per actief onderdeel minimaal één verantwoordelijke en wijs daarnaast iemand aan voor onverwachte vragen.
Teken de plattegrond vóór je tafels, tenten en stands verdeelt. Houd looproutes vrij, zet EHBO en veiligheidsborden zichtbaar neer en controleer vooraf waar kabels, afvalbakken en toiletten komen.
Tel servies, keukenmateriaal en zitplaatsen per gebruiksmoment in plaats van alleen per bezoeker. Leg herbruikbare borden, bekers en bestek apart klaar en regel een extra voorraad voor piekmomenten en breuk.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een buurtfestival organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met vergunning, locatie en leveranciers. Reserveer toiletvoorziening, afvalinzameling en materialen zodra de datum en verwachte bezoekersaantallen vaststaan.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een buurtfestival?: Reken per actief onderdeel op minimaal één verantwoordelijke en plan daarnaast mensen voor opbouw, afbouw en pauzes. Voor een klein buurtfestival komt dat vaak neer op ongeveer 1 vrijwilliger per 20 tot 30 bezoekers, afhankelijk van het programma.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een buurtfestival?: Stuur de eerste uitnodiging 4 tot 6 weken vooraf, zodat je aanmeldingen, dieetwensen en vrijwilligers kunt verzamelen. Stuur 3 tot 7 dagen voor het festival een herinnering met het programma en praktische informatie.
Hoeveel drank en servies heb je nodig voor een buurtfestival?: Voor het eerste uur kun je rekenen op 2 tot 3 drankjes per persoon; tel daarna ongeveer 1 drankje per persoon per uur. Voor herbruikbaar servies plan je minimaal één complete set per gelijktijdige eetronde plus ongeveer 10 procent extra.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.