Organiser un festival de quartier, étape par étape
Un festival de quartier se prépare d’abord sur papier, avant de réserver le matériel ou d’annoncer le programme. Commence par le lieu, les autorisations, l’électricité et les installations sanitaires, puis organise les inscriptions, les bénévoles et les prestataires. Le plan du site doit ensuite relier les stands, les activités pour enfants, les secours et les accès. Les oublis les plus fréquents concernent les riverains, les déchets, les horaires de livraison et la vaisselle réutilisable.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Vérifier le permis et la déclaration
- 2
Confirmer définitivement le lieu
- 3
Vérifier l’alimentation électrique
- 4
Envoyer les invitations
2 personnes
- 5
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 6
Recueillir les besoins alimentaires
- 7
Inscrire les bénévoles
- 8
Publier le programme et les horaires
- 9
Confirmer les musiciens
- 10
Réserver les activités pour enfants
- 11
Réserver la livraison du matériel
- 12
Réserver l’enlèvement des déchets
- 13
Réserver les installations sanitaires
- 14
Assurer la présence des secours
- 15
Créer le plan du site
2 personnes
- 16
Répartir les exposants
2 personnes
- 17
Vérifier le stock de matériel
2 personnes
- 18
Établir le planning des bénévoles
- 19
Informer les fournisseurs
- 20
Rappeler les riverains
2 personnes
- 21
Créer les listes de prix et les panneaux
2 personnes
- 22
Préparer les badges nominatifs
- 23
Créer les panneaux de route et de sécurité
2 personnes
- 24
Composer la playlist
- 25
Trier le matériel de jeu
2 personnes
- 26
Préparer les glacières et les caisses
2 personnes
- 27
Compter la vaisselle et les couverts
2 personnes
- 28
Préparer la décoration à l’avance
2 personnes
- 29
Vérifier le matériel de premiers secours
- 30
Préparer l’argent liquide et la caisse
2 personnes
- 31
Faire les courses
3 personnes
- 32
Refroidir les boissons
3 personnes
- 33
Préparer les en-cas
4 personnes
- 34
Portionner les desserts
2 personnes
- 35
Préparer les sacs d’information et de caisse
2 personnes
- 36
Vérifier les prévisions météo
- 37
Rendre le site vide et accessible
3 personnes
- 38
Monter les tentes de réception
6 personnes
- 39
Installer les tables et les chaises
6 personnes
- 40
Aménager les points buffet et bar
4 personnes
- 41
Raccorder le matériel audio
2 personnes
- 42
Installer l'éclairage
3 personnes
- 43
Suspendre la décoration
4 personnes
- 44
Aménager les zones de jeu
4 personnes
- 45
Remplir le buffet et les points de boissons
4 personnes
- 46
Aménager le stand d’information
2 personnes
- 47
Tester la caisse et les moyens de paiement
2 personnes
- 48
Effectuer le contrôle de sécurité
3 personnes
- 49
Briefer les bénévoles
2 personnes
Événement
- 50
Accueillir les visiteurs
3 personnes
- 51
Annoncer le programme
- 52
Encadrer les activités pour enfants
4 personnes
- 53
Animer l’atelier créatif
2 personnes
- 54
Encadrer le tournoi de jeux
2 personnes
- 55
Servir des amuse-bouches
4 personnes
- 56
Servir les boissons
3 personnes
- 57
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 58
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
- 59
Récupérer la vaisselle
2 personnes
- 60
Vider les poubelles
2 personnes
- 61
Encadrer le programme de scène
2 personnes
- 62
Gérer la lumière et le son
2 personnes
- 63
Tenir le stand d’information
2 personnes
- 64
Assurer la surveillance de la zone de jeu
2 personnes
- 65
Annoncer le dernier élément du programme
- 66
Finaliser la musique et l’éclairage
2 personnes
- 67
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes
Suivi
- 68
Clôturer la caisse
2 personnes
- 69
Stocker les aliments et les boissons en toute sécurité
3 personnes
- 70
Démonter les tables et les chaises
6 personnes
- 71
Débrancher le matériel de sonorisation
2 personnes
- 72
Collecter et trier les déchets
4 personnes
- 73
Balayer et nettoyer le site
4 personnes
- 74
Nettoyer les toilettes
2 personnes
- 75
Retirer la décoration
3 personnes
- 76
Laver la vaisselle réutilisable
3 personnes
- 77
Inventorier le matériel
2 personnes
- 78
Retourner les matériels de location
2 personnes
- 79
Répartir les restes de nourriture
2 personnes
- 80
Faire évacuer les déchets
- 81
Gérer la caution et les objets empruntés
- 82
Rendre les objets trouvés
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 3
- Tables de bièreqté 12
- Tables pliantesqté 8
- Chaises pliantesqté 80
- Tabourets de barqté 8
- Tables de buffetqté 4
- Poubellesqté 10
- Portant à vêtements
- Porte-manteauxqté 2
- Plaids de pique-niqueqté 12
Vaisselle
- Assiettes réutilisablesqté 180
- Bols réutilisablesqté 100
- Gobelets réutilisablesqté 250
- Verres à vinqté 80
- Tasses à caféqté 80
- Couteauxqté 180
- Fourchettesqté 180
- Cuillèresqté 150
- Louchesqté 12
- Petits bolsqté 30
Cuisine
- Planches à découperqté 6
- Couteaux de chef et couteaux à painqté 8
- Pinces de serviceqté 8
- Saladiersqté 6
- Thermosqté 6
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Bacs de maintien au chaudqté 4
- Plateaux de service en aluminiumqté 12
- Balances de cuisineqté 2
Équipement
- Microphones sans filqté 2
- Haut-parleursqté 2
- Table de mixage
- Pieds de microqté 2
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 6
- Batteries externes rechargeablesqté 4
Éclairage
- Guirlandes lumineusesqté 8
- Lampes LEDqté 12
- Lampes à pilesqté 6
Décoration
- Guirlandes de fanionsqté 10
- Ballonsqté 200
- Nappesqté 16
- Compositions floralesqté 8
- Panneau d’accueil
- Affiches du programmeqté 8
- Panneaux de directionqté 12
- Badges nominatifsqté 40
Matériel de sport
- Ballons de footballqté 4
- Filet de volley-ball
- Cerceauxqté 10
- Jeux en plein airqté 6
- Cartes de jeuqté 6
- Crayons de couleurqté 24
- Coloriagesqté 150
- Tabliersqté 10
Nettoyage
- Sets de balaiqté 3
- Pinces à déchetsqté 4
- Seauxqté 6
- Serpillièresqté 4
- Gants de nettoyageqté 12
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
- Brosses de toilettesqté 3
Catering
- Glacièresqté 6
- Sachets de glace pour le refroidissementqté 12
- Distributeurs de boissonsqté 4
- Filtres à caféqté 200
- Plateaux de serviceqté 20
- Présentoirs à gâteauxqté 4
- Boîtes à biscuitsqté 6
- Carafes d’eauqté 12
- Casiers de boissonsqté 12
- Caisses à monnaieqté 2
- Terminaux de paiementqté 2
- Présentoirs pour étiquettes de prixqté 10
- Courses
Conseils
- Bloque les éléments qui conditionnent tout le reste en premier : autorisation, déclaration, lieu confirmé, alimentation électrique et installations sanitaires. Vise une validation au moins 6 à 8 semaines avant le festival.
- Publie un programme avec des horaires précis, puis confirme séparément les musiciens, les activités pour enfants et les exposants. Une relance 10 à 14 jours avant l’événement évite les absences de dernière minute.
- Prévois les bénévoles par créneaux de 2 à 3 heures et garde au moins une personne référente pour chaque zone. Sans planning nominatif, l’accueil, le buffet et le rangement sont souvent laissés au même petit groupe.
- Dessine le plan du site avant de répartir les tables, les tentes et les poubelles. Vérifie notamment la distance entre les stands, les accès des secours, les zones de livraison et le chemin d’enlèvement des déchets.
- Compte la vaisselle réutilisable par service et organise son retour : assiettes, bols, gobelets, verres, couverts et ustensiles de buffet doivent être regroupés par catégorie. Prépare aussi les panneaux de prix, les badges, les indications de sécurité et les rappels aux riverains avant le jour J.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un festival de quartier ?
- Prévois idéalement 8 à 12 semaines. Les autorisations, le lieu, les installations sanitaires, les secours et les fournisseurs doivent être confirmés au moins 6 semaines avant la date.
- Combien de bénévoles faut-il pour un festival de quartier ?
- Pour un événement d’une journée, prévois au minimum 1 bénévole référent par zone et des équipes de 2 à 3 personnes par créneau. Un planning avec des rotations toutes les 2 ou 3 heures limite les absences et la fatigue.
- Quand envoyer les invitations et publier le programme ?
- Envoie les invitations environ 4 semaines avant le festival, puis publie le programme dès que les horaires sont confirmés. Fais une dernière mise à jour 7 jours avant avec les accès, les activités et les informations pratiques.
- Quand réserver les toilettes, le matériel et l’enlèvement des déchets ?
- Réserve ces prestations 4 à 6 semaines avant l’événement, puis reconfirme-les 7 jours avant. Indique aux fournisseurs les horaires exacts d’installation, de livraison et d’enlèvement ainsi que l’accès au site.
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