Zo organiseer je een buurtfeest zonder last-minute gedoe

Begin met de datum, locatie en verwachte opkomst; die drie bepalen bijna alles wat daarna komt. Reserveer vroeg partytenten, toiletten en eventuele apparatuur en controleer of je een muziekvergunning nodig hebt. Verzamel aanmeldingen en dieetwensen voordat je catering en boodschappen definitief maakt. Werk op de dag zelf met vaste vrijwilligers voor opbouw, ontvangst, eten, programma en opruimen. Zo voorkom je dat één organisator tegelijk tafels opzet, allergenen uitlegt en de muziek probeert te starten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2 personen
2
Aanmeldingen verwerken
3
Dieetwensen verzamelen
4
Programma verspreiden
5
Locatie reserveren
6
Muziekvergunning aanvragen
7
Afvalinzameling regelen
8
Toiletten reserveren
9
Partytenten reserveren
10
Catering bestellijst maken
2 personen
11
Muziek afspeellijst maken
12
Spelprogramma samenstellen
2 personen
13
Vrijwilligers indelen
14
Buurtbewoners informeren
2 personen
15
Weersverwachting controleren
16
Boodschappen doen
3 personen
17
Verse producten ophalen
2 personen
18
Apparatuur testen
2 personen
19
Borden en bekers tellen
20
Spelmateriaal sorteren
2 personen
21
Naamkaartjes voorbereiden
22
Allergenenkaart maken
23
Koelboxen vullen
2 personen
24
Partytenten opzetten
4 personen
25
Tafels opstellen
3 personen
26
Stoelen plaatsen
3 personen
27
Buffet opbouwen
3 personen
28
Bar inrichten
2 personen
29
Dranken koud zetten
2 personen
30
Hapjes voorbereiden
4 personen
31
Salades bereiden
3 personen
32
Barbecue voorbereiden
3 personen
33
Koffiepunt inrichten
2 personen
34
Servies klaarzetten
2 personen
35
Versiering ophangen
3 personen
36
Verlichting plaatsen
2 personen
37
Speakers aansluiten
2 personen
38
Spelhoek inrichten
2 personen
39
Afvalpunten plaatsen
2 personen
40
Toiletvoorzieningen controleren
41
Veilige looproutes controleren
2 personen

Event

42
Ontvangsttafel bemannen
2 personen
43
Bezoekers welkom heten
2 personen
44
Koffie en thee serveren
2 personen
45
Hapjes serveren
3 personen
46
Kinderactiviteiten begeleiden
3 personen
47
Muziek bedienen
48
Dranken bijvullen
2 personen
49
Afvalbakken legen
2 personen
50
Toiletten bijvullen
51
Spelronde begeleiden
2 personen
52
Barbecue aansteken
2 personen
53
Barbecuegerechten bereiden
4 personen
54
Barbecue serveren
4 personen
55
Salades en brood aanvullen
2 personen
56
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
57
Koffiepunt bijvullen
58
Dessert serveren
2 personen
59
Lichtprogramma inschakelen
60
Muziek afsluiten
61
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

62
Overgebleven eten koelen
2 personen
63
Servies verzamelen
3 personen
64
Afval scheiden
3 personen
65
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
66
Partytenten afbreken
4 personen
67
Apparatuur afkoppelen
2 personen
68
Versiering verwijderen
3 personen
69
Barbecue veilig doven
2 personen
70
Servies afwassen
3 personen
71
Koelboxen reinigen
2 personen
72
Terrein schoonmaken
4 personen
73
Toiletten schoonmaken
2 personen
74
Materialen inventariseren
2 personen
75
Geleende spullen terugbrengen
2 personen
76
Gehuurde spullen retourneren
2 personen
77
Afval afvoeren
2 personen
78
Locatie opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 80
Biertafelsaantal 6
Buffettafelsaantal 3
Bartafel
Klapstoelenaantal 10
Kledingrekkenaantal 2
Tafelkleedsetsaantal 8
Krukkenaantal 8

Servies

Bordenaantal 100
Dessertbordenaantal 100
Glazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 60
Messenaantal 100
Vorkenaantal 100
Lepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 12

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Ballonpompaantal 2
Tafeldecoratieaantal 10
Naamkaartjesaantal 100
Pijlbordenaantal 6
Menubordenaantal 3
Krijtbordenaantal 4
Tafelnummersaantal 8

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Bluetoothspeakersaantal 2
Microfoon
Microfoonstandaard
Verlenghaspelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 6
Barbecueaantal 2
Barbecuegereedschapaantal 3
Warmhoudbakkenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 4
Mengkommenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Maatbekersaantal 3
Aluminium schalenaantal 20
Ovenwantenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalgrijpersaantal 2
Bezemsaantal 3
Blik en vegeraantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 12
Batterijlantaarnsaantal 6
Verlengkabelsaantal 4
Kabelmattenaantal 6

Sportmateriaal

Voetballenaantal 3
Kubbspel
Touwtrektouw
Spelconussenaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Maak uiterlijk vier weken vooraf een eerste gastenlijst en vraag bij de aanmelding meteen dieetwensen op. Gebruik die gegevens voor een allergenenkaart en een realistische cateringbestellijst.
Plan de opbouw in blokken: zet partytenten eerst neer, plaats daarna tafels en stoelen en richt vervolgens buffet en ontvangst in. Reken voor het testen van speakers en microfoon minimaal 30 minuten vóór de eerste gasten.
Tel borden, glazen, kopjes, messen, vorken en lepels minstens twee keer: bij het klaarzetten en na afloop. Neem per persoon niet automatisch één exemplaar, want bij een buurtfeest worden glazen en servies vaak tussendoor opnieuw gebruikt.
Maak het programma kort genoeg om uit te voeren met aanwezige vrijwilligers. Zet spelmateriaal vooraf per onderdeel klaar en verspreid het programma samen met de uitnodiging of uiterlijk enkele dagen voor het feest.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en wijs één persoon aan voor het weerplan. Regel dan ook wie koelboxen vult, verse producten ophaalt, afval inzamelt en na afloop tenten, tafels en decoratie opruimt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een buurtfeest organiseren?: Begin ongeveer 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie en reserveringen. Verstuur de uitnodiging bij voorkeur 3 tot 4 weken voor het feest, zodat je op tijd weet hoeveel eten, servies en stoelen nodig zijn.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een buurtfeest?: Plan minimaal 1 vrijwilliger per 10 tot 15 gasten, naast de hoofdorganisator. Verdeel de taken over opbouw, ontvangst, catering, programma, techniek en opruimen en maak de indeling uiterlijk 1 week vooraf.
Wanneer moet je de catering voor een buurtfeest bestellen?: Maak de bestellijst 7 tot 10 dagen vooraf, nadat de meeste aanmeldingen en dieetwensen binnen zijn. Haal verse producten op de dag zelf of maximaal 1 dag eerder op en houd gekoelde producten in koelboxen.
Heb je voor een buurtfeest een muziekvergunning nodig?: Controleer dit zodra de locatie en muziek zijn vastgelegd, bij voorkeur minimaal 4 weken vooraf. De termijn en voorwaarden verschillen per gemeente; wacht niet tot de week van het feest met aanvragen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.