Organiser une fête de quartier sans rien oublier

Une fête de quartier se prépare d’abord sur le papier, puis sur le terrain. Commence par réserver le lieu et vérifier les autorisations, avant d’ouvrir les inscriptions et de construire le programme. Les besoins alimentaires, les toilettes, les tentes et l’enlèvement des déchets doivent être réglés plusieurs semaines à l’avance. Le jour venu, prévois une équipe pour l’installation, l’accueil, le buffet, les jeux et le rangement afin que personne ne porte toute l’organisation seul.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Envoyer les invitations
2 personnes
2
Traiter les inscriptions
3
Recueillir les besoins alimentaires
4
Distribuer le programme
5
Réserver le lieu
6
Demander une autorisation musicale
7
Organiser l’enlèvement des déchets
8
Réserver les toilettes
9
Réserver des tentes de réception
10
Créer la liste de commande du catering
2 personnes
11
Créer la playlist musicale
12
Composer le programme du jeu
2 personnes
13
Répartir les bénévoles
14
Informer les riverains
2 personnes
15
Vérifier les prévisions météo
16
Faire les courses
3 personnes
17
Récupérer les produits frais
2 personnes
18
Tester l'équipement
2 personnes
19
Compter les assiettes et les gobelets
20
Trier le matériel de jeu
2 personnes
21
Préparer les badges nominatifs
22
Créer une carte des allergènes
23
Remplir les glacières
2 personnes
24
Installer les tentes de fête
4 personnes
25
Installer les tables
3 personnes
26
Installer les chaises
3 personnes
27
Monter le buffet
3 personnes
28
Aménager le bar
2 personnes
29
Mettre les boissons au frais
2 personnes
30
Préparer les en-cas
4 personnes
31
Préparer les salades
3 personnes
32
Préparer le barbecue
3 personnes
33
Mettre en place le point café
2 personnes
34
Préparer la vaisselle
2 personnes
35
Suspendre la décoration
3 personnes
36
Installer l’éclairage
2 personnes
37
Brancher les enceintes
2 personnes
38
Aménager l’espace jeux
2 personnes
39
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
40
Vérifier les installations sanitaires
41
Vérifier les itinéraires de circulation sûrs
2 personnes

Événement

42
Tenir le bureau d'accueil
2 personnes
43
Accueillir les visiteurs
2 personnes
44
Servir le café et le thé
2 personnes
45
Servir des amuse-bouches
3 personnes
46
Encadrer les activités pour enfants
3 personnes
47
Gérer la musique
48
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
49
Vider les poubelles
2 personnes
50
Réapprovisionner les toilettes
51
Animer le tour de jeu
2 personnes
52
Allumer le barbecue
2 personnes
53
Préparer les plats de barbecue
4 personnes
54
Servir le barbecue
4 personnes
55
Ravitaillement en salades et pain
2 personnes
56
Servir les repas diététiques
2 personnes
57
Réapprovisionner le point café
58
Servir le dessert
2 personnes
59
Activer le programme d’éclairage
60
Couper la musique
61
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes

Suivi

62
Réfrigérer les restes
2 personnes
63
Rassembler la vaisselle
3 personnes
64
Trier les déchets
3 personnes
65
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
66
Démonter les tentes de fête
4 personnes
67
Débrancher l’équipement
2 personnes
68
Retirer la décoration
3 personnes
69
Éteindre le barbecue en toute sécurité
2 personnes
70
Faire la vaisselle
3 personnes
71
Nettoyer les glacières
2 personnes
72
Nettoyer le site
4 personnes
73
Nettoyer les toilettes
2 personnes
74
Inventorier le matériel
2 personnes
75
Rendre les objets empruntés
2 personnes
76
Retourner le matériel loué
2 personnes
77
Évacuer les déchets
2 personnes
78
Remettre le lieu en état
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 8
Chaisesqté 80
Tables de bièreqté 6
Tables de buffetqté 3
Table de bar
Chaises pliantesqté 10
Portants à vêtementsqté 2
Sets de nappesqté 8
Tabouretsqté 8

Vaisselle

Assiettesqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Verresqté 120
Tasses à caféqté 60
Couteauxqté 100
Fourchettesqté 100
Cuillèresqté 100
Louchesqté 12

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Décoration de tableqté 10
Badges nominatifsqté 100
Panneaux indicateursqté 6
Panneaux de menuqté 3
Panneaux en ardoiseqté 4
Numéros de tableqté 8

Équipement

Glacièresqté 6
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Microphone
Pied de microphone
Rallonges électriquesqté 4
Multiprisesqté 6
Barbecueqté 2
Ustensiles de barbecueqté 3
Bacs de maintien au chaudqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 4
Saladiersqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Verres doseursqté 3
Plateaux en aluminiumqté 20
Gants de cuisineqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Pinces à déchetsqté 2
Balaisqté 3
Pelle et balayetteqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes LEDqté 12
Lampes à pilesqté 6
Rallongesqté 4
Passe-câblesqté 6

Matériel de sport

Ballons de footballqté 3
Jeu de kubb
Corde de tir à la corde
Cônes de jeuqté 20

Catering

Courses

Conseils

Réserve le lieu, les toilettes et les tentes au moins 6 à 8 semaines avant la fête. Vérifie aussi rapidement si une autorisation musicale ou une information aux riverains est nécessaire.
Clôture les inscriptions 7 à 10 jours avant l’événement. Demande à ce moment-là les allergies et régimes alimentaires, puis prépare une carte des allergènes visible près du buffet.
Prépare le programme du jeu et la playlist au plus tard 3 jours avant. Teste les haut-parleurs Bluetooth et le microphone avant l’arrivée des habitants, surtout si l’animation se déroule dehors.
Répartis les bénévoles en créneaux précis de 2 heures : installation, accueil, buffet, jeux et rangement. Prévois au moins une personne responsable des glacières et des produits frais le jour même.
Installe les tentes, les tables et les panneaux avant l’ouverture, puis compte les assiettes, verres et couverts. Remplis les glacières juste avant le début et garde les produits frais au froid jusqu’au service.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une fête de quartier ?: Prévois idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu, demander les autorisations, confirmer les inscriptions et commander les tentes, toilettes et repas.
Quand faut-il envoyer les invitations pour une fête de quartier ?: Envoie-les 4 à 6 semaines avant la date. Fixe une date limite d’inscription environ 7 à 10 jours avant, afin de connaître les quantités de repas et les besoins alimentaires.
Combien de bénévoles faut-il prévoir ?: Pour un groupe de quartier, prévois au minimum 1 bénévole pour 10 à 15 participants, avec des équipes distinctes pour l’installation, l’accueil, les jeux et le rangement. Organise des relais de 2 heures pour éviter les absences au buffet ou à l’accueil.
Quand installer les tables et les tentes ?: Installe les tentes et les tables le jour même, 2 à 3 heures avant l’arrivée des invités. Garde ensuite au moins 30 minutes pour tester le son, placer les panneaux, remplir les glacières et vérifier le buffet.

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