Zo organiseer je een burendagfeest zonder last-minute gedoe

Begin een burendagfeest niet met boodschappen doen, maar met een datum, programma en duidelijke rolverdeling. Daarna weet je hoeveel buren je uitnodigt, hoeveel stoelen en servies nodig zijn en welke reserveringen op tijd moeten worden gemaakt. Verzamel dieetwensen meteen met de aanmeldingen en houd rekening met regen, geluid en bereikbaarheid. In de laatste week draait alles om controleren, koelen, testen en het klaarzetten van eten, drinken en materiaal.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Uitnodigingen opstellen
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Definitieve gastenlijst maken
2 personen
7
Weersverwachting controleren
8
Alternatieve regenopstelling bepalen
2 personen
9
Buren informeren over geluid
10
Reserveringen maken
11
Partytenten reserveren
12
Extra stoelen regelen
13
Spelmateriaal controleren
2 personen
14
Muziek afspeellijst maken
15
Vrijwilligers indelen
2 personen
16
Boodschappenlijst controleren
2 personen
17
Decoratie controleren
18
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
19
Routebordjes maken
20
Muziekapparatuur testen
2 personen
21
Koelboxen schoonmaken
2 personen
22
Voorraad servies tellen
23
Boodschappen doen
3 personen
24
Dranken koelen
2 personen
25
Hapjes voorbereiden
4 personen
26
Salades voorbereiden
2 personen
27
Vlees marineren
28
Allergenen apart verpakken
2 personen
29
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
30
Partytenten opbouwen
4 personen
31
Tafels opstellen
3 personen
32
Stoelen plaatsen
3 personen
33
Buffet inrichten
3 personen
34
Bar inrichten
2 personen
35
Versiering ophangen
3 personen
36
Spelhoek opbouwen
3 personen
37
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
38
Verlichting aansluiten
2 personen
39
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
40
Eten en drinken uitstallen
3 personen
41
Afvalpunten plaatsen
2 personen
42
Laatste veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

43
Gasten ontvangen
3 personen
44
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
45
Koffie en thee serveren
2 personen
46
Welkomsthapjes serveren
2 personen
47
Kennismakingsspel begeleiden
2 personen
48
Kinderspellen begeleiden
3 personen
49
Volksspellen begeleiden
3 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Buffet openen
2 personen
52
Buffet bijvullen
3 personen
53
Barbecue bedienen
3 personen
54
Dieetmaaltijden serveren
2 personen
55
Tafels afruimen
3 personen
56
Muziek verzorgen
57
Verlichting controleren
58
Laatste ronde aankondigen
59
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

60
Eten en drinken opruimen
4 personen
61
Afval sorteren
3 personen
62
Servies afwassen
3 personen
63
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
64
Partytenten afbreken
4 personen
65
Versiering verwijderen
2 personen
66
Terrein schoonmaken
4 personen
67
Apparatuur inpakken
2 personen
68
Materialen inventariseren
2 personen
69
Geleende spullen retourneren
2 personen
70
Overgebleven eten verdelen
2 personen
71
Koelboxen leegmaken
2 personen
72
Opbergruimte schoonmaken
2 personen
73
Afvalcontainers terugplaatsen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 70
Buffettafelsaantal 3
Barkrukkenaantal 6
Afvalbakkenaantal 5
Tafelkledenaantal 8
Parasolvoetenaantal 2

Servies

Herbruikbare bordenaantal 80
Herbruikbare kommenaantal 40
Herbruikbare glazenaantal 100
Wijnglazenaantal 50
Koffiekopjesaantal 50
Mokkenaantal 30
Vorkenaantal 80
Messenaantal 80
Lepelsaantal 80
Opscheplepelsaantal 12

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Ballonnenbogenaantal 2
Slingersaantal 12
Vlaggenlijnenaantal 6
Tafeldecoratiesaantal 8
Naamkaartjesaantal 80
Menukaartenaantal 8
Routebordjesaantal 6
Krijtbordenaantal 4
Tafellantaarnsaantal 8

Apparatuur

Gasbarbecuesaantal 2
Gasflessenaantal 2
Koelboxenaantal 4
Bluetoothspeakersaantal 2
Microfoon
Microfoonstandaard
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Waterkokeraantal 2
Koffiezetapparaataantal 2
IJsblokjesbakkenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmessenaantal 4
Mengkommenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Aluminium schalenaantal 10
Barbecuetangenaantal 4
Ovenwantenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Drankdispensersaantal 3

Schoonmaak

Afwasteiltjesaantal 3
Afwasborstelsaantal 3
Sponzenaantal 10
Microvezeldoekenaantal 12
Bezemaantal 2
Blikkenaantal 2
Vuilnisgrijpersaantal 2
Wasmandenaantal 4

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 12
Batterijlantaarnsaantal 6
Reservebatterijenaantal 24

Spelmateriaal

Cornholetsetsaantal 2
Jeu-de-boulesetsaantal 2
Bingoset
Voetballenaantal 2
Springtouwenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma uiterlijk vier weken vooraf vast en verstuur daarna de uitnodigingen. Vraag bij de aanmelding direct naar dieetwensen, zodat je niet enkele dagen voor het feest nog een alternatief menu moet regelen.
Maak één definitieve gastenlijst en tel per onderdeel door: stoelen, glazen, borden, bestek en naamkaartjes. Reken voor servies niet alleen met volwassenen; kinderen gebruiken vaak ook een extra bord of beker.
Regel partytenten, extra stoelen en eventuele reserveringen zodra de datum vaststaat. Een regenopstelling werkt alleen als je vooraf weet waar tafels, buffet en zitplaatsen komen te staan.
Controleer de weersverwachting zeven dagen vooraf en nogmaals 24 uur voor aanvang. Informeer buren over geluid en maak routebordjes voordat de eerste gasten arriveren; juist die kleine zaken worden vaak op de ochtend zelf vergeten.
Plan de laatste voorbereiding in blokken: boodschappen en serviescontrole de dag ervoor, dranken koelen en hapjes voorbereiden op de ochtend zelf, en muziekapparatuur ten minste één uur voor start testen. Deel vrijwilligers vooraf in voor ontvangst, buffet, barbecue en opruimen.

Veelgestelde vragen

Hoe vroeg moet ik een burendagfeest organiseren?: Leg de datum en het programma bij voorkeur vier tot zes weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen daarna direct en sluit de aanmeldingen ongeveer één week voor het feest, zodat je tijd hebt voor de definitieve gastenlijst en boodschappen.
Hoeveel stoelen en glazen heb ik nodig voor een burendagfeest?: Regel voor iedere aangemelde gast een stoel en tel vijf tot tien procent extra voor onverwachte bezoekers of beschadigd materiaal. Voor glazen en borden is een voorraad van minstens 10 procent boven het aantal gasten praktisch, vooral wanneer je niet tussendoor wilt afwassen.
Wanneer controleer ik het weer voor een burendagfeest?: Controleer de verwachting zeven dagen vooraf om een regenopstelling te bevestigen en nogmaals 24 uur voor de start. Zet partytenten, tafels en stoelen zo neer dat buffet en zitplaatsen ook bij regen bruikbaar blijven.
Wanneer doe ik boodschappen voor een burendagfeest?: Doe houdbare boodschappen één tot twee dagen vooraf en haal verse producten uiterlijk op de dag ervoor. Koel de dranken de avond ervoor en bereid hapjes zo veel mogelijk op de ochtend van het feest, zodat ze vers blijven en je niet tegelijk nog materiaal hoeft te zoeken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.