Zo organiseer je een Burendag zonder last-minute stress

Begin met de datum, locatie en randvoorwaarden voordat je activiteiten of boodschappen regelt. Controleer vergunningen, vraag op tijd buurtbudget aan en leg stroom en toiletten vast. Daarna maak je een programma met activiteiten, open je de aanmeldingen en verdeel je taken onder vrijwilligers. In de laatste week controleer je de bezoekerslijst, dieetwensen, weersverwachting en materialen. Zo voorkom je dat op de dag zelf vooral praktische zaken ontbreken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Vergunningen controleren
3
Buurtbudget aanvragen
4
Reservering stroom regelen
5
Reservering toiletten regelen
6
Programma samenstellen
2 personen
7
Activiteiten aanmelden
2 personen
8
Uitnodigingen ontwerpen
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Aanmeldingen openen
11
Vrijwilligers werven
2 personen
12
Activiteitenbegeleiders indelen
2 personen
13
Aanmeldingen verwerken
14
Dieetwensen verzamelen
15
Leveranciers bevestigen
16
Buurtbewoners informeren
2 personen
17
Plattegrond maken
18
Sleutels ophalen
19
Weersverwachting controleren
20
Definitieve bezoekerslijst maken
21
Dieetwensen doorgeven
22
Boodschappen doen
3 personen
23
Materialen verzamelen
3 personen
24
Boodschappen controleren
2 personen
25
Hapjes voorbereiden
4 personen
26
Routeborden maken
2 personen
27
Muziek afspeellijst maken
28
Crewinstructies printen
29
Weersplan communiceren

Event

30
Tafels en stoelen lossen
4 personen
31
Partytenten opbouwen
6 personen
32
Tafels opstellen
4 personen
33
Stoelen opstellen
4 personen
34
Kraampjes inrichten
4 personen
35
Stroom aansluiten
2 personen
36
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
37
Verlichting ophangen
3 personen
38
Versiering ophangen
3 personen
39
Activiteiten klaarzetten
5 personen
40
Cateringtafel inrichten
3 personen
41
Dranken koud zetten
2 personen
42
Hapjes uitstallen
3 personen
43
Naamkaartjes klaarleggen
44
Informatietafel bemannen
2 personen
45
Bezoekers verwelkomen
3 personen
46
Aanmeldingen afvinken
2 personen
47
Programma toelichten
48
Koffie en thee serveren
2 personen
49
Hapjes serveren
3 personen
50
Kinderactiviteiten begeleiden
4 personen
51
Buurtsport begeleiden
3 personen
52
Muziek bedienen
53
Dranken bijvullen
2 personen
54
Afvalbakken legen
2 personen
55
Barbecue aansteken
2 personen
56
Barbecue voorbereiden
3 personen
57
Barbecue serveren
4 personen
58
Salades en brood aanvullen
2 personen
59
Servies verzamelen
2 personen
60
Toilet controleren
61
Avondprogramma aankondigen
62
Licht en muziek aanpassen
2 personen
63
Laatste ronde serveren
2 personen
64
Bezoekers uitzwaaien
3 personen
65
Muziek uitschakelen

Nazorg

66
Eten en drinken opruimen
3 personen
67
Barbecue veilig doven
2 personen
68
Tenten afbreken
6 personen
69
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
70
Activiteitenmateriaal verzamelen
3 personen
71
Servies afwassen
3 personen
72
Afval sorteren
3 personen
73
Terrein schoonmaken
4 personen
74
Toiletten schoonmaken
2 personen
75
Apparatuur schoonmaken
2 personen
76
Materialen terugbrengen
2 personen
77
Geleende spullen retourneren
2 personen
78
Sleutels terugbrengen
79
Overgebleven voedsel verdelen
2 personen
80
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 10
Klaptafelsaantal 3
Stoelenaantal 90
Barkrukkenaantal 6
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Herbruikbare bordenaantal 100
Herbruikbare kommenaantal 80
Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Messenaantal 100
Vorkenaantal 100
Lepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 12
Scharenaantal 6

Keuken

Barbecueaantal 2
Barbecuetangenaantal 6
Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Mengkommenaantal 8
Serveerschalenaantal 12
Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
Lange aanstekersaantal 4

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Microfoon
Microfoonstandaard
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadbare batterijenaantal 12

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
Ledlampenaantal 8
Lantaarnsaantal 8

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 150
Tafelkledenaantal 12
Bloemstukkenaantal 8
Naamkaartjesaantal 100
Krijtbordenaantal 6
Pijlbordenaantal 8
Stiftenaantal 24

Sportmateriaal

Voetballenaantal 4
Basketballenaantal 2
Frisbeesaantal 6
Springtouwenaantal 6
Pionnenaantal 20
Hula hoopsaantal 8
Spelletjesaantal 10

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalscheidingsbakkenaantal 4
Bezemaantal 3
Blik en vegeraantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Leg stroom en toiletten vroeg vast. Controleer uiterlijk enkele weken vooraf of de locatie voldoende aansluitpunten heeft en of bezoekers niet alleen op één toilet zijn aangewezen.
Maak het programma concreet voordat je uitnodigingen verstuurt. Zet per activiteit een begin- en eindtijd, een plek op de plattegrond en minimaal één begeleider.
Open de aanmeldingen met een duidelijke sluitingsdatum. Vraag meteen het aantal personen en dieetwensen uit, zodat je uiterlijk een week vooraf de definitieve bezoekerslijst en boodschappen kunt maken.
Wijs vrijwilligers niet alleen algemene taken toe. Plan bijvoorbeeld aparte mensen voor activiteiten, ontvangst, eten en opruimen, en zorg dat iedere groep weet waar sleutels, verlengkabels en materialen liggen.
Controleer de opbouw op de dag zelf met een korte lijst. Test speakers en microfoon, zet tafels en stoelen neer, plaats partytenten volgens de weersverwachting en controleer of barbecue, servies, koffieapparaten en koelboxen compleet zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een Burendag organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en buurtbudget. Open de aanmeldingen daarna minimaal 3 weken voor de dag, zodat je vrijwilligers en activiteiten tijdig kunt indelen.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een Burendag?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger per activiteit en daarnaast 2 mensen voor ontvangst, eten en praktische zaken. Bij meerdere activiteiten tegelijk heb je vaak 6 tot 10 vrijwilligers nodig, afhankelijk van het aantal bezoekers.
Wanneer moet je de boodschappen voor Burendag doen?: Maak de definitieve bezoekerslijst 5 tot 7 dagen vooraf en doe houdbare boodschappen daarna. Haal verse producten bij voorkeur 1 dag van tevoren en controleer op de ochtend zelf de koelboxen en dieetwensen.
Wat moet je op de dag zelf controleren voor Burendag?: Controleer vóór de start de plattegrond, sleutels, stroom, toiletten, geluidsapparatuur en weersverwachting. Plan hiervoor minstens 60 minuten vóór de ontvangst van de eerste bezoekers, zodat je nog kunt bijsturen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.