Organiser une Journée des voisins sans rien oublier

Une Journée des voisins se prépare d’abord sur le terrain, puis avec les habitants. Commencez par fixer la date et le lieu, vérifier les autorisations et sécuriser les besoins pratiques comme l’électricité et les toilettes. Ensuite, construisez un programme simple, ouvrez les inscriptions et répartissez les bénévoles. Les dernières semaines servent surtout à confirmer les fournisseurs, les besoins alimentaires, le matériel et l’organisation sur place.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Vérifier les autorisations
3
Demander un budget de quartier
4
Organiser la réservation d'électricité
5
Gérer la réservation des toilettes
6
Établir le programme
2 personnes
7
Inscrire les activités
2 personnes
8
Concevoir les invitations
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Ouvrir les inscriptions
11
Recruter des bénévoles
2 personnes
12
Répartir les animateurs d'activités
2 personnes
13
Traiter les inscriptions
14
Recueillir les besoins alimentaires
15
Confirmer les fournisseurs
16
Informer les riverains
2 personnes
17
Créer le plan
18
Récupérer les clés
19
Vérifier les prévisions météo
20
Établir la liste définitive des visiteurs
21
Transmettre les besoins alimentaires
22
Faire les courses
3 personnes
23
Rassembler le matériel
3 personnes
24
Vérifier les courses
2 personnes
25
Préparer les en-cas
4 personnes
26
Créer les panneaux de direction
2 personnes
27
Créer la playlist musicale
28
Imprimer les consignes de l’équipe
29
Communiquer le plan météo

Événement

30
Décharger les tables et les chaises
4 personnes
31
Monter les tentes de réception
6 personnes
32
Installer les tables
4 personnes
33
Installer les chaises
4 personnes
34
Aménager les stands
4 personnes
35
Brancher l’électricité
2 personnes
36
Raccorder la sonorisation
2 personnes
37
Installer l'éclairage
3 personnes
38
Suspendre la décoration
3 personnes
39
Préparer les activités
5 personnes
40
Installer la table traiteur
3 personnes
41
Mettre les boissons au frais
2 personnes
42
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
43
Préparer les badges nominatifs
44
Tenir le stand d’information
2 personnes
45
Accueillir les visiteurs
3 personnes
46
Cocher les inscriptions
2 personnes
47
Présenter le programme
48
Servir le café et le thé
2 personnes
49
Servir des amuse-bouches
3 personnes
50
Encadrer les activités pour enfants
4 personnes
51
Encadrer le sport de quartier
3 personnes
52
Gérer la musique
53
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
54
Vider les poubelles
2 personnes
55
Allumer le barbecue
2 personnes
56
Préparer le barbecue
3 personnes
57
Servir le barbecue
4 personnes
58
Ravitaillement en salades et pain
2 personnes
59
Rassembler la vaisselle
2 personnes
60
Vérifier les toilettes
61
Annoncer le programme du soir
62
Régler la lumière et la musique
2 personnes
63
Servir le dernier tour
2 personnes
64
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes
65
Couper la musique

Suivi

66
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
67
Éteindre le barbecue en toute sécurité
2 personnes
68
Démonter les tentes
6 personnes
69
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
70
Rassembler le matériel d’activité
3 personnes
71
Faire la vaisselle
3 personnes
72
Trier les déchets
3 personnes
73
Nettoyer le site
4 personnes
74
Nettoyer les toilettes
2 personnes
75
Nettoyer le matériel
2 personnes
76
Rapporter le matériel
2 personnes
77
Rendre les articles empruntés
2 personnes
78
Rapporter les clés
79
Répartir les restes de nourriture
2 personnes
80
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 10
Tables pliantesqté 3
Chaisesqté 90
Tabourets de barqté 6
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 100
Bols réutilisablesqté 80
Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Couteauxqté 100
Fourchettesqté 100
Cuillèresqté 100
Louchesqté 12
Ciseauxqté 6

Cuisine

Barbecueqté 2
Pinces de barbecueqté 6
Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Saladiersqté 8
Plateaux de serviceqté 12
Thermosqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Longs briquetsqté 4

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Microphone
Pied de microphone
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Piles rechargeablesqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes LEDqté 8
Lanternesqté 8

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 150
Nappesqté 12
Compositions floralesqté 8
Badges nominatifsqté 100
Panneaux en ardoiseqté 6
Panneaux indicateursqté 8
Marqueursqté 24

Matériel de sport

Ballons de footballqté 4
Ballons de basketqté 2
Frisbeesqté 6
Cordes à sauterqté 6
Cônesqté 20
Hula-hoopsqté 8
Jeuxqté 10

Nettoyage

Poubellesqté 8
Bacs de tri des déchetsqté 4
Balaiqté 3
Pelle et balayetteqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le lieu au moins 8 semaines à l’avance. Vérifiez avant toute invitation si une autorisation est nécessaire et si l’électricité, les toilettes et les clés sont bien réservées.
Ouvrez les inscriptions dès que le programme est lisible, idéalement 4 à 6 semaines avant la rencontre. Demandez aussi les besoins alimentaires afin de transmettre un nombre fiable aux fournisseurs.
Prévoyez un responsable pour chaque activité et un planning avec des horaires précis. Une personne dédiée aux inscriptions et une autre à l’accueil évitent les files et les questions non traitées.
Finalisez le plan du site au plus tard 7 jours avant l’événement. Indiquez l’emplacement des tentes, tables, chaises, barbecue, boissons, activités, toilettes et points électriques.
Faites la vérification finale 24 à 48 heures avant : météo, liste des visiteurs, courses, matériel et clés. Préparez les encas à l’avance et gardez une solution couverte si la pluie est annoncée.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une Journée des voisins ?: Commencez environ 8 semaines avant la date prévue. Les autorisations, réservations, invitations et inscriptions demandent généralement 4 à 6 semaines, tandis que les achats et la préparation finale se font la dernière semaine.
Combien de temps laisser les inscriptions ouvertes ?: Laissez les inscriptions ouvertes pendant 3 à 4 semaines et clôturez-les 7 jours avant l’événement. Vous aurez ainsi une liste définitive pour les repas, les activités et la répartition des bénévoles.
Que faut-il vérifier la veille d'une Journée des voisins ?: La veille, vérifiez la météo, les clés, l’électricité, les toilettes, les courses, le matériel et la liste des visiteurs. Contrôlez aussi les tentes, tables, vaisselle réutilisable, glacières, thermos et rallonges.
Combien de bénévoles prévoir pour une Journée des voisins ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole pour l’accueil et les inscriptions, 1 responsable par activité et 2 personnes pour l’installation et le rangement. Pour un groupe de 50 personnes, comptez généralement 6 à 8 bénévoles.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.