Zo organiseer je een buitenlandse excursie

Begin met het doel en het programma, voordat je vervoer of een bezoeklocatie vastlegt. Daarna bouw je de deelnemersadministratie op: aanmeldingen, dieetwensen, noodcontacten, toestemmingen en paspoort- en EHIC-gegevens. Regel vervolgens vervoer, reserveringen en verzekering, en stuur alle praktische informatie tijdig door. In de laatste week controleer je route, weer, documenten en materialen; op de vertrekdag werk je met actuele lijsten en een duidelijke noodprocedure.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Excursiedoel en programma vastleggen
2 personen
2
Deelnemerslijst openen
3
Vervoer reserveren
2 personen
4
Bezoeklocatie reserveren
2 personen
5
Reisverzekering controleren
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Noodcontacten verzamelen
2 personen
10
Toestemmingen verzamelen
2 personen
11
Paspoortgegevens controleren
2 personen
12
EHIC-gegevens controleren
13
Route en grensinformatie controleren
2 personen
14
Programma aan vervoerder sturen
15
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
16
Noodprocedure opstellen
2 personen
17
Contactgegevens locatie bevestigen
18
Deelnemers definitief indelen
2 personen
19
Dieetwensen doorgeven
20
Weersverwachting controleren
21
Tickets en documenten printen
2 personen
22
Route offline opslaan
23
Boodschappen doen
2 personen
24
Excursiematerialen verzamelen
2 personen
25
EHBO-set controleren
26
Powerbanks opladen
27
Catering gekoeld klaarzetten
2 personen
28
Deelnemersbadge per persoon klaarleggen
2 personen
29
Reisdocumenten per map ordenen
2 personen
30
Bagage en materialen labelen
2 personen
31
Vertrekpunt controleren
32
Busophaalpunt markeren
2 personen
33
Materialen naar bus brengen
3 personen
34
Catering in koelboxen plaatsen
2 personen

Event

35
Deelnemers aanmelden
3 personen
36
Paspoorten en toestemmingen controleren
3 personen
37
Bagage inladen
4 personen
38
Aanwezigheid registreren
2 personen
39
Veiligheidsinstructies geven
2 personen
40
Vertrek begeleiden
2 personen
41
Reisdocumenten veilig bewaren
42
Dranken en snacks uitdelen
2 personen
43
Dranken bijvullen
44
Tussenstop begeleiden
3 personen
45
Aanwezigheid na tussenstop tellen
2 personen
46
Groep naar bezoeklocatie begeleiden
3 personen
47
Tickets uitdelen
2 personen
48
Programma en ontmoetingspunt toelichten
2 personen
49
Excursie begeleiden
3 personen
50
Groepsfoto maken
51
Vrije tijd en ontmoetingspunt bewaken
3 personen
52
Aanwezigheid voor vertrek tellen
2 personen
53
Afval verzamelen
2 personen
54
Groep terug naar bus begeleiden
3 personen
55
Bus schoon en veilig achterlaten
2 personen
56
Terugreis begeleiden
2 personen
57
Laatste tussenstop begeleiden
3 personen
58
Terugkomst aankondigen
59
Bagage uitladen
4 personen
60
Deelnemers afmelden
2 personen

Nazorg

61
Restmaterialen verzamelen
2 personen
62
Afval weggooien
2 personen
63
Koelboxen leegmaken
64
Servies en materialen afwassen
2 personen
65
Apparatuur opladen en opbergen
66
Gevonden voorwerpen registreren
67
Geleende materialen retourneren
2 personen
68
Deelnemers informeren over vondsten
69
Foto's en documenten archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Documentatie

Geprinte deelnemerslijstenaantal 4
Geprinte routebeschrijvingenaantal 6
Geprinte programma'saantal 35
Geprinte noodkaartenaantal 35
Documentenmappenaantal 4
Deelnemersbadgesaantal 35
Badgehoudersaantal 35
Polsbandjesaantal 35
Klembordenaantal 4
Balpennenaantal 12
Watervaste stiftenaantal 4
Bagagelabelsaantal 40

Apparatuur

Mobiele telefoonsaantal 3
Powerbanksaantal 4
Oplaadkabelsaantal 6
Reisstekkeradaptersaantal 3
Draagbare telefoonladeraantal 2

Catering

Koelboxenaantal 3
Koelelementenaantal 12
Herbruikbare drinkflessenaantal 35
Herbruikbare bekersaantal 40
Herbruikbare lunchbakjesaantal 35
Herbruikbaar bestekaantal 40
Servettenhouderaantal 2
Boodschappen

Veiligheid

EHBO-koffer
Wegwerp-handschoenenaantal 20
Reflecterende hesjesaantal 4
Zaklampenaantal 4
Fluitjesaantal 4

Schoonmaak

Handdesinfectiemiddelaantal 4
Natte doekjesaantal 6
Papieren handdoekenaantal 4
Afvalknijpersaantal 2
Herbruikbare afvalbakkenaantal 3

Tips

Leg eerst het programma met vertrektijd, grensovergang, pauzes en terugkomst vast. Zo kan de vervoerder de route goed beoordelen en voorkom je dat een bezoeklocatie te krap wordt gepland.
Open direct een deelnemerslijst en vraag bij de aanmelding ook dieetwensen, noodcontacten en toestemmingen uit. Plan een sluitingsdatum van minimaal 14 dagen voor vertrek, zodat je ontbrekende gegevens nog kunt najagen.
Controleer paspoortgegevens en EHIC-gegevens uiterlijk twee weken voor vertrek. Maak daarna definitieve indelingen en neem geprinte deelnemerslijsten, programma’s, routes en noodkaarten mee naast een digitale kopie.
Stuur het programma, de groepsgrootte en bijzondere aandachtspunten uiterlijk 7 dagen voor vertrek naar de vervoerder en bezoeklocatie. Bevestig daarbij opnieuw de contactpersoon en aankomsttijd; wijzigingen op de laatste dag veroorzaken snel vertraging.
Sla de route offline op en controleer de weersverwachting 24 uur voor vertrek. Laad telefoons en powerbanks op, neem reisstekkeradapters mee waar nodig en controleer de EHBO-koffer, reflecterende hesjes en zaklampen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een buitenlandse excursie organiseren?: Start bij voorkeur 8 tot 12 weken voor vertrek, vooral als vervoer en een bezoeklocatie gereserveerd moeten worden. Sluit de deelnemersregistratie ongeveer 14 dagen vooraf en bevestig het programma 7 dagen vooraf.
Welke gegevens moet je verzamelen voor een buitenlandse excursie?: Vraag naamgegevens, paspoortgegevens, EHIC-gegevens, noodcontacten, dieetwensen en benodigde toestemmingen op. Gebruik een sluitingsdatum van minimaal 14 dagen voor vertrek en controleer daarna alle gegevens één voor één.
Wanneer controleer je paspoorten en EHIC-gegevens voor een excursie?: Controleer beide uiterlijk twee weken voor vertrek, zodat deelnemers ontbrekende of verlopen documenten nog kunnen vervangen. Neem alleen de noodzakelijke gegevens mee in de geprinte deelnemersdocumentatie en beveilig digitale bestanden zorgvuldig.
Wat neem je mee op een buitenlandse excursie?: Neem geprinte deelnemerslijsten, routebeschrijvingen, programma’s en noodkaarten mee, plus telefoons, powerbanks, opladers en reisstekkeradapters. Voor de groep zijn ook drinkflessen, lunchmateriaal en een gecontroleerde EHBO-koffer nodig; reken op ten minste één actuele noodkaart per begeleider.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.