Checklist voor een buitenlandse excursie organiseren

Een buitenlandse excursie vraagt meer voorbereiding dan alleen vervoer en een programma. Je moet deelnemersgegevens, toestemmingen, paspoorten, EHIC-gegevens en noodcontacten op tijd compleet hebben. Regel reserveringen en verzekeringen vroeg, zodat wijzigingen nog mogelijk zijn. Deze checklist helpt je van het eerste programma tot de vertrekdag, met aandacht voor documenten, grensinformatie, dieetwensen, offline route en een werkbare noodprocedure.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Excursiedoel en programma vastleggen
2 personen
Deelnemerslijst openen
Vervoer reserveren
2 personen
Bezoeklocatie reserveren
2 personen
Reisverzekering controleren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Noodcontacten verzamelen
2 personen
Toestemmingen verzamelen
2 personen
Paspoortgegevens controleren
2 personen
EHIC-gegevens controleren
Route en grensinformatie controleren
2 personen
Programma aan vervoerder sturen
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
Noodprocedure opstellen
2 personen
Contactgegevens locatie bevestigen
Deelnemers definitief indelen
2 personen
Dieetwensen doorgeven
Weersverwachting controleren
Tickets en documenten printen
2 personen
Route offline opslaan
Boodschappen doen
2 personen
Excursiematerialen verzamelen
2 personen
EHBO-set controleren
Powerbanks opladen
Catering gekoeld klaarzetten
2 personen
Deelnemersbadge per persoon klaarleggen
2 personen
Reisdocumenten per map ordenen
2 personen
Bagage en materialen labelen
2 personen
Vertrekpunt controleren
Busophaalpunt markeren
2 personen
Materialen naar bus brengen
3 personen
Catering in koelboxen plaatsen
2 personen

Event

Deelnemers aanmelden
3 personen
Paspoorten en toestemmingen controleren
3 personen
Bagage inladen
4 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Veiligheidsinstructies geven
2 personen
Vertrek begeleiden
2 personen
Reisdocumenten veilig bewaren
Dranken en snacks uitdelen
2 personen
Dranken bijvullen
Tussenstop begeleiden
3 personen
Aanwezigheid na tussenstop tellen
2 personen
Groep naar bezoeklocatie begeleiden
3 personen
Tickets uitdelen
2 personen
Programma en ontmoetingspunt toelichten
2 personen
Excursie begeleiden
3 personen
Groepsfoto maken
Vrije tijd en ontmoetingspunt bewaken
3 personen
Aanwezigheid voor vertrek tellen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Groep terug naar bus begeleiden
3 personen
Bus schoon en veilig achterlaten
2 personen
Terugreis begeleiden
2 personen
Laatste tussenstop begeleiden
3 personen
Terugkomst aankondigen
Bagage uitladen
4 personen
Deelnemers afmelden
2 personen

Nazorg

Restmaterialen verzamelen
2 personen
Afval weggooien
2 personen
Koelboxen leegmaken
Servies en materialen afwassen
2 personen
Apparatuur opladen en opbergen
Gevonden voorwerpen registreren
Geleende materialen retourneren
2 personen
Deelnemers informeren over vondsten
Foto's en documenten archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Documentatie

Geprinte deelnemerslijstenaantal 4
Geprinte routebeschrijvingenaantal 6
Geprinte programma'saantal 35
Geprinte noodkaartenaantal 35
Documentenmappenaantal 4
Deelnemersbadgesaantal 35
Badgehoudersaantal 35
Polsbandjesaantal 35
Klembordenaantal 4
Balpennenaantal 12
Watervaste stiftenaantal 4
Bagagelabelsaantal 40

Apparatuur

Mobiele telefoonsaantal 3
Powerbanksaantal 4
Oplaadkabelsaantal 6
Reisstekkeradaptersaantal 3
Draagbare telefoonladeraantal 2

Catering

Koelboxenaantal 3
Koelelementenaantal 12
Herbruikbare drinkflessenaantal 35
Herbruikbare bekersaantal 40
Herbruikbare lunchbakjesaantal 35
Herbruikbaar bestekaantal 40
Servettenhouderaantal 2
Boodschappen

Veiligheid

EHBO-koffer
Wegwerp-handschoenenaantal 20
Reflecterende hesjesaantal 4
Zaklampenaantal 4
Fluitjesaantal 4

Schoonmaak

Handdesinfectiemiddelaantal 4
Natte doekjesaantal 6
Papieren handdoekenaantal 4
Afvalknijpersaantal 2
Herbruikbare afvalbakkenaantal 3

Tips

Open direct een deelnemerslijst en verzamel per persoon paspoortgegevens, EHIC-gegevens, noodcontact en eventuele toestemming. Controleer de gegevens uiterlijk twee weken voor vertrek opnieuw.
Reserveer vervoer en bezoeklocatie zodra het programma staat. Stuur het definitieve programma uiterlijk één week vooraf naar de vervoerder en bevestig de contactgegevens van de locatie.
Plan dieetwensen niet pas op de vertrekdag. Verzamel ze bij de aanmelding, geef ze uiterlijk vijf werkdagen vooraf door en deel deelnemers daarna definitief in.
Print tickets, deelnemerslijsten, programma’s, routebeschrijvingen en noodkaarten in minstens twee sets. Sla de route ook offline op, zodat je bij slecht bereik niet afhankelijk bent van mobiel internet.
Controleer 24 uur voor vertrek de weersverwachting en laad telefoons en powerbanks volledig op. Leg EHBO-materiaal, reflecterende hesjes, zaklampen en fluitjes op een vaste plek bij de begeleiders.

Veelgestelde vragen

Hoe vroeg moet ik een buitenlandse excursie organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken voor vertrek met doel, programma, vervoer en bezoeklocatie. Zo houd je tijd over voor aanmeldingen, toestemmingen, paspoortcontrole en eventuele wijzigingen.
Wanneer moet ik paspoortgegevens en toestemmingen verzamelen?: Vraag deze gegevens direct bij de aanmelding op en sluit de controle uiterlijk twee weken voor vertrek. Controleer daarna of alle documenten geldig zijn voor de volledige reisperiode.
Hoeveel documenten moet ik meenemen op een buitenlandse excursie?: Neem per begeleider een geprinte deelnemerslijst, programma, route en noodkaart mee, plus één reservepakket in een aparte documentenmap. Bewaar digitale kopieën op minimaal twee telefoons of andere apparaten.
Wanneer controleer ik de route en grensinformatie?: Controleer route, grensinformatie en eventuele reisbeperkingen ongeveer één week voor vertrek. Doe een laatste controle 24 uur vooraf en bewaar de route offline op de telefoons van de begeleiders.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.