Zo organiseer je een brevettocht zonder losse eindjes

Begin een brevettocht niet met de catering, maar met de route en de locaties. Leg eerst het parcours definitief vast, controleer risico’s en regel toestemming, start- en finishplek. Daarna open je de registratie en verzamel je dieetwensen en noodcontacten. In de laatste weken verschuift de aandacht naar controleposten, vrijwilligers, bewegwijzering, fietsenrekken en materiaal. Plan op de dag zelf een vaste volgorde voor opbouw, briefing, start, controles en finish, zodat problemen onderweg snel worden opgevangen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route definitief vastleggen
2 personen
2
Route op risico's controleren
2 personen
3
Start- en finishlocatie reserveren
4
Controleer benodigde toestemmingen
5
Start- en finishlocatie bezoeken
2 personen
6
Deelnemersregistratie openen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Noodcontacten verzamelen
11
Deelnemerslijst controleren
2 personen
12
Startnummers toewijzen
2 personen
13
Routekaarten voorbereiden
2 personen
14
Controleposten bepalen
2 personen
15
Controleposten bemannen
16
Vrijwilligers instrueren
2 personen
17
Catering reserveren
18
Fietsenrekken regelen
19
Verlichting testen
2 personen
20
Communicatiemiddelen testen
2 personen
21
Routepijlen controleren
2 personen
22
Startpakketten samenstellen
3 personen
23
Boodschappen doen
2 personen
24
Dranken koelen
2 personen
25
Hapjes voorbereiden
3 personen
26
Materiaal naar locatie brengen
3 personen
27
Routepijlen klaarleggen
2 personen
28
Controleposten bevoorraden
3 personen
29
Start- en finishzone afzetten
3 personen
30
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
31
Partytenten opbouwen
4 personen
32
Inschrijftafel inrichten
2 personen
33
Cateringbuffet inrichten
3 personen
34
Verkeerspijlen langs route plaatsen
4 personen
35
Route op laatste wijzigingen controleren
2 personen

Event

36
Deelnemers aanmelden
4 personen
37
Startpakketten uitdelen
3 personen
38
Fietsverlichting controleren
2 personen
39
Deelnemersbriefing geven
2 personen
40
Start van de brevettocht begeleiden
4 personen
41
Starttijden registreren
2 personen
42
Controleposten openen
6 personen
43
Controlekaarten afstempelen
6 personen
44
Water en fruit uitdelen
6 personen
45
Dranken bijvullen
2 personen
46
Hapjes bijvullen
2 personen
47
Routevragen beantwoorden
2 personen
48
Communicatie met controleposten onderhouden
2 personen
49
Pechmeldingen registreren
2 personen
50
Aankomsttijden registreren
2 personen
51
Controlekaarten innemen
2 personen
52
Finishercertificaten uitdelen
2 personen
53
Laatste deelnemers verwelkomen
3 personen
54
Laatste controlepost sluiten
2 personen
55
Finishzone afsluiten
2 personen

Nazorg

56
Routepijlen verwijderen
4 personen
57
Controleposten afbreken
4 personen
58
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
59
Partytenten afbreken
4 personen
60
Servies en keukenspullen afwassen
3 personen
61
Afval verzamelen
3 personen
62
Locatie schoonmaken
3 personen
63
Materiaal terugbrengen
3 personen
64
Geleende spullen retourneren
2 personen
65
Deelnemersresultaten verwerken
2 personen
66
Finisherlijst publiceren
67
Gevonden voorwerpen registreren
68
Routebestanden archiveren
69
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 30
Fietsenrekkenaantal 6
Afvalbakkenaantal 6

Sportmateriaal

Routepijlenaantal 120
Pionnenaantal 30
Afzetlintaantal 6
Startnummersaantal 120
Controlekaartenaantal 120
Finishercertificatenaantal 120
Stempelsetsaantal 4
Reflecterende hesjesaantal 12
Reparatiestandaardsaantal 2
Fietspompenaantal 4
Reservebinnenbandenaantal 20
Basis fietsgereedschapaantal 4
Kabelbindersaantal 200

Apparatuur

Portofoonsaantal 8
Mobiele opladersaantal 6
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Megafon
Laptop
Printer
Koelboxenaantal 6

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Serveerschalenaantal 12
Tangen en opscheplepelsaantal 12
Koelboxmattenaantal 6

Decoratie

Startfinishbanner
Pijlenbordenaantal 12
Tafelkledenaantal 8
Naamkaartjesaantal 30

Schoonmaak

Bezemsaantal 2
Vuilnisgrijpersaantal 2
Emmersaantal 3
Sponzenaantal 6
Herbruikbare doekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de route uiterlijk enkele weken voor de tocht definitief vast. Rijd of loop het volledige parcours na en noteer gevaarlijke kruisingen, smalle passages, onverharde stukken en plekken waar routepijlen kunnen verdwijnen.
Open de deelnemersregistratie pas nadat start- en finishlocatie, route en toestemmingen zijn gecontroleerd. Vraag direct om een noodcontact en dieetwens; controleer de deelnemerslijst minimaal 7 dagen voor de start.
Plan controleposten op basis van de route en wijs per post minimaal 2 vrijwilligers aan. Geef hen controlekaarten, stempels, portofoons en een korte instructie over vermiste deelnemers, pech en communicatie.
Test 1 dag vooraf de verlichting, portofoons, printer en mobiele opladers. Leg routepijlen, pionnen, afzetlint en reflecterende hesjes per locatie klaar, zodat de bewegwijzering niet op het laatste moment wordt samengesteld.
Koel dranken pas nadat je het aantal deelnemers definitief hebt. Zet bij start en finish een eenvoudige pechvoorziening klaar met een fietspomp, reparatiestandaard, reservebinnenbanden en basisgereedschap; dat wordt vaak vergeten tot de eerste lekke band.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een brevettocht organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met route, toestemming en start- en finishlocatie. Open de registratie zodra die basis vaststaat en rond deelnemersgegevens, vrijwilligers en catering uiterlijk 7 dagen voor de tocht af.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een brevettocht?: Reken op minimaal 2 vrijwilligers per controlepost, plus 2 tot 4 mensen voor start, finish en algemene coördinatie. Bij een tocht met 3 controleposten kom je daarmee al snel uit op 8 tot 10 vrijwilligers.
Hoeveel drank heb je nodig voor een brevettocht?: Plan bij een rust- of controlepost ongeveer 0,5 liter drinken per deelnemer, met extra voorraad voor warm weer. Voor 60 deelnemers betekent dat minimaal 30 liter; verdeel die over water en andere gekoelde dranken.
Wat moet je de week voor een brevettocht controleren?: Controleer 7 dagen vooraf de deelnemerslijst, noodcontacten, dieetwensen, startnummers, routekaarten en bezetting van alle controleposten. Test 1 dag vooraf de portofoons, verlichting, printer en routepijlen en zet het materiaal per locatie klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.