Organiser une randonnée de brevet, étape par étape

Une randonnée de brevet se prépare d’abord sur le parcours, puis autour des points de départ, d’arrivée et de contrôle. Commence par arrêter l’itinéraire, vérifier les risques et obtenir les autorisations avant d’ouvrir les inscriptions. Ensuite, organise les bénévoles, le balisage, les cartes de contrôle et l’assistance mécanique. Les derniers jours servent surtout à vérifier les participants, préparer les kits de départ et gérer les boissons et les en-cas.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Arrêter définitivement l’itinéraire
2 personnes
2
Contrôler les risques sur le parcours
2 personnes
3
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
4
Vérifier les autorisations nécessaires
5
Visiter le site de départ et d’arrivée
2 personnes
6
Ouvrir l’enregistrement des participants
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Recueillir les contacts d'urgence
11
Vérifier la liste des participants
2 personnes
12
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
13
Préparer les cartes d'itinéraire
2 personnes
14
Définir les postes de contrôle
2 personnes
15
Affecter du personnel aux points de contrôle
16
Briefer les bénévoles
2 personnes
17
Réserver le catering
18
Prévoir des râteliers à vélos
19
Tester l’éclairage
2 personnes
20
Tester les moyens de communication
2 personnes
21
Vérifier les flèches d’itinéraire
2 personnes
22
Composer les kits de démarrage
3 personnes
23
Faire les courses
2 personnes
24
Refroidir les boissons
2 personnes
25
Préparer les en-cas
3 personnes
26
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
27
Préparer les flèches d'itinéraire
2 personnes
28
Approvisionner les postes de contrôle
3 personnes
29
Balisage des zones de départ et d’arrivée
3 personnes
30
Installer les tables et les chaises
4 personnes
31
Monter les tentes de réception
4 personnes
32
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
33
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
34
Installer les panneaux de circulation le long de l’itinéraire
4 personnes
35
Vérifier les dernières modifications de l’itinéraire
2 personnes

Événement

36
Inscrire les participants
4 personnes
37
Distribuer les kits de départ
3 personnes
38
Vérifier l’éclairage des vélos
2 personnes
39
Faire le briefing des participants
2 personnes
40
Encadrer le départ de la randonnée brevet
4 personnes
41
Enregistrer les heures de départ
2 personnes
42
Ouvrir les points de contrôle
6 personnes
43
Tamponner les cartes de contrôle
6 personnes
44
Distribuer de l’eau et des fruits
6 personnes
45
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
46
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
47
Répondre aux questions de l’itinéraire
2 personnes
48
Maintenir la communication avec les postes de contrôle
2 personnes
49
Enregistrer les signalements de panne
2 personnes
50
Enregistrer les heures d’arrivée
2 personnes
51
Récupérer les cartes de contrôle
2 personnes
52
Distribuer les certificats de finisher
2 personnes
53
Accueillir les derniers participants
3 personnes
54
Fermer le dernier point de contrôle
2 personnes
55
Fermer la zone d’arrivée
2 personnes

Suivi

56
Retirer les flèches d’itinéraire
4 personnes
57
Démonter les postes de contrôle
4 personnes
58
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
59
Démonter les tentes de fête
4 personnes
60
Laver la vaisselle et les ustensiles de cuisine
3 personnes
61
Rassembler les déchets
3 personnes
62
Nettoyer le lieu
3 personnes
63
Rapporter le matériel
3 personnes
64
Rendre les articles empruntés
2 personnes
65
Traiter les résultats des participants
2 personnes
66
Publier la liste des finishers
67
Enregistrer les objets trouvés
68
Archiver les fichiers du parcours
69
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 30
Râteliers à vélosqté 6
Poubellesqté 6

Matériel de sport

Flèches de directionqté 120
Cônesqté 30
Ruban de balisageqté 6
Numéros de départqté 120
Cartes de contrôleqté 120
Certificats de finisherqté 120
Kits de tamponsqté 4
Gilets réfléchissantsqté 12
Supports de réparationqté 2
Pompes à véloqté 4
Chambres à air de rechangeqté 20
Outillage vélo de baseqté 4
Serre-câblesqté 200

Équipement

Talkies-walkiesqté 8
Chargeurs mobilesqté 6
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Mégaphone
Ordinateur portable
Imprimante
Glacièresqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Lampes à pilesqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Plateaux de serviceqté 12
Pinces et cuillères de serviceqté 12
Tapis de glacièreqté 6

Décoration

Bannière départ-arrivée
Panneaux de directionqté 12
Nappesqté 8
Badges nominatifsqté 30

Nettoyage

Balaisqté 2
Pinces à déchetsqté 2
Seauxqté 3
Épongesqté 6
Chiffons réutilisablesqté 12

Catering

Courses

Conseils

Arrête définitivement l’itinéraire avant d’envoyer les invitations. Contrôle les passages dangereux, les croisements et les portions mal signalées au moins une fois sur place.
Réserve le départ et l’arrivée plusieurs semaines à l’avance, puis vérifie les autorisations nécessaires avant l’ouverture des inscriptions. Une visite du site permet aussi de repérer l’éclairage, les prises et l’espace pour les vélos.
Ferme les inscriptions quelques jours avant le départ pour vérifier la liste, attribuer les numéros et recueillir les contacts d’urgence et les besoins alimentaires. Prépare ensuite les cartes de contrôle et les kits de départ.
Affecte chaque bénévole à un point de contrôle et organise un briefing avant le jour J. Teste les talkies-walkies, les chargeurs et les moyens de communication avant l’arrivée des participants.
Prépare les boissons et les en-cas la veille, puis garde-les au frais dans des glacières. Vérifie aussi les flèches, les cônes, les outils, les pompes et les chambres à air de rechange avant l’ouverture.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une randonnée de brevet ?: Prévois au moins 6 à 8 semaines pour fixer l’itinéraire, réserver les lieux, vérifier les autorisations et ouvrir les inscriptions. Garde les 7 derniers jours pour les contrôles pratiques et la préparation du matériel.
Quand faut-il fermer les inscriptions à une randonnée de brevet ?: Ferme-les idéalement 3 à 5 jours avant le départ. Ce délai permet de vérifier la liste des participants, attribuer les numéros, imprimer les documents et adapter les boissons et les en-cas.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour les points de contrôle ?: Prévois au minimum 2 bénévoles par point de contrôle afin que l’un puisse aider ou communiquer pendant que l’autre enregistre les passages. Ajoute une personne référente pour coordonner les points et gérer les imprévus.
Que faut-il vérifier la veille d’une randonnée de brevet ?: La veille, contrôle le balisage, les cartes, les numéros de départ, les kits, les radios et l’éclairage. Mets aussi les boissons au frais et rassemble les outils, pompes et chambres à air de rechange au départ.

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