Zo organiseer je een breakdancebattle

Begin met de datum, locatie en het battleformat; die drie keuzes bepalen hoeveel deelnemers, ruimte en techniek je nodig hebt. Leg daarna juryleden, DJ en presentator vast en controleer vergunningen, verzekering en huisregels. Zorg ruim vooraf voor een geschikte breakdancevloer, geluidsset en duidelijke inschrijving. Op de dag zelf draait alles om een strakke startlijst, een korte jurybriefing en een draaiboek waarin opbouw, battles, pauzes en prijsuitreiking per tijdstip staan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Vergunningen en meldingen controleren
3
Battleformat bepalen
2 personen
4
Juryleden benaderen
5
DJ vastleggen
6
Presentator vastleggen
7
Fotograaf vastleggen
8
Muziek- en lichtapparatuur reserveren
9
Dansvloer reserveren
10
Verzekering controleren
11
Huisregels opstellen
2 personen
12
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
13
Aanmeldformulier publiceren
14
Uitnodigingen versturen
2 personen
15
Promotie op sociale media plaatsen
16
Posters verspreiden
3 personen
17
Aanmeldingen verwerken
18
Dieetwensen verzamelen
19
Deelnemers bevestigen
20
Startlijst samenstellen
2 personen
21
Jurybriefing voorbereiden
22
Draaiboek afdrukken
23
Armbandjes en polsbanden klaarleggen
24
Prijzen en certificaten bestellen
25
Boodschappenlijst controleren
2 personen
26
Boodschappen doen
3 personen
27
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
28
Koelboxen vullen
2 personen

Event

29
Locatie openen
2 personen
30
Vloer en entree inspecteren
2 personen
31
Dansvloer leggen
4 personen
32
Jurytafel opstellen
2 personen
33
Tafels opstellen
3 personen
34
Stoelen opstellen
3 personen
35
Garderobe inrichten
2 personen
36
Entreebalie inrichten
2 personen
37
Geluidsapparatuur opbouwen
3 personen
38
Microfoons testen
2 personen
39
Lichtapparatuur opbouwen
2 personen
40
Stroomkabels veilig afplakken
2 personen
41
Versiering ophangen
3 personen
42
Banners en bewegwijzering plaatsen
2 personen
43
Cateringtafel inrichten
3 personen
44
Hapjes voorbereiden
3 personen
45
Dranken koud zetten
2 personen
46
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
47
Inschrijftafel bemannen
2 personen
48
Deelnemers registreren
3 personen
49
Juryleden ontvangen
50
Deelnemersbriefing geven
2 personen
51
Publiek verwelkomen
3 personen
52
Openingsprogramma presenteren
2 personen
53
Voorronde begeleiden
5 personen
54
Juryformulieren verzamelen
2 personen
55
Uitslagen verwerken
2 personen
56
Pauzeprogramma verzorgen
3 personen
57
Dranken bijvullen
2 personen
58
Hapjes aanvullen
2 personen
59
Afvalbakken legen
2 personen
60
Halve finales begeleiden
5 personen
61
Finalisten bekendmaken
2 personen
62
Finale begeleiden
5 personen
63
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
64
Groepsfoto maken
2 personen
65
Afsluiting aankondigen
66
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen

Nazorg

67
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
68
Catering opruimen
3 personen
69
Meubilair afbreken
4 personen
70
Dansvloer verwijderen
4 personen
71
Decoratie verwijderen
3 personen
72
Afval verzamelen
4 personen
73
Locatie schoonmaken
4 personen
74
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
75
Locatie afsluiten
2 personen
76
Apparatuur retourneren
3 personen
77
Materialen retourneren
2 personen
78
Facturen en bonnetjes archiveren
79
Foto's en uitslagen publiceren
80
Bedankberichten versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Klaptafelsaantal 4
Jurytafel
Garderoberekkenaantal 3
Statafelsaantal 6

Sportmateriaal

Breakdancevloer
Vloerondermatten
Startnummersaantal 40
Polsbandjes deelnemersaantal 50

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Subwoofersaantal 2
Audiomixer
DJ-controller
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
Luidsprekerkabelsaantal 4
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Stroomhaspelsaantal 3

Verlichting

LED-spotsaantal 6
Lichtstatievenaantal 2
Werklampenaantal 4
Batterijlampenaantal 6

Decoratie

Eventbannersaantal 4
Richtingsbordenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Ballonpompaantal 2
Decoratiedoekaantal 4
Kabelbindersaantal 100
Gaffer tapeaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 12
Serveerbestekaantal 12
Koffiekannenaantal 4
Thermoskannenaantal 4

Keuken

Koelboxenaantal 6
IJscontainersaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Tangenaantal 8
Opscheplepelsaantal 8
Schenkkanaantal 4
Flessenopenersaantal 4
Servettenhoudersaantal 8
Voedselbakkenaantal 12
Aluminiumfolieaantal 4
EHBO-koffer
Koelmattenaantal 12

Catering

Waterdispensersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Afvalbakkenaantal 8
Menukaartenaantal 8
Prijsbekersaantal 3
Certificatenaantal 40
Juryformulierenaantal 100
Clipboardsaantal 6
Pennenaantal 30
Kassa
Pinapparaat
Geldkistje
Polsbandjes bezoekersaantal 250
Boodschappen

Schoonmaak

Bezemsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakkarrenaantal 2
Handschoenenaantal 20
Microvezeldoekenaantal 20
Toiletborstelsaantal 3
Handzeepdispensersaantal 4

Tips

Kies het battleformat voordat je de inschrijving opent. Vermeld bijvoorbeeld het aantal deelnemers, het aantal rondes en de manier waarop de jury beslist, zodat je later geen startlijst hoeft om te bouwen.
Leg juryleden, DJ en presentator minstens 6 tot 8 weken vooraf vast. Zonder deze drie rollen kun je het programma en de timing van de battles niet betrouwbaar plannen.
Reserveer de breakdancevloer en controleer de ondermatten vóór je de locatie definitief bevestigt. Houd rondom de vloer voldoende vrije ruimte voor deelnemers, jury, publiek en kabels.
Plan techniek en stroom als één geheel. Test actieve speakers, subwoofers, microfoons en DJ-controller tijdens de opbouw en gebruik kabels, stekkerdozen en stroomhaspels zo dat looproutes vrij blijven.
Sluit de inschrijving enkele dagen vóór het evenement en bevestig daarna iedere deelnemer. Maak op basis daarvan de startlijst, leg startnummers en polsbandjes klaar en geef de jury vóór de eerste battle een briefing.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een breakdancebattle organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en format. Reserveer jury, DJ, presentator, vloer en techniek bij voorkeur 6 tot 8 weken voor de battle.
Hoeveel ruimte heb je nodig voor een breakdancebattle?: Reken voor de dansvloer zelf op een duidelijk afgebakend oppervlak en reserveer daarnaast rondom ruimte voor jury, deelnemers en publiek. Controleer de exacte maat van de vloer en houd minimaal 1 meter vrije doorgang rond kabels en publiekszones aan.
Wanneer moet de inschrijving voor een breakdancebattle sluiten?: Sluit de inschrijving meestal 3 tot 7 dagen vóór het evenement. Dan heb je tijd om deelnemers te bevestigen, de startlijst te maken, dieetwensen te verwerken en wijzigingen met de presentator en jury te delen.
Hoeveel tijd moet je rekenen voor de opbouw van een breakdancebattle?: Plan minstens 3 uur voor vloer, geluid, licht, tafels, juryplek en bewegwijzering. Reserveer daarna minimaal 30 minuten voor een soundcheck en controleer vóór de deuren opengaan alle microfoons, muziek en looproutes.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.