Zo organiseer je een boottocht voor buurtbewoners

Begin met de boot, de vaartijd, de route en de vertreklocatie. Daarna regel je de aanmeldingen en verzamel je dieetwensen, zodat je catering en zitplaatsen kunt afstemmen op het aantal deelnemers. In de laatste week controleer je het weer, stuur je praktische deelnemersinformatie en maak je alle materialen klaar. Op de dag zelf draait alles om een vaste laadvolgorde, een duidelijke ontvangst en een laatste veiligheidscontrole.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Boot reserveren
2
Vaartijd en route vastleggen
3
Vertreklocatie bevestigen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
2 personen
6
Dieetwensen verzamelen
7
Deelnemerslijst bijwerken
8
Weersverwachting controleren
9
Deelnemersinformatie versturen
10
Cateringhoeveelheden bepalen
2 personen
11
Boodschappen doen
3 personen
12
Eten voorbereiden
4 personen
13
Dranken koelen
2 personen
14
Materialen verzamelen
3 personen
15
Aanwezigheidslijst afdrukken
16
EHBO-set controleren
17
Noodnummers verzamelen

Event

18
Weer en vaaradvies controleren
19
Locatie en boot inspecteren
2 personen
20
Materialen naar de steiger brengen
4 personen
21
Eten en drinken aan boord laden
4 personen
22
Tafels en serveerplek opstellen
3 personen
23
Versiering ophangen
2 personen
24
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
25
Deelnemers ontvangen
3 personen
26
Aanwezigheid registreren
2 personen
27
Veiligheidsinstructies geven
2 personen
28
Veiligheidsvesten uitdelen
2 personen
29
Inschepen begeleiden
4 personen
30
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
31
Route en tussenstops toelichten
32
Lunchbuffet klaarzetten
4 personen
33
Lunch serveren
4 personen
34
Dranken bijvullen
2 personen
35
Hapjes rondbrengen
3 personen
36
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
37
Muziek en verlichting bedienen
38
Afval tussentijds verzamelen
2 personen
39
Laatste ronde drank serveren
2 personen
40
Ontschepen begeleiden
4 personen

Nazorg

41
Materialen van boord halen
4 personen
42
Servies verzamelen
3 personen
43
Restanten veilig verpakken
2 personen
44
Boot en steiger schoon achterlaten
4 personen
45
Servies afwassen
3 personen
46
Koelboxen en bakken reinigen
2 personen
47
Afval afvoeren
2 personen
48
Geleende materialen retourneren
2 personen
49
Overgebleven spullen opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 4
Klapstoelenaantal 8
Buffetplankenaantal 4

Servies

Herbruikbare bordenaantal 60
Herbruikbare kommenaantal 60
Herbruikbare glazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 60
Besteksetsaantal 60
Opscheplepelsaantal 8
Serveerschalenaantal 10
Serveertangenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 6
Broodmessenaantal 3
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Waterkannenaantal 6
Voedselbakken met dekselaantal 12

Apparatuur

Draagbare speaker
Powerbanksaantal 4
Oplaadkabelsaantal 6

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 4
Ledlantaarnsaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 6
Vlaggenlijnaantal 4
Tafeldecoratieaantal 8

Veiligheid

Reddingsvestenaantal 60
EHBO-set
Zaklampenaantal 4
Waterdichte opbergtassenaantal 6
Noodfluitjesaantal 6

Schoonmaak

Herbruikbare vaatdoekenaantal 12
Afwasteiltjesaantal 3
Handvegersaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Afvalbakkenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg boot, route, vaartijd en vertreklocatie eerst vast. Stuur de uitnodiging pas daarna, met een sluitingsdatum voor aanmelden en een duidelijke tijd waarop deelnemers aanwezig moeten zijn.
Werk met één actuele deelnemerslijst en verzamel dieetwensen vóór je de cateringhoeveelheden bepaalt. Druk de aanwezigheidslijst op de dag zelf af en neem een digitale back-up mee.
Controleer het weer en vaaradvies niet alleen dagen vooraf, maar ook op de ochtend van vertrek. Verstuur bij wijzigingen direct een bericht met de nieuwe informatie of het besluit over doorgaan.
Breng eten, drinken en materialen in een vaste volgorde naar de steiger. Laad eerst veiligheidsmiddelen en praktische spullen, daarna gekoelde producten en als laatste de spullen voor de serveerplek.
Maak aan boord een duidelijke ontvangst- en serveerplek met tafels, buffetplanken, servies en bestek. Houd EHBO-set, noodnummers, zaklampen en reddingsvesten bereikbaar en controleer vóór vertrek of alles aanwezig is.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een boottocht voor buurtbewoners organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met het reserveren van de boot en het vastleggen van route en vertreklocatie. Plan de sluiting van de aanmeldingen ongeveer 10 tot 14 dagen voor vertrek, zodat je catering en dieetwensen tijdig kunt verwerken.
Wanneer moet ik de deelnemersinformatie voor de boottocht versturen?: Stuur de praktische informatie uiterlijk 3 tot 5 dagen voor vertrek. Vermeld vertreklocatie, aankomsttijd, vaartijd, route, contactgegevens en wat er gebeurt bij slecht weer.
Hoeveel eten en drinken heb ik nodig voor een boottocht?: Bepaal de hoeveelheden op basis van het definitieve aantal deelnemers en de duur van de vaart. Reken voor het eerste uur op ongeveer 2 tot 3 drankjes per persoon en voeg extra water toe voor warm weer; stem eten af op het geplande programma en de verzamelde dieetwensen.
Wat controleer je op de ochtend van een boottocht?: Controleer het weer en vaaradvies, de boot en locatie, de aanwezigheidslijst, reddingsvesten en EHBO-set. Doe dit minimaal 2 uur voor vertrek, zodat je nog tijd hebt om deelnemers of de bootorganisatie te informeren als er iets verandert.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.