Zo organiseer je een boerderijbezoek

Een boerderijbezoek organiseren begint niet met boodschappen doen, maar met het vastleggen van de boerderij en het programma met de boer. Daarna verzamel je aanmeldingen, dieetwensen en vervoersinformatie, zodat je weet voor hoeveel mensen je eten, drinken en zitplaatsen nodig hebt. Deel route, parkeren en praktische afspraken ruim vooraf. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke ontvangst, veilige omgang met dieren en een plan voor regen of kou.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Boerderij reserveren
2
Programma met boer afstemmen
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Vervoer inventariseren
7
Deelnemerslijst afronden
8
Route en parkeergegevens delen
9
Weersverwachting controleren
10
Programma en adressen printen
11
Boodschappenlijst controleren
12
Boodschappen doen
2 personen
13
Dranken koelen
2 personen
14
Catering voorbereiden
3 personen
15
Materialen verzamelen
2 personen
16
Deelnemers herinneren
17
Locatie inspecteren
2 personen
18
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
19
Partytent opzetten
4 personen
20
Verlichting ophangen
2 personen
21
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
22
Dierenvoer klaarzetten
2 personen
23
Buffet voorbereiden
3 personen
24
Servies en bestek klaarzetten
2 personen

Event

25
Veiligheidsinstructies doornemen
2 personen
26
Deelnemers ontvangen
3 personen
27
Koffie en thee serveren
2 personen
28
Rondleiding begeleiden
2 personen
29
Dieren voeren begeleiden
3 personen
30
Pauzedrankjes serveren
2 personen
31
Boerderijactiviteit begeleiden
3 personen
32
Dranken bijvullen
2 personen
33
Buffet openen
2 personen
34
Diner serveren
4 personen
35
Dessert serveren
2 personen
36
Laatste vertrek controleren
2 personen

Nazorg

37
Afval verzamelen
3 personen
38
Servies afwassen
3 personen
39
Buffet en keuken schoonmaken
3 personen
40
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
41
Partytent afbreken
4 personen
42
Verlichting verwijderen
2 personen
43
Terrein schoon opleveren
3 personen
44
Materialen terugbrengen
2 personen
45
Koelboxen reinigen
2 personen
46
Restanten controleren en opruimen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 36
Partytentaantal 2
Buffettafelaantal 2
Afvalbakkenaantal 4

Servies

Herbruikbare bordenaantal 40
Herbruikbare kommenaantal 40
Herbruikbare glazenaantal 50
Koffiekopjesaantal 36
Besteksetsaantal 40
Opscheplepelsaantal 8
Serveerschalenaantal 8

Keuken

Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Koks- en broodmessenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 4

Apparatuur

Waterkokeraantal 2
Barbecueaantal 2
Gasflessenaantal 2
Verlengkabelsaantal 3

Verlichting

Lichtslingersaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Naamkaartjesaantal 36
Programma-overzichtenaantal 36

Sportmateriaal

Kruiwagensaantal 2
Houten spellenaantal 4

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Schoonmaaksponzenaantal 6
Handvegers en blikaantal 2
Handzeepdispensersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma uiterlijk drie weken vooraf met de boer vast. Spreek af wanneer de rondleiding, het voeren van dieren, pauzes en het gezamenlijke eten plaatsvinden; zo weet je ook wanneer je tafels, buffet en dierenvoer nodig hebt.
Sluit de deelnemerslijst zeven dagen voor vertrek. Vraag tegelijk dieetwensen, vervoersmogelijkheden en telefoonnummers op; gebruik het definitieve aantal voor catering, servies, stoelen en parkeerafspraken.
Stuur route, parkeergegevens en het programma uiterlijk drie dagen vooraf. Vermeld ook welke schoenen en kleding geschikt zijn voor erf, stallen en wisselvallig weer, want dat wordt vaak vergeten.
Plan de opbouw minstens twee uur voor ontvangst. Zet partytent, tafels, stoelen, ontvangsttafel en verlichting eerst neer en controleer daarna verlengkabels, gasflessen, barbecue en warmhoudbakken.
Maak naast het buitenprogramma een concreet regenplan. Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en bepaal wie de partytent, binnenruimte, materialen en communicatie aanpast als het weer omslaat.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een boerderijbezoek reserveren?: Reserveer bij voorkeur vier tot zes weken vooraf. Zo heb je tijd om het programma met de boer af te stemmen, uitnodigingen te versturen en vervoer te regelen.
Wanneer moet ik de deelnemerslijst voor een boerderijbezoek sluiten?: Sluit de lijst ongeveer zeven dagen voor het bezoek. Dan kun je boodschappen, catering, servies, stoelen en dieetwensen op het juiste aantal afstemmen.
Hoeveel tijd heb je nodig om een boerderijbezoek op te bouwen?: Plan minimaal twee uur voor de opbouw op locatie. Daarin passen het inspecteren van het erf, klaarzetten van tafels en stoelen, opzetten van de partytent en voorbereiden van ontvangst en buffet.
Wat doe je bij regen tijdens een boerderijbezoek?: Neem 48 uur vooraf een besluit op basis van de weersverwachting. Zorg voor een partytent of afgesproken binnenruimte en verplaats kwetsbare materialen, verlichting en catering pas nadat de droge opstelling vaststaat.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.