Organiser une visite de ferme sans rien oublier
Une visite de ferme demande plus qu’une réservation et un programme. Il faut coordonner l’agriculteur, connaître précisément les participants, anticiper les besoins alimentaires et préparer l’arrivée sur un lieu parfois peu équipé. Commencez par verrouiller la date et le déroulé, puis gérez les inscriptions et le transport avant d’acheter les boissons ou d’installer le buffet. Les derniers contrôles portent sur la météo, l’éclairage, la sécurité et l’accueil des visiteurs.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Réserver la ferme
- 2
Coordonner le programme avec l’agriculteur
2 personnes
- 3
Envoyer les invitations
- 4
Traiter les inscriptions
- 5
Recueillir les besoins alimentaires
- 6
Recenser les moyens de transport
- 7
Finaliser la liste des participants
- 8
Partager l’itinéraire et les infos de stationnement
- 9
Vérifier les prévisions météo
- 10
Imprimer le programme et les adresses
- 11
Vérifier la liste des courses
- 12
Faire les courses
2 personnes
- 13
Refroidir les boissons
2 personnes
- 14
Préparer le service traiteur
3 personnes
- 15
Rassembler le matériel
2 personnes
- 16
Rappeler les participants
- 17
Inspecter le lieu
2 personnes
- 18
Installer les tables et les chaises
3 personnes
- 19
Monter la tente de réception
4 personnes
- 20
Installer l'éclairage
2 personnes
- 21
Aménager la table d'accueil
2 personnes
- 22
Préparer la nourriture pour les animaux
2 personnes
- 23
Préparer le buffet
3 personnes
- 24
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Événement
- 25
Passer en revue les consignes de sécurité
2 personnes
- 26
Accueillir les participants
3 personnes
- 27
Servir le café et le thé
2 personnes
- 28
Animer la visite guidée
2 personnes
- 29
Encadrer le nourrissage des animaux
3 personnes
- 30
Servir les boissons de la pause
2 personnes
- 31
Animer l'activité à la ferme
3 personnes
- 32
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 33
Ouvrir le buffet
2 personnes
- 34
Servir le dîner
4 personnes
- 35
Servir le dessert
2 personnes
- 36
Vérifier le dernier départ
2 personnes
Suivi
- 37
Rassembler les déchets
3 personnes
- 38
Faire la vaisselle
3 personnes
- 39
Nettoyer le buffet et la cuisine
3 personnes
- 40
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
- 41
Démonter la tente de réception
4 personnes
- 42
Retirer l'éclairage
2 personnes
- 43
Rendre le terrain propre
3 personnes
- 44
Rapporter le matériel
2 personnes
- 45
Nettoyer les glacières
2 personnes
- 46
Vérifier les restes et ranger
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables pliantesqté 6
- Chaises pliantesqté 36
- Tente de réceptionqté 2
- Table de buffetqté 2
- Poubellesqté 4
Vaisselle
- Assiettes réutilisablesqté 40
- Bols réutilisablesqté 40
- Verres réutilisablesqté 50
- Tasses à caféqté 36
- Couvertsqté 40
- Louchesqté 8
- Plateaux de serviceqté 8
Cuisine
- Thermosqté 4
- Planches à découperqté 3
- Couteaux de chef et couteaux à painqté 4
- Glacièresqté 4
- Bacs de maintien au chaudqté 4
Équipement
- Bouilloireqté 2
- Barbecueqté 2
- Bouteilles de gazqté 2
- Rallongesqté 3
Éclairage
- Guirlandes lumineusesqté 4
- Lampes à pilesqté 6
Décoration
- Nappesqté 8
- Badges nominatifsqté 36
- Plans du programmeqté 36
Matériel de sport
- Brouettesqté 2
- Jeux en boisqté 4
Nettoyage
- Seauxqté 3
- Éponges de nettoyageqté 6
- Balais et pelleqté 2
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 3
Catering
- Courses
Conseils
- Réservez la ferme avant d’envoyer les invitations et validez avec l’agriculteur la durée, les activités, les zones accessibles et les consignes à transmettre aux visiteurs.
- Clôturez les inscriptions quelques jours avant la visite. Utilisez la liste finale pour noter les régimes alimentaires, les besoins de transport et le nombre de badges nominatifs.
- Envoyez l’itinéraire, les informations de stationnement et le programme au moins 48 heures à l’avance. Ajoutez une adresse imprimée pour les participants qui auront une mauvaise connexion sur place.
- Vérifiez la météo 24 heures avant, puis adaptez l’installation : tente de réception, éclairage, lampes à piles, tables et chaises doivent être prêtes avant l’arrivée du premier groupe.
- Préparez le buffet et les boissons suffisamment tôt pour éviter les files d’attente. Refroidissez les boissons le jour précédent et gardez la nourriture chaude dans des bacs adaptés, avec vaisselle et couverts déjà regroupés.
Questions fréquentes
- Quand réserver une ferme pour une visite de groupe ?
- Contactez la ferme au moins 4 à 6 semaines avant la date souhaitée. Ce délai laisse le temps de confirmer le programme, le nombre maximal de visiteurs et les conditions d’accès.
- Quand fermer les inscriptions pour une visite de ferme ?
- Fermez les inscriptions 3 à 5 jours avant l’événement. Vous pourrez ainsi finaliser les quantités de nourriture, les boissons, les places assises et les besoins de transport.
- Combien de boissons prévoir par personne ?
- Prévoyez 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis environ 1 boisson par heure supplémentaire. Ajoutez une marge si la visite se déroule dehors ou par temps chaud.
- Quand vérifier la météo avant une visite de ferme ?
- Faites une première vérification 48 heures avant, puis une dernière le matin précédent. Décidez à ce moment-là si la tente, les éclairages et l’organisation du buffet doivent être renforcés.
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