Zo organiseer je een bingoavond zonder last-minute gedoe
Begin vier tot zes weken vooraf met de locatie, uitnodigingen en het bingomateriaal. Verwerk de aanmeldingen meteen en verzamel dieetwensen, zodat je het aantal tafels, stoelen, kaarten en hapjes op tijd kunt bepalen. Werk daarna de prijzen en bingorondes uit en leg per onderdeel een vaste plek klaar. Op de dag zelf draait alles om de volgorde: eerst de zaal en techniek, daarna buffet en prijzen, en pas dan de ontvangst.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 2
Aanmeldingen verwerken
- 3
Dieetwensen verzamelen
- 4
Locatie reserveren
- 5
Bingomateriaal reserveren
- 6
Prijzen inkopen
2 personen
- 7
Bingokaarten sorteren
2 personen
- 8
Prijstafels indelen
- 9
Boodschappen doen
2 personen
- 10
Prijzen inpakken
2 personen
- 11
Bingorondes voorbereiden
2 personen
- 12
Aanmeldlijst afdrukken
- 13
Routebordjes maken
- 14
Dranken koud zetten
2 personen
- 15
Locatie openen
2 personen
- 16
Tafels opstellen
4 personen
- 17
Stoelen klaarzetten
4 personen
- 18
Bingomateriaal klaarleggen
2 personen
- 19
Prijzen uitstallen
2 personen
- 20
Buffet en bar inrichten
3 personen
- 21
Versiering ophangen
2 personen
- 22
Geluidsinstallatie testen
2 personen
- 23
Hapjes voorbereiden
3 personen
- 24
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Event
- 25
Gasten ontvangen
3 personen
- 26
Bingokaarten uitdelen
2 personen
- 27
Spelregels uitleggen
- 28
Bingorondes begeleiden
2 personen
- 29
Prijzen uitreiken
2 personen
- 30
Hapjes serveren
2 personen
- 31
Dranken bijvullen
2 personen
- 32
Laatste ronde aankondigen
- 33
Gasten uitzwaaien
2 personen
Nazorg
- 34
Bingomateriaal verzamelen
2 personen
- 35
Servies afwassen
3 personen
- 36
Afval verzamelen
2 personen
- 37
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
- 38
Versiering verwijderen
2 personen
- 39
Locatie schoonmaken
3 personen
- 40
Apparatuur inpakken
2 personen
- 41
Locatie afsluiten
2 personen
- 42
Geleende spullen retourneren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 60
- Buffettafelsaantal 2
- Prijstafelsaantal 2
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 80
- Bordenaantal 70
- Besteksetsaantal 70
- Koffiekopjesaantal 60
- Theeglazenaantal 60
Apparatuur
- Bingomolen
- Bingoballenaantal 90
- Draagbare speaker
- Microfoon
- Verlengsnoerenaantal 2
- Stekkerdozenaantal 2
Spelmateriaal
- Bingokaartenaantal 300
- Bingofichesaantal 3000
- Reservepennenaantal 20
- Nummerbordjesaantal 90
- Trekbakjesaantal 2
- Prijslintjesaantal 20
Catering
- Serveerbladenaantal 6
- Schenk kannenaantal 6
- Thermoskannenaantal 4
- Koelboxenaantal 3
- Boodschappen
Decoratie
- Ballonnenaantal 100
- Slingersaantal 8
- Tafelkledenaantal 10
- Papiertafellopersaantal 8
- Naamkaartjesaantal 70
Verlichting
- Ledlichtslingersaantal 4
- Ledlampenaantal 4
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 4
- Emmersaantal 2
- Dweilenaantal 2
- Stoffer en blikaantal 2
- Schoonmaakhandschoenenaantal 4
Tips
- Plan de bingorondes uiterlijk één week vooraf en leg per ronde de kaarten, fiches, pennen en nummerbordjes samen klaar. Zo hoef je tijdens de avond niet meer te sorteren of zoeken.
- Maak de prijstafels op basis van het aantal rondes en pak prijzen vooraf in met een prijslintje. Zet ook enkele reserveprijzen apart voor dubbele winnaars of een vergissing bij het uitreiken.
- Test de microfoon en draagbare speaker voordat gasten binnenkomen en controleer of verlengsnoeren en stekkerdozen veilig liggen. Een korte geluidscheck van 10 minuten voorkomt dat de spelleider onverstaanbaar is.
- Richt buffet en bar minstens 45 minuten voor aanvang in. Zet dranken koud, vul schenk kannen en thermoskannen en plaats borden, bekers en bestek op één duidelijk uitgiftepunt.
- Geef vrijwilligers vóór de ontvangst een instructie van 15 minuten: wie controleert de aanmeldlijst, wie deelt kaarten uit, wie houdt de getrokken nummers bij en wie reikt prijzen uit. Spreek ook af wie vragen over dieetwensen opvangt.
Veelgestelde vragen
- Hoeveel weken van tevoren moet je een bingoavond organiseren?
- Reserveer de locatie en het bingomateriaal vier tot zes weken vooraf. Verstuur de uitnodigingen daarna meteen, zodat je uiterlijk één week voor de avond het aantal deelnemers, dieetwensen en benodigde tafels kent.
- Hoeveel bingokaarten heb je nodig voor een bingoavond?
- Voorzie één kaart per deelnemer per ronde en tel 10 procent reservekaarten op. Bij 60 deelnemers zijn dat bijvoorbeeld 66 kaarten per ronde, zodat een beschadigde kaart of late inschrijving geen probleem vormt.
- Hoeveel prijzen heb je nodig voor een bingoavond?
- Tel het aantal geplande rondes en eventuele extra spelmomenten bij elkaar op en koop minimaal één prijs per winmoment. Leg daarnaast twee tot drie reserveprijzen klaar voor dubbele winnaars of een fout bij het uitreiken.
- Hoe lang duurt een bingoavond?
- Reken voor ontvangst en uitleg op 30 minuten en voor zes tot acht bingorondes op ongeveer 90 minuten. Met een pauze, hapjes en prijsuitreiking duurt de volledige avond meestal drie tot vier uur.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!