Zo organiseer je een bingoavond zonder stress

Begin een bingoavond niet met prijzen kopen, maar met de locatie, datum en verwachte opkomst. Zodra je weet hoeveel deelnemers komen, kun je tafels, stoelen, bingokaarten, markers, koffie en hapjes afstemmen. Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en leg vooraf vast hoeveel rondes je speelt en wie de nummers omroept. De meeste problemen ontstaan doordat kaarten, prijzen en microfoon pas op de avond zelf worden gecontroleerd.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Datum en programma vastleggen
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Bingoprijzen inkopen
2 personen
7
Bingokaarten controleren
2 personen
8
Bingonummers sorteren
9
Spelregels afdrukken
10
Prijzen labelen
2 personen
11
Boodschappenlijst controleren
12
Boodschappen doen
2 personen
13
Dranken koud zetten
2 personen
14
Bingomateriaal inpakken
2 personen
15
Locatie openen
2 personen
16
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
17
Bingoapparatuur klaarzetten
2 personen
18
Prijzen uitstallen
2 personen
19
Buffet en dranktafel inrichten
3 personen
20
Decoratie ophangen
2 personen

Event

21
Deelnemers registreren
2 personen
22
Koffie en thee serveren
2 personen
23
Spelregels uitleggen
24
Bingorondes begeleiden
2 personen
25
Hapjes serveren
2 personen
26
Dranken bijvullen
2 personen
27
Bingoprijzen uitreiken
2 personen
28
Laatste ronde en afsluiting

Nazorg

29
Afval verzamelen
2 personen
30
Servies en materialen afwassen
3 personen
31
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
32
Locatie schoonmaken
3 personen
33
Bingomaterialen opbergen
2 personen
34
Restanten koelen en opslaan
2 personen
35
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Inschrijftafel
Bingotafel

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 70
Koffiekopjesaantal 60
Schoteltjesaantal 60
Gebaksbordjesaantal 70
Theelepelsaantal 70
Serveerlepelsaantal 6

Apparatuur

Bingomolen
Microfoon
Luidspreker
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Spelmateriaal

Bingokaartenaantal 70
Bingomarkersaantal 70
Nummerkaartenaantal 90
Prijsenveloppenaantal 30
Scoreblokkenaantal 10

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Bingo-vlaggenlijnaantal 2
Ballonnenaantal 30

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokeraantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Vuilniszakhouderaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 12

Verlichting

Sfeerlampenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de avond achteruit vanaf de starttijd. Reserveer minstens 90 minuten voor tafels en stoelen, de inschrijftafel, bingotafel, techniek, buffet en decoratie; test microfoon en luidspreker voordat deelnemers binnenkomen.
Maak één deelnemerslijst met naam, betaling of aanmelding en dieetwens. Leg per tafel de bingokaarten en markers klaar, zodat registratie niet langer dan 2 minuten per persoon duurt.
Controleer bingokaarten en nummerkaarten uiterlijk 2 dagen vooraf. Sorteer de nummers per ronde en stop prijsenveloppen of gelabelde prijzen in dezelfde volgorde als het programma.
Koop drank en hapjes op basis van de aanmeldingen en zet gekoelde dranken minstens 3 uur voor aanvang koud. Zet koffiezetapparaat, waterkoker en thermoskannen op een aparte dranktafel, zodat de bingotafel vrij blijft.
Leg spelregels groot afgedrukt op elke tafel en houd een korte uitleg van maximaal 5 minuten aan. Wijs één persoon aan voor het omroepen, één voor controle van bingo en één voor het uitdelen van prijzen; zo loopt een ronde niet vast.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd heb je nodig om een bingoavond voor te bereiden?: Reken op 2 tot 3 weken voorbereiding. Reserveer de locatie en leg datum en programma eerst vast; verstuur de uitnodigingen bij voorkeur minstens 10 dagen vooraf en sluit de aanmeldingen 3 tot 5 dagen voor de avond.
Hoeveel bingokaarten heb ik nodig per deelnemer?: Voorzie 1 kaart per deelnemer per ronde, plus ongeveer 10% reservekaarten. Bij 40 deelnemers en 4 rondes heb je dus minimaal 176 kaarten nodig als je per ronde nieuwe kaarten gebruikt.
Wanneer moet ik de bingoprijzen inkopen?: Koop de prijzen uiterlijk 7 dagen vooraf, zodat je nog tijd hebt om ontbrekende prijzen te vervangen. Label elke prijs minstens 2 dagen voor de bingoavond en zet ze per ronde klaar.
Hoe lang duurt een bingoavond?: Plan voor een avond met 4 tot 6 rondes ongeveer 2,5 tot 3 uur inclusief ontvangst, koffie en prijsuitreiking. Reserveer 90 minuten voor de opbouw en 45 tot 60 minuten voor opruimen na afloop.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.