Zo organiseer je een bingoavond zonder verrassingen

Begin een bingoavond niet met de versiering, maar met de zaal, het programma en het verwachte aantal spelers. Leg daarna de aanmeldingen vast, verzamel dieetwensen en deel vrijwilligers in voor ontvangst, catering en het draaien van de rondes. Tel de bingokaarten en controleer het bingoapparaat ruim voor de avond. Op locatie draait alles om een duidelijke indeling: registratie bij binnenkomst, bingotafels met voldoende loopruimte en een prijzentafel die iedereen kan zien.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie en zaal reserveren
2
Datum en programma vastleggen
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Aanmeldingen bevestigen
7
Vrijwilligers indelen
2 personen
8
Bingorondes en prijzen bepalen
2 personen
9
Bingoapparatuur controleren
10
Bingokaarten tellen
2 personen
11
Prijzen inkopen
2 personen
12
Bingokaarten nummeren
2 personen
13
Prijzentafel voorbereiden
2 personen
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Dranken koelen
2 personen
16
Boodschappen controleren
2 personen
17
Hapjes voorbereiden
3 personen
18
Locatie openen
2 personen
19
Tafels opstellen
4 personen
20
Stoelen klaarzetten
3 personen
21
Bingotafels inrichten
3 personen
22
Bingoapparaat installeren
2 personen
23
Versiering ophangen
2 personen
24
Prijsuitstalling klaarzetten
2 personen
25
Registratietafel inrichten
2 personen
26
Koffie en thee klaarzetten
2 personen

Event

27
Inloop en registratie begeleiden
3 personen
28
Bingokaarten uitdelen
2 personen
29
Spelregels uitleggen
30
Bingorondes presenteren
31
Winnende kaarten controleren
2 personen
32
Prijzen uitreiken
2 personen
33
Hapjes serveren
3 personen
34
Dranken bijvullen
2 personen
35
Afval verzamelen
2 personen
36
Laatste ronde afronden
37
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

38
Bingokaarten en fiches verzamelen
3 personen
39
Servies afwassen
3 personen
40
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
41
Decoratie verwijderen
2 personen
42
Bingoapparatuur opbergen
2 personen
43
Keuken en bar schoonmaken
3 personen
44
Zaal en toiletten schoonmaken
3 personen
45
Afval wegbrengen
2 personen
46
Voorraad en prijzen opbergen
2 personen
47
Locatie afsluiten
2 personen
48
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Registratietafel
Prijzentafel
Krukkenaantal 4

Apparatuur

Bingoapparaat
Microfoon
Luidspreker
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Spelmateriaal

Bingokaartenaantal 800
Bingofichesaantal 5000
Reserve bingoballenaantal 10
Pennenaantal 80
Rondekaartenaantal 12
Prijslintenaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Koffiekopjesaantal 70
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Messenaantal 4

Decoratie

Bingoballonnenaantal 30
Slingersaantal 6
Tafelkledenaantal 8
Prijsetikettenaantal 20

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Stoffer en blikaantal 2
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Bepaal het aantal deelnemers minimaal twee weken vooraf. Tel daarna de bingokaarten per ronde en leg enkele reservekaarten, pennen en bingofiches apart; zo hoef je bij de registratie niemand te laten wachten.
Maak het programma vóór je de prijzen koopt. Noteer per bingoronde de spelregels, het moment van controle en de prijs, zodat de presentator niet tijdens de avond hoeft te improviseren.
Test microfoon, luidspreker en bingoapparaat minstens één dag eerder. Controleer op locatie ook de verlengkabels en stekkerdozen; een zaalopstelling kan aansluitpunten onbereikbaar maken.
Richt de registratie- en prijzentafel direct na het openen van de locatie in. Leg naam- of aanmeldingsinformatie bij de ingang en zet de prijzen zichtbaar klaar, maar houd kleine of kwetsbare prijzen achter de tafel.
Koel de dranken en bereid hapjes vóór de gasten binnenkomen. Plan voor het eerste uur ongeveer twee tot drie drankjes per persoon en controleer servies, koffie, waterkokers en opscheplepels voordat de eerste ronde start.

Veelgestelde vragen

Hoeveel bingokaarten heb je nodig voor een bingoavond?: Reken minimaal één kaart per deelnemer per ronde. Bij 40 deelnemers en 6 rondes heb je dus 240 uitgiftemomenten nodig; nummer de kaarten vooraf en leg enkele reservekaarten klaar.
Hoe lang duurt een bingoavond met meerdere rondes?: Plan voor 6 rondes ongeveer 2,5 tot 3 uur, inclusief ontvangst, pauze en prijsuitreiking. Reserveer daarnaast 60 tot 90 minuten voor het opbouwen van tafels, stoelen, apparatuur en registratie.
Wanneer moet je de prijzen voor een bingoavond inkopen?: Koop de prijzen uiterlijk één week vooraf, nadat het aantal rondes en deelnemers is vastgesteld. Zet ze minstens 30 minuten voor aanvang per ronde klaar op de prijzentafel.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een bingoavond?: Voor ongeveer 40 deelnemers zijn minimaal 3 vrijwilligers praktisch: één bij de registratie, één voor hapjes en dranken en één voor het bingoapparaat of de microfoon. Voeg één extra persoon toe zodra de zaal groter is of meer dan 60 deelnemers heeft.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.