Zo organiseer je een bikepolo-toernooi

Begin met de datum, locatie en het toernooiformat; die keuzes bepalen bijna alles wat daarna volgt. Leg vervolgens het reglement, vergunningen, verzekering, scheidsrechters en EHBO vast voordat je inschrijvingen opent. Zodra de teams bekend zijn, maak je het wedstrijdschema en deel je de locatie logisch in. Controleer vlak voor de wedstrijddag niet alleen ballen en sticks, maar ook reservefietsen, reservewielen, bescherming, scoreborden en verlichting.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Toernooiformat bepalen
2 personen
3
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
4
Vergunningen controleren
5
Verzekering controleren
6
Scheidsrechters vastleggen
7
EHBO-bezetting regelen
8
Wedstrijdtafel samenstellen
9
Inschrijfformulier maken
10
Uitnodigingen versturen
2 personen
11
Inschrijvingen openen
12
Sponsoren benaderen
2 personen
13
Locatie-indeling tekenen
2 personen
14
Aanmeldingen verwerken
15
Dieetwensen verzamelen
16
Deelnemerslijst controleren
17
Wedstrijdschema opstellen
2 personen
18
Scheidsrechters inplannen
19
Reserveringen bevestigen
20
Deelnemersinformatie versturen
21
Prijzen en medailles bestellen
22
Sportmateriaal controleren
2 personen
23
Ballen en sticks testen
2 personen
24
Reserveonderdelen verzamelen
25
Boodschappenlijst controleren
26
Boodschappen doen
2 personen
27
Dranken koelen
2 personen
28
Deelnemersregistratie voorbereiden
2 personen
29
Wedstrijdformulieren printen
30
Locatie inspecteren
2 personen
31
Speelveld schoonmaken
3 personen
32
Barrières plaatsen
4 personen
33
Doelen plaatsen
3 personen
34
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
35
Informatieborden ophangen
2 personen
36
Start- en finishzone markeren
2 personen
37
EHBO-punt inrichten
2 personen
38
Wedstrijdtafel inrichten
2 personen
39
Geluidsinstallatie testen
2 personen
40
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
41
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

42
Deelnemers ontvangen
3 personen
43
Bikes en veiligheidsuitrusting controleren
2 personen
44
Toernooiregels toelichten
45
Warming-up begeleiden
2 personen
46
Wedstrijden begeleiden
5 personen
47
Scores registreren
2 personen
48
Publiek informeren
49
Dranken bijvullen
2 personen
50
Hapjes serveren
2 personen
51
Afvalbakken legen
2 personen
52
Speelveld tussentijds controleren
2 personen
53
Pauzes aankondigen
54
Finale begeleiden
5 personen
55
Winnaars huldigen
2 personen
56
Deelnemers uitchecken
2 personen

Nazorg

57
Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
58
Sportmateriaal verzamelen
4 personen
59
Barrières en doelen afbreken
4 personen
60
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
61
Servies afwassen
2 personen
62
Locatie schoonmaken
4 personen
63
Afval afvoeren
2 personen
64
Materialen retourneren
2 personen
65
Geleende fietsen terugbrengen
2 personen
66
Wedstrijdresultaten publiceren
67
Dankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 40
Barkrukkenaantal 6
Afvalbakkenaantal 8

Sportmateriaal

Veldbarrièresaantal 24
Bikepolodoelenaantal 2
Bikepolosticksaantal 24
Bikepoloballenaantal 30
Reservefietsenaantal 4
Reservewielenaantal 6
Fietspompenaantal 4
Bandenlichtersaantal 6
Fietsreparatiesetsaantal 3
Helmenaantal 12
Kniebeschermersaantal 12
Elleboogbeschermersaantal 12
Scheenbeschermersaantal 12
Pionnenaantal 20
Veldmarkeringstapeaantal 8
Fluitjesaantal 6
Scorebordenaantal 2
Stopwatchesaantal 4
Wedstrijdhesjesaantal 24

Apparatuur

Geluidsinstallatie
Microfoonaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Oplaadbare werklampenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 180
Herbruikbare bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Koffiekannenaantal 4
Thermoskannenaantal 4

Keuken

Koelboxenaantal 6
IJsblokbakkenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6
Serveerschalenaantal 10
Serveerlepelsaantal 8
Tangenaantal 6
Waterkokersaantal 2

Decoratie

Start- en finishvlaggenaantal 4
Bannersaantal 6
Pijlbordenaantal 8
Tafelkledenaantal 8
Medaillesaantal 12
Bekers voor winnaarsaantal 3

Schoonmaak

Bezemaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Sponsjesaantal 10
Handzeepdispensersaantal 4
Toiletborstelsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Kies het format voordat je uitnodigingen verstuurt. Leg ook de speelduur, rusttijd, maximale teamgrootte en manier van doorschuiven vast, zodat je later geen schema opnieuw hoeft te maken.
Plan per wedstrijd een scheidsrechter en bezetting aan de wedstrijdtafel. Neem naast fluitjes en stopwatches ook scoreborden en wedstrijdhesjes op; zonder die spullen loopt de uitslagregistratie snel achter.
Maak de locatie-indeling minstens één week vooraf. Teken het speelveld met barrières, doelen, pionnen en markeringstape en reserveer daarnaast ruimte voor aanmelding, fietsen, EHBO en publiek.
Test ballen en sticks vóór de wedstrijddag en verzamel reserveonderdelen op één herkenbare plek. Reservewielen, fietspompen, bandenlichters en fietsreparatiesets zijn vooral nodig wanneer meerdere teams achter elkaar spelen.
Stuur deelnemersinformatie uiterlijk drie dagen vooraf. Vermeld het wedstrijdschema, aankomsttijd, beschermingsmateriaal, dieetwensen en wat deelnemers zelf moeten meenemen; bevestig ook alle reserveringen en de stroomvoorziening voor geluidsinstallatie en verlichting.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een bikepolo-toernooi?: Begin minimaal 8 weken vooraf met datum, locatie, format en reglement. Open de inschrijving zodra vergunningen, verzekering, scheidsrechters en EHBO-bezetting zijn gecontroleerd; plan het wedstrijdschema na de inschrijfdeadline.
Hoeveel scheidsrechters heb je nodig voor een bikepolo-toernooi?: Plan minimaal één scheidsrechter per gelijktijdige wedstrijd en houd ten minste één reserve achter de hand. Bij één speelveld betekent dat dus twee personen, zodat pauzes en uitval zijn opgevangen.
Wanneer maak je het wedstrijdschema voor bikepolo?: Maak het definitieve schema direct nadat de inschrijvingen zijn gecontroleerd, bij voorkeur 5 tot 7 dagen voor het toernooi. Verstuur het daarna samen met de deelnemersinformatie en controleer op dubbele of ontbrekende teams.
Hoeveel reservefietsen en reservewielen zijn nodig?: Voor een kleinschalig toernooi is één reservefiets en één reservewiel per speelveld een bruikbaar minimum. Leg daarnaast fietspompen, bandenlichters en reparatiesets klaar, zodat een defect niet langer dan 10 minuten hoeft te duren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.