Zo organiseer je een bedrijfsfietstocht zonder gedoe

Begin niet met de uitnodiging, maar met de route, locaties en maximale groepsgrootte. Leg eerst de start- en eindlocatie, afstand, rustpunten en het programma vast. Proef de route daarna met de fiets en controleer routebestanden, verkeerssituaties en bereikbaarheid. Pas wanneer je weet hoeveel deelnemers en begeleiders haalbaar zijn, regel je inschrijvingen, teams, catering en materiaal.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Start- en eindlocatie reserveren
3
Fietsroute bepalen
2 personen
4
Fietsroute proefrijden
2 personen
5
Rustpunten op de route kiezen
2 personen
6
Routebestanden controleren
7
Deelnemerslimiet vaststellen
8
Uitnodigingen versturen
9
Aanmeldformulier openen
10
Verkeersinformatie verzamelen
11
Weerscenario bepalen
2 personen
12
Aanmeldingen verwerken
13
Dieetwensen verzamelen
14
Teamindeling voorbereiden
2 personen
15
Begeleiders aanwijzen
2 personen
16
Catering bestellen
17
Fietsmateriaal controleren
2 personen
18
EHBO-materiaal controleren
19
Routekaarten afdrukken
20
Deelnemerslijst afdrukken
21
Nummers en polsbandjes klaarmaken
2 personen
22
Routeborden voorbereiden
2 personen
23
Cateringhoeveelheden bevestigen
24
Weersverwachting controleren
25
Deelnemers laatste informatie sturen
26
Boodschappen doen
2 personen
27
Routeborden klaarzetten
2 personen
28
Fietsen en materiaal laden
3 personen
29
Locatie openen
2 personen
30
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
31
Partytenten opzetten
4 personen
32
Inschrijftafel inrichten
2 personen
33
Fietsenstalling afzetten
2 personen
34
Routeborden plaatsen
3 personen
35
Rustpunt inrichten
2 personen
36
Dranken koud zetten
2 personen
37
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
38
Hapjes voorbereiden
3 personen

Event

39
Veiligheidsbriefing geven
2 personen
40
Deelnemers registreren
3 personen
41
Startpakket uitdelen
2 personen
42
Fietsen en helmen controleren
2 personen
43
Groepsfoto maken
2 personen
44
Eerste fietsgroep begeleiden
2 personen
45
Tweede fietsgroep begeleiden
2 personen
46
Route achteraan begeleiden
2 personen
47
Rustpunt bemannen
2 personen
48
Water en fruit uitdelen
2 personen
49
Pechgevallen ondersteunen
2 personen
50
Routeborden controleren
2 personen
51
Binnenkomende deelnemers registreren
2 personen
52
Aankomstdranken serveren
3 personen
53
Hapjes serveren
3 personen
54
Dranken bijvullen
2 personen
55
Buffet opbouwen
3 personen
56
Buffet serveren
4 personen
57
Dieetmaaltijden apart uitserveren
2 personen
58
Koffie en thee bijvullen
2 personen
59
Afvalbakken legen
2 personen
60
Verloren voorwerpen verzamelen
61
Bedankwoord uitspreken
62
Laatste vertrek controleren
2 personen

Nazorg

63
Routeborden ophalen
3 personen
64
Fietsmateriaal verzamelen
2 personen
65
Servies afwassen
3 personen
66
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
67
Partytenten afbreken
4 personen
68
Locatie schoonmaken
4 personen
69
Afval afvoeren
2 personen
70
Materiaal droog opbergen
2 personen
71
Geleend materiaal retourneren
2 personen
72
Deelnemers bedankbericht sturen
73
Gevonden voorwerpen terugbezorgen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 60
Biertafelsaantal 4
Fietsenrekkenaantal 6
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Koffiekopjesaantal 60
Opscheplepelsaantal 8
Serveerschalenaantal 12

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Mobiele telefoonladersaantal 2

Sportmateriaal

Fietsreparatiestandaardsaantal 2
Fietspompenaantal 4
Reserve binnenbandenaantal 12
Bandenlichtersaantal 6
Multitoolsaantal 4
Fietskettingenolieaantal 2
Reserve fietslampjesaantal 12
Veiligheidshesjesaantal 12
Bidonsaantal 60
Helmenaantal 6
Routekaartenaantal 70
Startnummersaantal 70
Pionnenaantal 20
Afzetlintaantal 4
Routebordenaantal 35
Bordhoudersaantal 35
Kabelbindersaantal 100
Regenponcho'saantal 20
Dekensaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Broodmessenaantal 3
Tangenaantal 6
Maatbekersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelplatenaantal 8
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudfolieaantal 2

Decoratie

Bedrijfsvlaggenaantal 4
Startfinishbanner
Tafelkledenaantal 8
Pijlbannersaantal 6

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Afwasteilenaantal 3
Afwasborstelsaantal 4
Sponzenaantal 12
Microvezeldoekenaantal 12
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilaantal 2
Emmersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de route minstens vier tot zes weken vooraf en proefrijd hem volledig. Controleer onderweg rustpunten, lastige kruisingen, fietspaden en plekken waar een groep veilig kan wachten.
Stel vóór de uitnodiging een deelnemerslimiet vast en laat het aanmeldformulier dieetwensen, fietservaring, noodcontact en voorkeuren voor teamindeling verzamelen. Zo hoef je ontbrekende gegevens niet een week voor vertrek na te jagen.
Wijs per team minimaal één begeleider aan en geef die een routekaart, telefoonnummerlijst en duidelijke stopafspraken. Spreek vooraf af wat er gebeurt bij pech, een achterblijver of een afgesloten weg.
Controleer fietspompen, reserve binnenbanden, bandenlichters, multitools en reserve fietslampjes uiterlijk een week voor de tocht. Leg reparatiemateriaal niet alleen op de startlocatie, maar bepaal ook hoe het onderweg bij een pechgeval komt.
Maak uiterlijk twee dagen vooraf een weersscenario en bevestig cateringhoeveelheden, routeborden, deelnemerslijst en laatste informatie. Regel voor de start een droge plek met partytenten en voldoende stroom voor koffiezetapparaten, waterkokers en opladers.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een bedrijfsfietstocht?: Begin minimaal zes weken vooraf met datum, locaties, route en deelnemerslimiet. Plan het proefrijden uiterlijk drie weken voor de tocht, zodat je nog tijd hebt om afstand, rustpunten of route aan te passen.
Hoeveel begeleiders heb je nodig bij een bedrijfsfietstocht?: Reken op minimaal één begeleider per team en deel grote groepen op in overzichtelijke teams. Leg de definitieve teamindeling uiterlijk één week vooraf vast, inclusief telefoonnummers en afspraken voor pech of achterblijvers.
Wat regel je voor pech onderweg tijdens een bedrijfsfietstocht?: Neem per begeleider een fietspomp, bandenlichters, multitool en minstens één reserve binnenband mee; reserveonderdelen moeten passen bij de gebruikte fietsen. Wijs daarnaast één centraal aanspreekpunt aan dat materiaal of hulp kan brengen.
Wanneer stuur je de laatste informatie voor een bedrijfsfietstocht?: Stuur de definitieve informatie twee dagen vooraf. Vermeld daarin starttijd, vertrekplaats, route, kledingadvies, weersscenario, contactpersonen, rustpunten en wat deelnemers zelf moeten meenemen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.