Firmen-Fahrradtour organisieren: So gelingt die Planung
Bei einer Firmen-Fahrradtour entscheidet nicht nur die Strecke über den Ablauf. Du brauchst früh einen reservierten Start- und Zielort, eine getestete Route und klare Zuständigkeiten für Gruppen und Betreuung. Plane außerdem Pausen, Verpflegung, Reparaturmaterial und ein Wetterszenario, bevor die Einladungen rausgehen. Die letzten Informationen sollten spätestens wenige Tage vor der Tour bei allen Teilnehmenden sein.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
- 2
Start- und Zielort reservieren
- 3
Fahrradroute festlegen
2 Personen
- 4
Fahrradroute probe fahren
2 Personen
- 5
Ruhepunkte auf der Strecke auswählen
2 Personen
- 6
Routendateien prüfen
- 7
Teilnehmerlimit festlegen
- 8
Einladungen verschicken
- 9
Anmeldeformular öffnen
- 10
Verkehrsinformationen sammeln
- 11
Wetterszenario festlegen
2 Personen
- 12
Anmeldungen bearbeiten
- 13
Ernährungswünsche erfassen
- 14
Teameinteilung vorbereiten
2 Personen
- 15
Betreuer zuweisen
2 Personen
- 16
Catering bestellen
- 17
Fahrradmaterial überprüfen
2 Personen
- 18
Erste-Hilfe-Material prüfen
- 19
Routenpläne drucken
- 20
Teilnehmerliste ausdrucken
- 21
Nummern und Armbänder vorbereiten
2 Personen
- 22
Routenschilder vorbereiten
2 Personen
- 23
Cateringmengen bestätigen
- 24
Wettervorhersage prüfen
- 25
Teilnehmenden die letzten Informationen senden
- 26
Einkaufen gehen
2 Personen
- 27
Wegweiser aufstellen
2 Personen
- 28
Fahrräder und Material laden
3 Personen
- 29
Location öffnen
2 Personen
- 30
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 31
Partyzelte aufbauen
4 Personen
- 32
Anmeldetisch einrichten
2 Personen
- 33
Fahrradabstellplatz absperren
2 Personen
- 34
Wegweiser aufstellen
3 Personen
- 35
Ruhebereich einrichten
2 Personen
- 36
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 37
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
- 38
Snacks vorbereiten
3 Personen
Event
- 39
Sicherheitsbriefing geben
2 Personen
- 40
Teilnehmer registrieren
3 Personen
- 41
Starterpaket austeilen
2 Personen
- 42
Fahrräder und Helme kontrollieren
2 Personen
- 43
Gruppenfoto machen
2 Personen
- 44
Erste Fahrradgruppe begleiten
2 Personen
- 45
Zweite Fahrradgruppe begleiten
2 Personen
- 46
Route am Ende begleiten
2 Personen
- 47
Ruhebereich betreuen
2 Personen
- 48
Wasser und Obst ausgeben
2 Personen
- 49
Pannenfälle unterstützen
2 Personen
- 50
Wegweiser prüfen
2 Personen
- 51
Eintreffende Teilnehmer registrieren
2 Personen
- 52
Begrüßungsgetränke servieren
3 Personen
- 53
Snacks servieren
3 Personen
- 54
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 55
Buffet aufbauen
3 Personen
- 56
Buffet servieren
4 Personen
- 57
Diätmahlzeiten separat servieren
2 Personen
- 58
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
- 59
Mülleimer leeren
2 Personen
- 60
Fundsachen sammeln
- 61
Dankesrede halten
- 62
Letzte Abfahrt kontrollieren
2 Personen
Nachbereitung
- 63
Wegweiser abholen
3 Personen
- 64
Fahrradmateriaal sammeln
2 Personen
- 65
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 66
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 67
Partyzelte abbauen
4 Personen
- 68
Location reinigen
4 Personen
- 69
Abfall entsorgen
2 Personen
- 70
Material trocken lagern
2 Personen
- 71
Geliehenes Material zurückgeben
2 Personen
- 72
Dankesnachricht an Teilnehmer senden
- 73
Fundsachen zurückbringen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 2
- KlappischeAnz. 8
- KlappstühleAnz. 60
- BiertischeAnz. 4
- FahrradständerAnz. 6
- KleiderständerAnz. 2
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 100
- TellerAnz. 70
- BestecksetsAnz. 70
- KaffeetassenAnz. 60
- ServierlöffelAnz. 8
- ServierschalenAnz. 12
Ausstattung
- KühlboxenAnz. 6
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- HandyladegeräteAnz. 2
Sportmaterial
- FahrradreparaturständerAnz. 2
- FahrradpumpenAnz. 4
- ErsatzschläucheAnz. 12
- ReifenheberAnz. 6
- MultitoolsAnz. 4
- FahrradkettenölAnz. 2
- Ersatz-FahrradlampenAnz. 12
- SicherheitswestenAnz. 12
- TrinkflaschenAnz. 60
- HelmeAnz. 6
- RoutenpläneAnz. 70
- StartnummernAnz. 70
- KegelAnz. 20
- AbsperrbandAnz. 4
- WegweiserAnz. 35
- SchildhalterAnz. 35
- KabelbinderAnz. 100
- RegenponchosAnz. 20
- DeckenAnz. 4
Küche
- SchneidebretterAnz. 4
- KüchenmesserAnz. 4
- BrotmesserAnz. 3
- ZangenAnz. 6
- MessbecherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlplattenAnz. 8
- AluminiumfolieAnz. 2
- FrischhaltefolieAnz. 2
Dekoration
- FirmenflaggenAnz. 4
- Start-Ziel-Banner
- TischdeckenAnz. 8
- PfeilbannerAnz. 6
Beleuchtung
- LED-LichterkettenAnz. 4
- BatterielaternenAnz. 6
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- SpülwannenAnz. 3
- SpülbürstenAnz. 4
- SchwämmeAnz. 12
- MikrofasertücherAnz. 12
- BesenAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- WischmoppAnz. 2
- EimerAnz. 3
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Fahre die geplante Route mindestens einmal vorab ab und prüfe dabei nicht nur die Kilometer, sondern auch Steigungen, Baustellen, Abstellmöglichkeiten und geeignete Ruhepunkte. Kontrolliere zusätzlich die Routendateien, damit niemand mit einer veralteten Strecke unterwegs ist.
- Lege vor dem Versand der Einladungen ein Teilnehmerlimit fest und öffne direkt das Anmeldeformular. Erfasse dort auch Ernährungswünsche; so kannst du das Catering rechtzeitig bestellen und die Mengen vor der Tour noch einmal bestätigen.
- Teile die Teilnehmenden vor dem Veranstaltungstag in Teams ein und weise jeder Gruppe eine Betreuung zu. Schicke die Gruppeneinteilung, Startzeit, Treffpunkt und Hinweise zur Strecke spätestens drei bis fünf Tage vorher.
- Prüfe Fahrradmaterial und Erste-Hilfe-Material nicht erst am Start. Für eine Panne sollten mindestens Pumpen, Ersatzschläuche, Reifenheber, Multitools und Ersatzlampen bereitliegen; bei längeren Strecken gehört auch ein Fahrradreparaturständer in die Planung.
- Plane das Wetter als eigenen Ablaufpunkt: Lege vorher fest, ob die Tour verschoben, verkürzt oder bei Regen durchgeführt wird. Prüfe die Vorhersage 48 Stunden und nochmals am Vortag und informiere alle Teilnehmenden sofort über Änderungen.
Häufige Fragen
- Wie lange vorher sollte man eine Firmen-Fahrradtour planen?
- Beginne idealerweise sechs bis acht Wochen vorher mit Datum, Programm, Start- und Zielort sowie der Route. Für Reservierungen, Catering und Anmeldungen bleiben dann meist noch mindestens drei Wochen Puffer.
- Wie viele Pausen braucht eine Firmen-Fahrradtour?
- Plane je nach Strecke etwa alle 60 bis 90 Minuten einen Ruhepunkt ein. Eine Pause sollte ungefähr 15 bis 20 Minuten dauern; bei Hitze oder vielen ungeübten Radfahrenden sind zusätzliche Stopps sinnvoll.
- Wie viel Wasser braucht man pro Person bei einer Fahrradtour?
- Rechne mindestens mit einer Trinkflasche pro Person und plane an den Ruhepunkten zusätzlich Wasser ein. Bei warmem Wetter oder einer Tour von mehr als zwei Stunden solltest du pro Person ungefähr 1,5 bis 2 Liter Getränk einplanen.
- Was muss man bei einer Firmen-Fahrradtour für Pannen dabeihaben?
- Nimm pro Gruppe mindestens eine Fahrradpumpe, zwei Ersatzschläuche, Reifenheber und ein Multitool mit. Ergänze bei längeren oder abgelegenen Strecken Kettenöl, Ersatzlampen und einen Fahrradreparaturständer.
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