Zo organiseer je een bedevaart stap voor stap

Een bedevaart organiseer je eerst als route en daarna als groepsprogramma. Leg datum, bestemming, vertrekpunt en gebedsmoment vast voordat je deelnemers uitnodigt. Controleer onderweg rustpunten, toestemming en vervoer voor materiaal. Verzamel bij de aanmeldingen ook dieetwensen en medische aandachtspunten, zodat je programma en catering daarop aansluiten. In de laatste week draait alles om duidelijke deelnemersinformatie, routekaartjes, gebedsboekjes, naamstickers en het testen van geluidsset, microfoons en verlichting.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en route vastleggen
2 personen
2
Bestemming en gebedsmoment bevestigen
2 personen
3
Route en rustpunten controleren
3 personen
4
Benodigde toestemming aanvragen
5
Locatie voor vertrek reserveren
6
Rustlocatie en eindlocatie reserveren
7
Voertuig voor materiaal regelen
8
Voorganger en begeleiders vastleggen
2 personen
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Aanmeldingen openen
11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Medische aandachtspunten verzamelen
14
Deelnemerslijst definitief maken
2 personen
15
Routebeschrijving opstellen
2 personen
16
Programma en gebeden uitwerken
2 personen
17
Deelnemersinformatie versturen
18
Routekaartjes afdrukken
2 personen
19
Gebedsboekjes afdrukken
2 personen
20
Naamstickers voorbereiden
2 personen
21
Boodschappenlijst controleren
2 personen
22
Boodschappen doen
3 personen
23
Koelboxen vullen
2 personen
24
Materialen verzamelen
3 personen
25
Batterijen en apparatuur testen
2 personen
26
Route vooraf bewegwijzeren
3 personen
27
Vertrekpunt klaarzetten
4 personen
28
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
29
Inschrijftafel inrichten
2 personen
30
Dranken koud zetten
2 personen
31
Routekaarten klaarleggen
2 personen

Event

32
Deelnemers ontvangen
4 personen
33
Aanwezigheid registreren
2 personen
34
Naamstickers uitdelen
2 personen
35
Welkomstwoord verzorgen
36
Veiligheidsinstructies geven
37
Openingsgebed begeleiden
2 personen
38
Bedevaartgangers begeleiden
6 personen
39
Rustpunt opbouwen
3 personen
40
Water en fruit uitdelen
4 personen
41
Dranken bijvullen
2 personen
42
Rustpunt opruimen
3 personen
43
Gebedsmoment begeleiden
2 personen
44
Aankomst begeleiden
6 personen
45
Warme maaltijd uitserveren
6 personen
46
Dranken bijvullen
2 personen
47
Servies en afval verzamelen
4 personen
48
Eucharistieviering begeleiden
3 personen
49
Kaarsmoment begeleiden
3 personen
50
Slotgebed verzorgen
2 personen
51
Deelnemers veilig laten vertrekken
4 personen

Nazorg

52
Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
53
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
54
Servies afwassen
3 personen
55
Locatie schoonmaken
4 personen
56
Routebewegwijzering verwijderen
3 personen
57
Geleende materialen controleren
2 personen
58
Materialen reinigen en drogen
3 personen
59
Materialen retourneren
2 personen
60
Gevonden voorwerpen registreren
61
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Inklaptafelsaantal 8
Inklapstoelenaantal 90
Inschrijftafel
Tafelkledenaantal 8

Apparatuur

Draagbare geluidsset
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Powerbanksaantal 4

Verlichting

LED-lantaarnsaantal 8
Zaklampenaantal 8

Decoratie

Processiekruis
Kerkelijke vlaggenaantal 4
Kaarsenhoudersaantal 12
Led-kaarsenaantal 12
Tafeldecoratieaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Koffiekopjesaantal 90
Serveerkommenaantal 12
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Aluminium warmhoudbakkenaantal 12
Opslagboxenaantal 12

Routebenodigdheden

Routekaartenaantal 100
Reflecterende hesjesaantal 12
Routepijlenaantal 40
Afzetlintaantal 4
Portofoonsaantal 8
Rugzakkenaantal 8
Paraplu'saantal 8

Administratie

Registratieformulierenaantal 100
Naamstickersaantal 100
Pennenaantal 20
Klembordenaantal 6
Gebedsboekjesaantal 100
Programmafoldersaantal 100

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Nooddekensaantal 10
Handgelaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Begin uiterlijk 8 tot 12 weken vooraf met datum, route, bestemming en reserveringen. Leg ook meteen vast waar de groep rust en waar het eindmoment plaatsvindt; die locaties bepalen vaak de haalbaarheid van de route.
Open de aanmeldingen pas nadat route en gebedsmoment bevestigd zijn. Vraag bij elke deelnemer telefoonnummer, dieetwensen en medische aandachtspunten op en sluit de deelnemerslijst 7 dagen voor vertrek.
Plan rustpunten niet alleen op afstand, maar ook op groepsgrootte en voorzieningen. Reken bij een grote groep extra tijd voor uitstappen, toiletbezoek en het uitdelen van water en eten.
Stuur de deelnemersinformatie 5 tot 7 dagen vooraf. Zet daarin het vertrektijdstip, verzamelpunt, route, verwachte looptijd, kledingadvies en een contactpersoon; druk routekaartjes en gebedsboekjes daarnaast op papier af.
Test apparatuur en verlichting uiterlijk de avond ervoor. Controleer de draagbare geluidsset, draadloze microfoons, batterijen, powerbanks, verlengsnoeren en LED-lantaarns voordat de tafels, thermoskannen en koelboxen worden ingeladen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een bedevaart organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken voor vertrek. Zo houd je tijd over voor toestemming, reserveringen, begeleiders, aanmeldingen en het definitief maken van de deelnemerslijst.
Hoeveel rustpunten plan je tijdens een bedevaart?: Plan minimaal één rustpunt per 60 tot 90 minuten lopen en voeg een extra stop toe bij een grote of gemengde groep. Reserveer rustlocaties uiterlijk 4 weken vooraf, zodat je niet afhankelijk bent van een toevallige plek onderweg.
Wanneer stuur je de informatie naar deelnemers van een bedevaart?: Stuur de praktische informatie 5 tot 7 dagen voor vertrek en vermeld het exacte verzamelpunt, de vertrektijd, route, contactpersoon en verwachte eindtijd. Stuur een korte herinnering 24 uur vooraf bij wijzigingen of slecht weer.
Wanneer maak je de deelnemerslijst definitief?: Sluit de deelnemerslijst 7 dagen voor de bedevaart. Gebruik daarna de definitieve aantallen voor vervoer, maaltijden, naamstickers, gebedsboekjes en de verdeling van begeleiders.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.