Zo organiseer je een baristaworkshop

Begin met de datum, locatie en groepsgrootte; die bepalen hoeveel machines, werktafels en begeleiders je nodig hebt. Regel espressomachines, molens, weegschalen en koffiebonen ruim vooraf, want beschikbaarheid en levering lopen vaak niet gelijk. Open daarna de aanmelding en verzamel dieetwensen, zodat je het programma en de boodschappen kunt aanpassen. Werk op de dag zelf van ontvangst naar demonstratie en vervolgens naar oefenen aan vaste werkstations. Test alle aansluitingen voordat deelnemers binnenkomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Koffiemachines reserveren
3
Koffiebonen en benodigdheden reserveren
4
Uitnodigingen versturen
5
Aanmeldformulier openen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Deelnemerslijst bijwerken
9
Bevestiging naar deelnemers sturen
10
Programma en werkbladen maken
11
Receptkaarten printen
12
Naamkaartjes voorbereiden
13
Apparatuur en servies controleren
2 personen
14
Boodschappenlijst controleren
15
Boodschappen doen
2 personen
16
Koffiebonen vers verpakken
17
Dranken koelen
18
Locatie openen
2 personen
19
Werktafels opstellen
3 personen
20
Stoelen en ontvangsttafel plaatsen
2 personen
21
Koffiemachines aansluiten
2 personen
22
Molens en weegschalen instellen
2 personen
23
Werkstations voorzien van materialen
3 personen
24
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
25
Presentatiemateriaal klaarzetten
26
Proefshots en melk controleren
2 personen

Event

27
Deelnemers ontvangen
2 personen
28
Koffie en thee serveren
2 personen
29
Workshopprogramma toelichten
30
Koffiebonen en maling uitleggen
31
Espresso demonstreren
32
Deelnemers espresso laten bereiden
3 personen
33
Pauzedrankjes bijvullen
34
Melk opschuimen demonstreren
35
Cappuccino laten oefenen
3 personen
36
Gebak en snacks serveren
2 personen
37
Latte art demonstreren
38
Latte art laten oefenen
3 personen
39
Vragenronde begeleiden
40
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

41
Koffieresten en afval verzamelen
2 personen
42
Apparatuur uitschakelen en legen
2 personen
43
Servies afwassen
2 personen
44
Werktafels schoonmaken
2 personen
45
Ruimte vegen en dweilen
2 personen
46
Materialen tellen en inpakken
2 personen
47
Geleende apparatuur retourneren
2 personen
48
Overgebleven voorraad opbergen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Werktafelsaantal 6
Stoelenaantal 24
Ontvangsttafel
Afvalbakkenaantal 4

Apparatuur

Espressomachinesaantal 3
Koffiemolensaantal 4
Waterkokersaantal 2
Filterkoffiezetter
Digitale weegschalenaantal 6
Barista thermometersaantal 6
Melkopschuimkannenaantal 8
Tampermattenaantal 6
Tamperstationsaantal 6
Knockboxenaantal 3
Waterfiltersaantal 3
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Laptop
Projector

Servies

Espressokopjesaantal 30
Cappuccinokopjesaantal 30
Waterglazenaantal 30
Theeglazenaantal 24
Lepeltjesaantal 30
Gebaksbordjesaantal 30
Gebaksvorkjesaantal 30
Serveerplateausaantal 4

Keuken

Maatbekersaantal 6
Mengkommenaantal 4
Opscheplepelsaantal 4
Snijplankenaantal 2

Presentatie

Naamkaartjesaantal 24
Werkbladenaantal 24
Receptkaartenaantal 24

Schoonmaak

Afwasteilenaantal 6
Microvezeldoekenaantal 12
Afwasbakkenaantal 3
Vloermop

Catering

Boodschappen

Tips

Plan per werkstation niet meer deelnemers dan je tegelijk kunt laten malen, tampen en proeven. Zet machines, molens, weegschalen, tampers en knockboxen vooraf op hun vaste plek en controleer iedere stekker en verlengkabel.
Stuur de bevestiging pas nadat je aanmeldingen en dieetwensen hebt verwerkt. Vermeld daarin de starttijd, het programma en wat deelnemers kunnen verwachten; dat voorkomt late afmeldingen en vragen op de workshopdag.
Verpak koffiebonen vlak voor de workshop vers en label per soort of recept. Leg receptkaarten en werkbladen bij de juiste stations, zodat deelnemers niet tijdens de uitleg materiaal hoeven te zoeken.
Maak de opstelling eerst met lege werktafels en stoelen en plaats daarna apparatuur en servies. Houd een aparte ontvangsttafel vrij voor naamkaartjes en deelnemerslijst, en richt koffie, thee en water buiten de oefenroute in.
Reserveer tijd voor een volledige proefopstelling voordat de eerste deelnemer arriveert. Sluit machines aan, stel molens en weegschalen in, controleer waterfilters en test projector of laptop; een ontbrekende stekkerdoos kan de start direct vertragen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een baristaworkshop organiseren?: Leg datum, locatie en koffiemachines bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen en open de aanmelding daarna, zodat je minimaal 2 weken voor de workshop de deelnemerslijst en dieetwensen kunt afronden.
Hoeveel deelnemers passen er aan één werkstation?: Houd ongeveer 3 tot 4 deelnemers per werkstation aan als iedereen zelf wil malen, wegen en tampen. Bij grotere groepen heb je extra machines, molens en begeleiding nodig om wachtrijen tijdens het oefenen te voorkomen.
Hoeveel koffiebonen heb ik nodig voor een baristaworkshop?: Reken voor proeven en oefenen op ongeveer 30 tot 40 gram koffie per deelnemer per recept, plus 20 procent reserve voor mislukte shots en afstelling. Bij twee recepten voor 12 deelnemers kom je daarmee uit op circa 860 tot 1.150 gram bonen.
Wanneer zet ik de koffiemachines en werkstations klaar?: Zet de ruimte minimaal 90 minuten voor de start open en begin direct met tafels, stoelen en aansluitingen. Plan daarna minstens 30 minuten voor het instellen van molens, weegschalen en machines, zodat je nog tijd hebt om een fout te herstellen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.