Organiser un atelier de barista sans improviser

Un atelier de barista se prépare comme une séance pratique, pas comme une simple dégustation. Commencez par fixer la date et le lieu, puis vérifiez que l’alimentation électrique permet d’installer les machines à espresso, moulins et bouilloires. Les inscriptions servent aussi à recueillir les besoins alimentaires et à dimensionner les tasses, postes de travail et fiches d’exercices. Le jour J, prévoyez assez de temps pour brancher, tester et approvisionner chaque poste avant l’arrivée des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Réserver des machines à café
3
Réserver les grains de café et le matériel
4
Envoyer les invitations
5
Ouvrir le formulaire d’inscription
6
Traiter les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Mettre à jour la liste des participants
9
Envoyer la confirmation aux participants
10
Préparer le programme et les fiches d’exercices
11
Imprimer les fiches recettes
12
Préparer les badges nominatifs
13
Vérifier le matériel et la vaisselle
2 personnes
14
Vérifier la liste des courses
15
Faire les courses
2 personnes
16
Emballer des grains de café frais
17
Refroidir les boissons
18
Ouvrir le lieu
2 personnes
19
Installer les tables de travail
3 personnes
20
Installer les chaises et la table d’accueil
2 personnes
21
Brancher les machines à café
2 personnes
22
Installer les moulins et les balances
2 personnes
23
Approvisionner les postes de travail en matériel
3 personnes
24
Installer le point café et thé
2 personnes
25
Installer le matériel de présentation
26
Vérifier les doses d’essai et le lait
2 personnes

Événement

27
Accueillir les participants
2 personnes
28
Servir le café et le thé
2 personnes
29
Présenter le programme de l'atelier
30
Présenter les grains de café et la mouture
31
Présenter un espresso
32
Faire préparer des espressos aux participants
3 personnes
33
Réapprovisionner les boissons de pause
34
Faire une démonstration de mousse de lait
35
Faire pratiquer le cappuccino
3 personnes
36
Servir les pâtisseries et les snacks
2 personnes
37
Démontrer le latte art
38
Faire pratiquer le latte art
3 personnes
39
Animer la séance de questions-réponses
40
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

41
Récupérer le marc de café et les déchets
2 personnes
42
Éteindre et vider le matériel
2 personnes
43
Faire la vaisselle
2 personnes
44
Nettoyer les tables de travail
2 personnes
45
Balayer et laver la pièce
2 personnes
46
Compter et emballer le matériel
2 personnes
47
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
48
Ranger le stock restant

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de travailqté 6
Chaisesqté 24
Table d’accueil
Poubellesqté 4

Équipement

Machines à espressoqté 3
Moulins à caféqté 4
Bouilloiresqté 2
Cafetière à café filtre
Balances numériquesqté 6
Thermomètres de baristaqté 6
Pichets à mousse de laitqté 8
Tapis de tassageqté 6
Stations de tamperqté 6
Knockboxenqté 3
Filtres à eauqté 3
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Ordinateur portable
Projecteur

Vaisselle

Tasses à espressoqté 30
Tasses à cappuccinoqté 30
Verres à eauqté 30
Verres à théqté 24
Petites cuillèresqté 30
Assiettes à pâtisserieqté 30
Fourchettes à gâteauqté 30
Plateaux de serviceqté 4

Cuisine

Verres doseursqté 6
Saladiersqté 4
Louchesqté 4
Planches à découperqté 2

Présentation

Badges nominatifsqté 24
Feuilles de travailqté 24
Fiches recettesqté 24

Nettoyage

Bacs à vaisselleqté 6
Chiffons microfibresqté 12
Bacs à vaisselleqté 3
Serpillière

Catering

Courses

Conseils

Ouvrez les inscriptions dès que la date et le lieu sont confirmés. Demandez le nombre de participants, les besoins alimentaires et envoyez une confirmation dès que la liste est stabilisée.
Réservez les machines à espresso, les moulins, les grains et le matériel plusieurs semaines à l’avance. Vérifiez aussi le nombre de prises, de rallonges et de multiprises disponibles dans la salle.
Préparez le programme, les fiches d’exercices et les recettes avant les courses. Imprimez un exemplaire par participant, puis ajoutez quelques copies de secours pour éviter une réimpression le jour J.
Installez un poste de travail par petit groupe et placez à portée de main balance, thermomètre, pichet à lait, tapis de tassage et knockbox. Testez chaque machine avec les grains prévus avant l’ouverture.
Ouvrez le lieu au moins 90 minutes avant le début de l’atelier. Ce délai permet d’installer les tables, de brancher les machines, de remplir le point café et thé et de corriger un problème de matériel.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour préparer un atelier de barista ?: Prévoyez au moins 3 à 4 semaines pour réserver les machines, les grains et le matériel, ouvrir les inscriptions et finaliser le programme. Gardez ensuite 90 minutes d’installation le jour même.
Quand faut-il envoyer les invitations pour un atelier de barista ?: Envoyez-les dès que la date et le lieu sont confirmés, idéalement 3 semaines avant l’atelier. Fermez les inscriptions quelques jours avant afin de mettre à jour la liste et les besoins alimentaires.
Combien de machines à espresso faut-il prévoir ?: Le nombre dépend du nombre de postes et de participants, mais prévoyez une machine par groupe pratique plutôt qu’une seule machine pour toute la séance. Ajoutez au moins un moulin et une balance par poste pour limiter l’attente.
Que faut-il tester avant un atelier de barista ?: Testez les machines, moulins, balances, bouilloires, filtres à eau et branchements la veille ou au plus tard 90 minutes avant l’accueil. Vérifiez aussi les tasses, cuillères, pichets et fiches recettes avant l’arrivée du groupe.

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